Todo profissional de sistemas de gestão sabe que, se mal otimizadas, as atividades da Qualidade podem soterrar o dia a dia das pessoas. E principalmente o de quem atua em cargos de gestão, como analistas, técnicos e gestores. Isso, não preciso nem dizer, é péssimo. Afinal, se ficamos soterrados em burocracia, temos pouco ou nenhum tempo para implementar melhorias e pensar no sistema.

Já quando o assunto é voltado para quem executa os processos, pense comigo, o colaborador irá optar por executar seu processo rotineiro, pesando na entrega que ele precisa fazer? Ou irá gastar horas e mais horas buscando planilhas e tentando tratar uma NC? A resposta é óbvia: ele vai deixar de lado o que considera “trabalho burocrático”…

Por isso, precisamos trabalhar exaustivamente para otimizar as atividades da Qualidade, reduzindo tudo que não for essencial ou necessário nestes processos. Para dar um exemplo disso, entenda que fazer as perguntas do 5 porquês é vital para encontrar a causa raiz, mas passar horas procurando ou criando uma planilha para registrar isso, não!

Você e seu colaborador precisam contar com facilidades que permitam que vocês foquem no que é realmente vital e naquilo que vai agregar valor ao trabalho e à empresa. Por isso, contar com um software da qualidade é tão essencial! No artigo de hoje, vou te mostrar 4 funcionalidades da melhor ferramenta do mercado, o 8Quali! 😎 E vamos mostrar como isso pode ajudar seu SGQ a ser mais rápido, simples e assertivo! Vamos lá?

Antes das funcionalidades: veja o impacto real na prática

Antes de conhecer os recursos do 8Quali que facilitam o dia a dia de quem atua na Qualidade, é importante entender os ganhos práticos que a digitalização proporciona:

Redução de Custos com a Digitalização e Automatização

Muitos processos empresariais ainda dependem de documentos em papel, planilhas e fluxos manuais de aprovação. O 8Quali digitaliza e automatiza essas atividades, resultando em:

• Menos erros humanos: processos automatizados eliminam falhas de digitação e duplicidade de informações.
• Menos retrabalho: fluxos bem definidos evitam correções constantes.
• Economia com papel e impressão: documentos, registros e auditorias podem ser feitos digitalmente.

 Agora que você já sabe os benefícios, veja como o 8Quali torna tudo isso possível com funcionalidades práticas:👇

1 – Criando não conformidades automaticamente

Um bom exemplo de retrabalho são as não conformidades identificadas em auditorias internas. Pense comigo: você realizou a auditoria e identificou a NC, certo? Ela já foi encontrada e descrita em detalhes, você já fez a redação dela, relacionou o requisito que ela não cumpre e até mesmo anexou evidências.

Em tese, você já tem tudo que precisa para fazer a tratativa, é só começar, certo? Claro que não… Se você NÃO contar com o 8Quali, precisará reinserir todos esses dados em outro lugar, duplicar tudo que já fez em uma planilha ou formulário para, só então, começar a tratar as coisas. Pode não parecer muita coisa, mas imagina o retrabalho de fazer isso para 8, 10, 12 ocorrências? 

Já com o 8Quali, você usa o módulo de auditorias para criação AUTOMÁTICA de ocorrências que foram identificadas em uma auditoria. Bastam poucos cliques e a NC está pronta para tratativa, seguindo o processo e determinando responsáveis. Zero retrabalho! 😁

Além disso, o módulo de auditorias do 8Quali traz checklists personalizados e permite o anexo de evidências digitais, reduzindo drasticamente o tempo de preparação para auditorias internas e externas.

2 – Gerenciando treinamentos de forma simples e descomplicada

Sabemos que gerenciar corretamente as competências das pessoas da empresa é vital! Porém, isso pode ser muito trabalhoso sem uma ferramenta adequada. 

Primeiro, precisamos centralizar e analisar as competências de cada colaborador individualmente, bem como entender se as pessoas estão evoluindo ou não. Também precisamos guardar informações documentadas sobre isso, como diplomas ou certificados. 

Tudo isso, de forma sistemática e organizada. Imagine fazer isso em uma empresa de 300 colaboradores e usando planilhas e pastas avulsas? Fora isso, cada treinamento precisa ser validado e ter sua eficácia comprovada. O que, sem um software, pode ser um verdadeiro caos…

Já com o módulo de Competências do 8Quali, você pode validar treinamentos automaticamente, bem como consegue emitir relatórios que vão te mostrar lacunas de capacitação e a evolução dos funcionários! Uma mão na roda, não é mesmo?

