A Gestão Eletrônica de Documentos é um passo natural na evolução das empresas. Afinal, pense comigo, em uma era em que tudo acontece na velocidade da luz (dentro dos cabos de fibra ótica), porque ainda dependeríamos do papel e do transporte manual das informações? Não faz muito sentido!

Além disso, a forma como lidamos com as informações afeta diretamente o funcionamento de nossas empresas. Se a informação flui de forma lenta, morosa, os processos perdem velocidade, principalmente os que funcionam “mais administrativamente”. Por outro lado, se ela não pode ser acessada, colaboradores ficam confusos e até mesmo agem de maneira não conforme.

Dessa forma, para mim, a Gestão Eletrônica de Documentos é o caminho natural de toda empresa que busca alto desempenho. Por isso, hoje vamos falar um pouco sobre esse assunto, buscando compreender a importância da GED, seus benefícios e o que ela realmente faz pelas empresas. Bora lá? 😊

O que é GED (Gestão Eletrônica de Documentos)?

A Gestão de Documentos, antes de tudo, é uma forma de organizarmos o conhecimento humano!

Ela nos ajuda a reter informações, organizar atividades, instruir pessoas e até mesmo preservar a história. Nesse sentido, a Gestão de Documentos é uma atividade humana milenar. Escribas do Egito antigo já organizavam informações por volta de 3000 A.C., por exemplo.

Da mesma forma, nas empresas, a gestão de documentos é uma forma de organizarmos as demandas, arquivarmos conhecimentos e ajudarmos as pessoas. Já quando falamos em GED, ou seja, em Gestão Eletrônica de Documentos, estamos falando sobre fazer tudo isso de forma digital. (e mais que isso, como veremos a seguir!)

Qual é a diferença entre digitalizar arquivos e fazer GED de verdade?

À primeira vista, pode parecer que é apenas uma mudança de repositório, ou seja, apenas algo que sai do armário de papelada para um repositório online, mas é bem mais que isso! Apenas digitalizar os documentos e colocá-los “na nuvem” não significa gerenciá-los de verdade.

Imagine, por exemplo, que sua Gestão de Documentos atual tem problemas para manter procedimentos atualizados, dificuldade para encontrar informações e perda constante de documentos. Se nós apenas replicarmos o que fazemos no mundo físico na esfera digital, provavelmente continuaremos com esses problemas.

A verdadeira Gestão Eletrônica de Documentos pressupõe criar um sistema de organização eficaz, fácil de acessar e útil para as pessoas e para a empresa. Ela ajuda a estruturar a informação, trazendo mais controle, fluxo e rastreabilidade!

Quais os benefícios de uma boa Gestão Eletrônica de Documentos?

Uma Gestão Eletrônica de Documentos de verdade, eficaz e bem estruturada, vai muito além de parar de usar papel (Paperless). Isso porque ela muda a forma como nós acessamos, controlamos, protegemos e usamos as informações. Isso tudo, somado, impacta diretamente na produtividade, Qualidade e até mesmo na cultura de nossas empresas.

Mas, se eu pudesse resumir em uma lista didática, diria que a GED traz:

• Acesso rápido à informação, pois os documentos estão sempre mais organizados e fáceis de encontrar;
• Aumento da produtividade, eliminando retrabalho, erros e facilitando o acesso a informações (o que facilita tirar dúvidas e consultar materiais de apoio); 
• Maior segurança e controle, uma vez que acessamos apenas versões atualizadas, encontramos total rastreabilidade e só acessamos documentos mediante as permissões do sistema; 
• Aumento da conformidade do sistema, pois a documentação necessária para auditorias e normas estará organizada e facilmente localizada;
• Maior assertividade na tomada de decisões, pois podemos consultar informações corretas e no exato momento em que precisarmos;
• Agilidade para processos e pessoas, pois o tempo de espera entre uma solicitação de informações e a chegada desta informação cai drasticamente;
• Entre outros benefícios, é claro!

