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Item 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 [Interpretação]

Item 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 [Interpretação] - 8Quali
ISO 9001:2015

Item 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 [Interpretação]

O item 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 é um dos itens essenciais da norma, tanto no que diz respeito a mantermos nossa certificação em dia, quanto para a execução dos processos.

Porém, nós sabemos que esse assunto costuma gerar dificuldades entre os profissionais. Afinal, são muitas informações a serem gerenciadas e, muitas vezes, as empresas não sabem exatamente o que é e o que não é informação documentada.

Outras vezes, ainda, nos pegamos pensando no que é necessário ter para manter a certificação e essa dúvida pode acabar gerando os famosos “documentos para inglês ver”. Ou seja, documentos, processos, procedimentos etc, criados apenas para “passar na auditoria”. Isso acaba gerando lentidão nos processo e burocracia.

Antes de continuar, preciso dizer que o item 7.5, em sua totalidade, é um pouco mais extenso, por isso não o traremos na íntegra para este artigo, como costumo fazer. Mas, de forma resumida, ele se divide em 3 outros subitens, que serão o foco do nosso texto. Sendo eles:

  • 7.5.1 Generalidades;
  • 7.5.2 Criando e atualizando;
  • 7.5.3 Controle de informação documentada.

Estes três subitens nos dizem tudo que precisamos para manter a informação documentada em dia e útil para nossa empresa. Seguindo suas diretrizes, conseguimos otimizar o uso dos documentos, criar informações de apoio aos processos e evitar muitos problemas relacionados à gestão de documentos.

Até o final deste artigo, você vai compreender os principais aspectos do item 7.5 Informação documentada e da gestão de documentos na totalidade, além de aumentar seus conhecimentos sobre a ISO 9001:2015! Vamos lá?

7.5.1 Generalidades

As generalidades do item 7.5 Informação documentada são a parte da norma que nos diz quais documentos formais temos de ter em nossas empresas. Apesar de abrangente, só existem 2 tipos de documentos que precisamos ter.

O primeiro “tipo” de documentos necessários são a “informação documentada requerida por esta Norma”. Ou seja, documentos que norma pede para mantermos como evidência e para uso da empresa. Como exemplo, podemos citar o escopo do sistema de gestão (4.3) ou os objetivos da qualidade e planejamento para alcançá-los (6.2.1).

Neste requisito, quando necessário, a norma expressará por escrito que “organização deve manter informação documentada sobre…”. Quando estiver escrito algo nessa linha, com o termo “deve” sempre empregado, será preciso ter documentos que comprovem a boa prática aplicada! 😉

Em segundo lugar, a norma determina que é necessário manter informação documentada “determinada pela organização como sendo necessária para a eficácia do sistema de gestão da qualidade”. Isso significa que toda vez que a empresa identificar uma necessidade de documentação, ela deverá fazê-la. 

Por exemplo, a ISO 9001 não exige que você tenha um procedimento (POP) ou Instrução de Trabalho (IT). Entretanto, se a organização identifica que determinado POP irá ajudar a garantir conformidade e manutenção dos padrões de qualidade, será preciso elaborá-lo!

Da mesma forma, se a empresa identificar que uma IT ajudará o colaborador a ser mais produtivo e executar corretamente o trabalho, esse documento passa a ser ‘determinado pela organização como necessário para a eficácia do SGQ’ e, portanto, precisa ser documentado.

7.5.2 Criando e atualizando

No item anterior (7.5.1), a norma determina (de forma exemplificativa) quais documentos serão necessários para o SGQ. Já aqui ela traz informações sobre como criá-la e determina que é preciso atualizá-la conforme necessário.

A 9001 fala sobre aspectos como a identificação do documento (“por exemplo, um título, data, autor ou número de referência”), de modo a tornar a documentação mais acessível e rastreável. Bem como fala sobre o formato e o meio em que essas informações irão circular, citando formatos eletrônicos ou envio por mídias físicas (papel), decisão que precisa ser tomada de acordo com a análise de cada contexto operacional em específico.

Por fim, o item fala sobre a “análise crítica e aprovação quanto à adequação e suficiência”, algo que deve ser feito logo após a criação do documento e depois recorrentemente (atualização), em períodos determinados pela empresa para garantir utilidade e eliminar possíveis itens obsoletos.

7.5.3 Controle de informação documentada

Os dois primeiros subitens do requisito 7.5 Informação documentada da ISO 9001:2015 visam garantir que as empresas terão os documentos necessários à disposição. Portanto, até aqui nós:

  • Identificamos os documentos necessários (requeridos pela norma – 7.5.1, a – e os determinados importantes pela empresa – 7.5.1, a);
  • Criamos os documentos seguindo diretrizes especificas – 7.5.2, a e b;
  • Determinamos o período de revisão e garantimos que as informações documentadas serão revisadas quando necessário – 7.5.2, c. Traduzindo: atualizamos! 

De forma simples, isso significa que o SGQ já possui os documentos necessários, agora precisamos garantir que os colaboradores certos terão acesso a eles. Garantindo que a informação documentada “esteja disponível e adequada para uso” e “ela esteja protegida suficientemente” (7.5.3.1).

Portanto, agora, precisamos garantir acesso para quem precisa dos documentos, levando em consideração aspectos alguns aspectos sinalizados na norma, a constar:

a) distribuição, acesso, recuperação e uso;

b) armazenamento e preservação, incluindo preservação de Iegibilidade;

c) controle de alterações (por exemplo, controle de versão);

d) retenção e disposição.

 

(ISO 9001:2015, 7.5.3.2)

Vale lembrar também que esses aspectos devem garantir o uso correto dos documentos, bem como, quando pertinente, impedir que pessoas não autorizadas tenham acesso a eles. Segundo o texto da própria norma, portanto, precisamos proteger a informação documentada “contra perda de confidencialidade, uso impróprio ou perda de integridade”.

Com este item, fechamos um ciclo completo de identificação, criação, atualização e proteção da informação documentada. Esse ciclo não só garante utilidade e versatilidade para os documentos, como também visa protegê-lo das mais diversas formas. Assim, seguindo as diretrizes da norma, podemos criar uma base sólida de apoio aos processos sem cair no risco da burocracia e criação desnecessária de “papelada”.

Item 7.5 Informação documentada: uma estratégia chave para o sucesso organizacional

Compreender e implementar adequadamente o item “7.5 Informação documentada” da ISO 9001:2015 na sua empresa é crucial para garantir a eficácia e a eficiência dos processos, assim como a desburocratização do SGQ!

Afinal, ao seguirmos as diretrizes estabelecidas pela 9001, nossas empresas podem não só manter a certificação em dia, como também criar uma documentação incrível de apoio e melhoria para os processos. Isso é o que evitará a burocracia desnecessária e garantirá os pilares de uma boa gestão de documentos, ou seja: a disponibilidade, a integridade e a confidencialidade de nossas informações documentadas.

Além disso, através da atualização e controle adequados, as organizações podem otimizar o uso dos recursos, melhorar a tomada de decisões e, em última análise, alcançar seus objetivos de qualidade e excelência operacional! Assim, a ISO 9001:2015 criou um requisito útil e versátil, que nos ajuda a ter mais resultados, eliminando documentos desnecessários e criando verdadeiras ferramentas para os colaboradores.

Portanto, se você ainda não dava devida atenção aos seus documentos, talvez valha a pena analisar o quanto eles estão bem organizados e, mais que isso, se eles estão contribuindo para bons resultados ou, talvez, sendo a causa de não conformidades e prejuízos para sua empresa, fica a dica!

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