O 8Quali ainda permite acompanhar a evolução das competências ao longo do tempo com indicadores de desempenho, tudo acessível em dashboards interativos e intuitivos. Isso ajuda na tomada de decisão sobre promoções, novos treinamentos e desenvolvimento de lideranças

3 – Rastreando documentos instantaneamente

Imagine essa cena: o auditor chega na linha e produção e escolhe alguém para entrevistar. Então ele pede o documento X, Y ou Z. Esse documento existe e está conforme, mas onde estará:

• No computador do fulano?
• Impresso na gaveta da qualidade?
• Salvo na intranet?
• Espalhado em várias cópias controladas?

Nesse meio tempo, o documento some e a empresa leva uma NC…

Sem contar que isso só mostra um problema maior: o tempo que seu colaborador leva para encontrar um procedimento ou documento de consultar. E se ele não tiver isso à mão, o que você acha que vai acontecer? Ele vai passar horas procurando ou vai executar “de qualquer jeito”? Acho que é fácil descobrir…

Porém, com o módulo de gestão de documentos do 8Quali, a rastreabilidade é instantânea! Não há necessidade de armazenamento desnecessário em máquinas locais ou repositórios de arquivos. Isso tudo, é claro, garantindo a segurança da documentação, o controle de acessos e versões e também o acompanhamento de qualquer processo!

Com fluxos de aprovação automatizados, você evita atrasos e garante que apenas versões atualizadas estejam em circulação. E, por ser 100% online, o acesso é possível de qualquer dispositivo.

4 – Acompanhamento automático dos riscos!

Existem algumas atividades que são essenciais para o sistema, mas que não precisariam existir. Parece confuso, mas eu explico! Pense na Gestão de Riscos, por exemplo, periodicamente, é preciso fazer uma revisão dos riscos e analisar o sistema. Isso acaba gerando uma das mais famosas atividades da Qualidade: a verificação de planilhas…

Para garantir que todos os riscos estão em dia, você cria uma planilha e fica verificando-a de tempos em tempos. Na maioria das vezes, você olha pra ela e, após alguns minutos, percebe que está tudo certo. E às vezes a correria faz com que você esqueça de verificá-la e os riscos precisariam ser revistos, resultando em NC!

Porém, com o 8Quali, tanto essa verificação constante quanto possíveis erros são eliminados! Você pode receber notificações sobre riscos que precisam de atenção. Assim não precisa ficar consultando planilhas e estará sempre em dia no processo.

Além disso, é claro que, se você precisar resolver algo pontual ou checar o processo, poderá emitir relatórios facilmente, o que te dá ainda mais controle sobre a gestão! Esse exemplo focou em riscos, mas o mesmo acontece na Gestão de não conformidades, de Documentos, de Competências e em outras áreas do SGQ!

O módulo de riscos permite classificar riscos por impacto e probabilidade, definir planos de ação e monitorar o status em tempo real. Isso evita surpresas e permite uma gestão preventiva.

Atividades da Qualidade: a liberdade de focar no que importa

Imagine o impacto de um Sistema de Gestão da Qualidade onde você, sua equipe e todos os envolvidos possam se libertar da burocracia diária. Parece um sonho, não é mesmo?

Porém, com o 8Quali, o foco deixa de ser apenas o controle de processos para se concentrar no que realmente importa: inovação e melhoria contínua. Essa liberdade de criar, adaptar e antecipar mudanças permite que cada profissional dedique mais tempo e energia àquilo que agrega valor genuíno à empresa.

A integração entre os módulos reduz drasticamente o tempo gasto com tarefas operacionais. Isso se traduz em mais eficiência, menos retrabalho, maior produtividade e, claro, redução de custos operacionais. É a tecnologia trabalhando a favor da qualidade estratégica!

Conclusão

Eliminar retrabalho e atividades da Qualidade não se trata apenas de automatizar tarefas, mas de abrir espaço para que a qualidade se torne um verdadeiro motor de transformação estratégica dentro da sua organização — algo capaz de moldar o futuro do seu negócio e criar valor para o cliente e todas as partes interessadas.

Portanto, não perca mais tempo com processos manuais. Experimente o 8Quali e libere sua equipe para focar no que realmente importa: a qualidade! Clique no botão abaixo e fale conosco!

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