A Gestão de Documentos é um dos pilares presentes na norma ISO 9001.

Contudo, algumas empresas subestimam a importância da Gestão de Documentos em uma empresa e seu impacto no SGQ, e este é o tema do artigo de hoje.

A seguir, vamos falar sobre a Gestão de Documentos, sua importância e os desafios que a sua organização pode enfrentar em sua implantação. Acompanhe o artigo até o final e saiba mais!

O que é a Gestão de Documentos?

Conceitualmente, a Gestão de Documentos (também conhecida como Gestão Documental) consiste no conjunto de ações que tem como objetivo principal a otimização do acesso à informação.

Aqui, o foco está nos processos de localização, recuperação e compartilhamento dos mais diferentes tipos de documentos da empresa, tornando o acesso à informação mais eficaz e mais prático.

Com uma boa Gestão de Documentos, os colaboradores conseguem localizar os documentos de forma mais fácil, tal como realizar o armazenamento e a classificação destes documentos de forma mais organizada, facilitando a consulta, a revisão e até mesmo o descarte.

Contudo, você pode estar se perguntando: qual a importância da Gestão de Documentos para uma empresa?

Importância da Gestão de Documentos para uma empresa

Quando pensamos em Gestão de Documentos, também pensamos em organização, menor volume de arquivo, facilidade em encontrar as informações necessárias, dentre outras vantagens.

Tal como ela pode auxiliar a sua empresa a ter mais efetividade, a falta dela pode tornar o processo de Gestão um completo caos, gerando custos adicionais e até mesmo atraso nas ações que exigem tais informações.

Como dissemos anteriormente, o gerenciamento de documentos está diretamente relacionado à organização, classificação e uso adequado das informações, sejam elas físicas ou digitais.

Por isso, quanto mais organizadas forem as suas informações, melhor será o fluxo de trabalho e tomada de decisões dentro da sua organização.

Por que realizá-la?

Uma boa Gestão de Documentos é aquela que acompanha e utiliza a tecnologia a seu favor, digitalizando, classificando e organizando as informações dentro da organização.

Ao aderir à esse tipo de gestão, você automatiza todo o processo de gestão e guarda dos documentos, classificando as informações a partir de critérios pertinentes à tomada de decisão, garantindo o acesso a partir de qualquer dispositivo autorização.

Assim, não haverão mais problemas com excesso de papel, documentos repetidos e desnecessário e reduzindo o custo com arquivo e espaço físico.

Além disso, podemos citar como vantagens da aplicação da Gestão de Documentos:

• Redução do desperdício de recursos físicos, principalmente quanto à papéis em excesso, que possivelmente serão descartados após um tempo;
• Facilidade no controle de documentos, classificando-os de acordo com a sua importância e temporalidade;
• Agilidade na tomada de decisão, evitando o desperdício de tempo na busca e consulta de documentos e informações;
• Segurança na informação, já que os documentos são padronizados, digitalizados e salvos em nuvem.

Assim, é possível perceber que a Gestão de Documentos é essencial para o sucesso de uma organização.

Entretanto, o seu processo de implantação pode contar com alguns desafios, dificultando o processo em alguns momentos.

Desafios de aplicar a Gestão de Documentos

Sem dúvida, o processo de desenvolver e implantar uma boa gestão da informação pode trazer alguns desafios. A seguir, vamos falar sobre cada um deles e como eles podem impactar a gestão da sua organização.

Transformação da cultura corporativa

O primeiro desafio no processo de implantação é a transformação da cultura corporativa, principalmente se a sua empresa está migrando do analógico para o digital.

Claro, todo processo de mudança pode ser incômodo, já que mexe com crenças e com ações que já estavam muito bem estabelecidas.

Por isso, um dos meios para perpassar este problema é por meio de uma comunicação clara e direta com seus colaboradores acerca da mudança.

Assim, a Alta Direção e a liderança da sua empresa deve estar a frente do processo, deixando claro os motivos da mudança, impactos positivos da transformação no dia a dia dos trabalhados e explicando o que irá mudar com a Gestão de Documentos.

Escolher um bom software de gestão de documentos

Outro grande desafio que pode surgir é a escolha de um bom software de gestão, que ofereça todo o suporte que a sua empresa precisa.

Contudo, antes de automatizar o seu sistema de gestão, é importante que você reflita sobre as necessidades do seu negócio, seus objetivos com a automatização e se ele oferece o que você e sua equipe realmente precisam.

Aqui, é válido que você analise alguns aspectos como a facilidade de utilizar o sistema, acessibilidade via celular ou computador, controles de acesso, notificação de responsáveis, segurança de dados, dentre outros.

Construir uma boa equipe de gestão

Outro desafio que pode surgir no processo de implantação da gestão de documentos é a escolha da equipe que irá subsidiar o processo.

Para que a gestão aconteça, é necessário que haja uma equipe para organizar e realizar os registros dos documentos, tal como classificá-los e digitalizá-los.

Além disso, é importante que esta equipe acredite na mudança e estejam comprometidos em todo o processo.

Proteger as informações e trabalhar a proteção de dados

Por fim, é importante falarmos sobre a proteção das informações e dados que serão digitalizados e dispostos no novo sistema de gestão.

Aqui, é essencial que você escolha um software de gestão que seja responsivo e que ofereça a proteção dos dados, tanto in loco quanto em nuvem, para que não hajam acessos indevidos e vazamento de informações.

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