Apesar de sabermos que a gestão de riscos é essencial, às vezes esquecemos de comunicar os riscos e oportunidades corretamente. Isso acontece por causa de 2 erros básicos. No artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre esses 2 erros e entender como isso impacta negativamente nossas empresas.

Se pensarmos bem, a formalização da gestão de riscos ainda é um tanto nova, então muitas empresas só passaram e pensar nos riscos a partir da última revisão da ISO 9001. E pensar nos riscos é o que a própria norma chama de mentalidade de riscos.

Se considerarmos, então, que muitas empresas levaram certo tempo para migrar para a versão 2015, podemos dizer que a mentalidade de riscos foi “oficialmente implementada” há cerca de anos 5 ou 6 anos. Esse prazo, ao mesmo tempo que parece longo, pensando sistematicamente, é muito pequeno!

O artigo de hoje, então, tem como objetivo te ajudar a melhorar a mentalidade de riscos por aí e, assim, tornar seus processos mais fortes! É uma dica para te ajudar a fortalecer sua gestão de riscos e oportunidades e amadurecer essa tão recente mentalidade de riscos! Vamos lá?

Erro nº1: a gestão de risco e uma situação nada hipotética

Imagine que você está mapeando os seus riscos. Essa é uma das primeiras ações da gestão de riscos. Para isso, você pega os fluxogramas de processos, senta na “salinha da qualidade” e começa a imaginar o que pode dar certo ou o que pode dar errado.

Nesse momento, você sente dificuldade e chama o gestor do processo. Juntos, vocês mapeiam alguns riscos, montam um plano de ação ou contingência e “resolvem a parada”. Aqui, já percebemos o erro mais crasso, não envolver as pessoas necessárias na gestão de riscos.

Não adianta fazer gestão de riscos “na salinha da qualidade”. Quem realmente entende e percebe os riscos e oportunidades são as pessoas que executam os processos diariamente. Então, o mapeamento deve reunir os principais executores dos processos.

Em processos muito grandes, não dá para reunir todo mundo. Mas temos que nos esforçar para reunir uma amostra realmente representativa (como nas auditorias). Colaboradores mais experientes, mais engajados ou que tenham conhecimentos específicos sobre o processo. Quanto mais abrangente e assertivas forem as pessoas, melhor é a gestão de riscos!

Esse erro já está ficando para trás e muitas empresas já não o cometem mais, porém ele ainda não é tão hipotético quanto gostaríamos. Agora, quando passamos para o segundo erro, a coisa aperta!

Erro nº 2: reunimos todo mundo, mas comunicar os riscos e oportunidades ainda está no limbo…

Grande parte dos profissionais acerta na primeira etapa, mas esquece que a gestão de riscos não para por aí. Um grande problema de reunir “todo mundo” é que esse “todo mundo”, geralmente, não é realmente “todo mundo”. Confuso? Calma, eu explico!

Quando pensamos em gestão da qualidade, pensamos em processos sistêmicos, que se espalham de ponta a ponta e impactam toda a cadeia. Assim, não dá para reunir todos os impactados e impactantes de um processo.

Mesmo que reunamos os executores, há riscos que precisam ser comunicados para clientes, fornecedores, provedores externos ou até mesmo à comunidade.

Aqui, talvez, possa parecer demais, mas vamos restringir um pouco, então. Você reuniu a equipe e vasculhou os riscos e oportunidade de um processo ou setor. Mas e o restante da empresa, quem mais precisa ser comunicado?

Um exemplo simples e didático. A incidência de determinados riscos, por exemplo, de matérias primas, pode causar maiores índices de refugo e retrabalho. Mapeamos esses riscos, criamos planos de mitigação e comunicamos os executores. Tudo certo? Nesse caso, será que comunicamos outras partes interessadas? Por exemplo:

• O financeiro, que talvez tenha de lidar com a necessidade e provisionamento de uma nova compra de matérias primas ou de horas extras de reoperação;
• Compras, que precisa ser alimentado rapidamente para não refazer uma aquisição de matérias primas problemáticas;
• O recebimento, que precisa avaliar se o que está recebendo está de acordo com as novas diretrizes resultantes da gestão de riscos;
• E por aí vai.

É muito comum, em um primeiro momento, que não consigamos comunicar corretamente todos os envolvidos. Por isso é preciso melhorar o processo e pensar que a mentalidade de riscos é mais importante e abrangente do que parece. Bem como, é um esforço continuo.

Comunicar os riscos e oportunidades é criar processos verdadeiramente integrados!

Como dito no inicio deste artigo, a intenção é justamente ajudar a amadurecer seu processo. Comunicar corretamente os riscos e oportunidades ajuda a criar visão sistêmica e faz toda diferença.

Muitas não conformidades acontecem por incidência de riscos que, infelizmente, não conseguimos identificar dentro do processo ponta a ponta. Entender isso e transmitir esse ensinamento para nossos colaboradores é um importante passo para a melhoria dos processos e a fortificação da mentalidade de riscos.

Então, ao revisar seus riscos, por exemplo, vale acrescentar ao checklist uma pergunta como “Estamos comunicando as partes interessadas corretas sobre esses riscos?”. Bem como, é importante entender se estamos fazendo essa comunicação de forma ágil e eficaz, pois não adianta comunicar o risco depois que ele já incidiu, não é mesmo?

Espero ter ajudado a melhorar sua gestão de riscos, e se você precisar de ajuda para comunicar riscos e oportunidades corretamente, não se esqueça de que o 8Quali faz isso automaticamente! Clique aqui e vamos conversar sobre como isso melhora sua empresa, a vida dos seus colaboradores, seus processos e, principalmente, seus resultados! 👊🏻😉