Existem ainda benefícios indiretos, como a melhoria da cultura interna da empresa, o aumento da credibilidade dos processos e até mesmo a redução do estresse. Mas na lista acima procurei focar nos aspectos mais ‘visíveis’, aqueles que levam diretamente a outras melhorias e benefícios.

Como saber se vale a pena investir em um sistema GED?

Muitas vezes, empresas pequenas acreditam que não precisam digitalizar seus processos. Entretanto, no atual cenário, a Gestão Eletrônica de Documentos é universal, necessária e útil para todos os contextos. E digo isso não só pela redução de custos com papel e armazenamento de documentos físicos, mas pela utilidade e praticidade.

De qualquer forma, alguns problemas específicos demonstram mais claramente a necessidade de um sistema mais robusto de Gestão Eletrônica de Documentos. E aqui, destaco 3 pontos:

1. Não conformidades geradas por falta de informação: se seu colaborador não encontra a informação que precisa, ele pode executar errado alguma etapa do processo, o que leva à não conformidade nos produtos e serviços;
2. Lentidão para tomar decisões: quanto mais difícil é o acesso à informação, mais as pessoas vão demorar para decidir algo. Se sua empresa demora para decidir, o problema pode estar na Gestão de Documentos;
3. Dificuldades para encontrar documentos específicos: chegou na auditoria e não encontra as evidências que precisa? Muito provavelmente a gestão tradicional (em papel) não basta mais no seu contexto.

Além disso, se você quiser fazer uma análise mais centrada nos seus processos, vale a pena acessar nossa Calculadora de ROI de Documentos. Com ela, você consegue descobrir quanto a empresa pode economizar ao automatizar a Gestão de Documentos. Ela é gratuita e basta clicar no botão abaixo para acessá-la:

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Gestão Eletrônica de Documentos

Hoje, a moda da vez é falar sobre a IA (Inteligência Artificial) e sobre o quanto ela pode revolucionar a humanidade. Os investimentos nessa área chegam a volumes estratosféricos de dinheiro e vão continuar aumentando. E aqui pode acontecer algo curioso: empresas loucas por IA, mas com as informações presas na “salinha do arquivo morto”.

Assim, além de todos os benefícios que apresentamos aqui, também precisamos entender que digitalizar (de verdade) sua gestão de documentos é uma preparação para o futuro. Cada documento, cada informação, cada pedaço de texto é, antes de tudo, uma parte importante da sua empresa. E isso tudo deve circular de forma integrada, dentro do fluxo dos processos e do dia a dia das pessoas. Fazer isso, de forma física, será cada vez mais difícil, e ineficiente, em um mundo cada vez mais conectado, digital e rápido.

Então, em síntese, esse texto não fala sobre Gestão Eletrônica de Documentos, ele fala sobre como podemos, devemos e queremos gerenciar os conhecimentos da nossa empresa. Fala sobre como as informações devem ser gerenciadas e, assim, circular pelos processos e pessoas. E fazer isso da forma certa é a diferença entre alcançar o que buscamos ou morrer afogados em um mar de desinformação.

FAQ – Gestão Eletrônica de Documentos

O que é Gestão Eletrônica de Documentos?

É uma forma digital de estruturarmos o fluxo de documentos (e assim de informações) dentro de uma empresa.

Qual a diferença entre GED e armazenamento em nuvem?

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos, que corresponde a toda a organização documental da empresa. Já o armazenamento em nuvem é um local digital (repositório) onde podemos armazenar informações.

Quais empresas podem usar GED?

Todas, desde que haja circulação de informações dentro da empresa, é possível e benéfico recorrer à GED (Gestão Eletrônica de Documentos)

Gestão Eletrônica de Documentos ajuda em auditorias?

Sim, pois os documentos e evidências permanecem salvos, protegidos e facilmente acessíveis, o que agiliza o processo e evita não conformidades por perda de informações.

Como saber se vale a pena investir em um sistema?

Analisando o fluxo de informações e a facilidade de encontrar documentos, quanto maior o fluxo e mais difícil o acesso, mais vale a pena investir em um sistema GED.