Quanto mais estudamos e trabalhamos com riscos, mais percebemos que fazer a gestão de riscos em planilhas é problemático. Já tivemos contato com sistemas de gestão que eram um completo caos e a simples automatização das atividades consertava cerca de 40% (ou mais) dos problemas.

Eu sei que somos suspeitos, afinal automatização de processos da qualidade é nosso core, nossa paixão e motivo de vida. Mas nesse artigo espero conseguir mostrar como as planilhas deixam a desejar e, quem sabe, despertar em você a vontade de evoluir ainda mais seu sistema de gestão.

Se você começou esse texto com um certo ar de desconfiança, com uma dorzinha no peito, só peço alguns minutos para explicar meu ponto. A partir daí, acredito que você possa refletir e avaliar se concorda ou não. O objetivo, seja como for, é criar um ponto de reflexão que leve a uma Gestão mais poderosa na sua empresa!

Agora, vamos lá? 😁

A boa e velha questão da automatização do tempo

Para começar, não podemos ignorar a questão da centralização de dados. Tenho uma pergunta: para nós, seres humanos, criamos a automatização? A resposta mais simples é: para “ganhar tempo”.

Se algo pode ser feito com a mesma qualidade e eficácia por uma máquina, então porque gastar o tempo das pessoas nisso? Enquanto elas poderiam estar pensando em melhorias e criando mais valor para a empresa? Na prática, é mais ou menos assim: criamos a máquina de lavar roupas, que nos dá tempo e praticidade, mas insistimos em lavar roupas usando um tanque tradicional… Faz sentido?

Então, fazer gestão de riscos em planilhas é o mesmo que não usar a máquina de lavar roupas. Algo que poderia ser feito apenas colocando alguns inputs e apertando um ou outro botão acaba precisando ser feito de maneira 100% manual.

Mas ok, concordo que esse argumento é um pouco generalista, vamos aprofundar a questão:

A Gestão de riscos em planilhas é como um “acionador lento”

Pense comigo: a gestão de riscos é, nada mais nada menos, do que uma forma de antecipar problemas que nos pegam desprevenidos e conseguir reagir a eles de forma rápida e eficaz.

Para isso: 1º criamos formas de esses riscos não incidirem, ou seja, de eles nunca, de fato, acontecerem, ou; 2º em último caso, de reagir a eles o mais rápido possível e reduzir o máximo possível os danos.

Sabemos que a gestão de riscos em planilhas não acontece em tempo real. Tem o tempo de atualização da planilha, o tempo de avisar as pessoas que a planilha está atualizada, o tempo de consolidar todas as informações em uma planilha só (ou o tempo enorme de criar uma mega planilha para, só então, preencher tudo). Resumindo, no caso da eliminação do risco, há um caminho burocrático gigante antes mesmo de começarmos a executar ações de eliminação.

Já no caso da mitigação, quando não podemos eliminar por completo o risco, geralmente criamos gatilhos que nos ajudam a reagir mais rápido. É mais ou menos assim: se acontece X, executamos Y imediatamente.

Literalmente como um acionador que ativa a armadilha de caçar ratos, por exemplo. Daquelas pequenas que colocamos queijo ou qualquer outra isca.

A lentidão do acionador é a falha da gestão de riscos!

Quando usamos planilhas, é muito mais complexo usar “acionadores” eficientes. Aqueles que comunicam as pessoas por e-mail, que colocam planos de ação em execução ou que geram algum alerta do sistema. Quando automatizamos, um único botão pode desencadear todo esse processo.

Na prática, é como se tivéssemos uma armadilha para ratos com o acionador mais lento, mais devagar… A gente pressiona o “botão”, mas o acionador leva algum tempo para se soltar e realmente acionar o mecanismo que prende o ratinho. Não é um mecanismo imediato e executado no tempo que precisa ser executado. Assim, a pergunta que fica é:

Será que essa alavanca vai, de fato, capturar o roedor ou ele terá tempo suficiente para fugir com o nosso queijo?

Falta agilidade, falta resposta!

Existem dezenas, talvez centenas, de outros bons motivos para aposentar as planilhas. A necessidade de retrabalho, a baixa segurança da informação, a possibilidade de alterações errôneas (intencionais ou não), e por aí vai.

Mas nesse artigo quero focar na agilidade. Esse é o ponto! Não adianta ter o melhor plano de ação do universo para tratar seus riscos, se esse plano de ação não for executado na hora certa.

Se demoramos para executar um plano que vai eliminar um risco, estamos suscetíveis à incidência dele e, com isso, a uma piora acentuada de seu contexto. Do contrário, se criamos todas as “alavancas” (chamadas também de gatilhos) e planos de contingência, mas não conseguimos executar quando o risco incide, é a mesma coisa que não ter feito nada.

As planilhas podem ser excelentes ferramentas em alguns poucos contextos, mas elas JAMAIS terão a agilidade de uma ferramenta automatizada. Portanto, optar por fazer a gestão de riscos em planilhas é o mesmo que optar por um sistema mais lento e menos eficiente. No caso da gestão de risco, essa eficiência pode colocar toda a eficácia a perder.

Faça gestão de riscos, não de planilhas!

Nossa maior dor na gestão da qualidade é que, na maioria das vezes, nós precisamos perder tempo gerenciando a ferramenta, e não o processo. Por isto criamos o 8Quali e o aperfeiçoamos dia a dia: para te dar tempo para gerir o processo sem se preocupar em “criar ferramentas” (editar planilhas, por exemplo).

Nós, como seres humanos, fomos criados para pensar em melhorias e criar formas de melhorar nossos produtos e serviços. Somos contratados para melhorar a vida dos colaboradores. Nossa função é dar mais resultados para as nossas empresas. Quando nos distanciamos disso editando planilhas, perdemos nosso foco principal.

Então, pense nisso. E se precisar de ajuda para agilizar sua gestão de riscos e ir além, conte conosco. Clique aqui e marque uma conversa sem compromisso, assim podemos descobrir, juntos, como fazer o seu SGQ alcançar resultados incríveis!