O retrabalho e a produtividade são temas muito importantes dentro da Gestão da Qualidade, principalmente por estarem diretamente relacionados com custos adicionais e desperdícios.

Considerado como um dos grandes vilões das empresas, o retrabalho consiste no ato de refazer um determinado trabalho, seja por falhas no processo ou por não conformidades. Mas afinal, como aumentar a produtividade e evitar o retrabalho?

Acompanhe o artigo até o final e saiba como se livrar desse vilão.

O que é retrabalho?

Conceitualmente, o retrabalho é o ato de refazer um determinado trabalho devido às falhas no processo, erros e diferenças entre o que foi executado e o que foi planejado.

Por vezes, o retrabalho pode exigir que uma tarefa seja refeita completa ou parcialmente, com o objetivo de corrigir o erro que foi identificado ou atualizar o processo produtivo como um todo.

Assim, podemos citar como consequências do retrabalho o gasto de tempo excessivo em uma atividade, que possivelmente foi mal realizada e até mesmo mal planejada.

Contudo, é importante lembrar que quando o retrabalho se torna parte da rotina de uma empresa, indica a necessidade do reajuste do processo, ou até mesmo a sua reformulação.

Causas do retrabalho

O retrabalho pode ter diversas causas e raízes, e todas elas dependem de como está a sua gestão empresarial e o controle dos processos internos.

Entretanto, as causas mais comuns do retrabalho estão relacionadas aos seguintes aspectos:

• Ausência de planejamento e definição correta no escopo dos processos internos;
• Erro humano;
• Falta de capacitação, treinamentos e políticas de desenvolvimento profissional;
• Problemas na organização das rotinas de processo;
• Ruídos na comunicação interna;
• Clima organizacional desfavorável, causando problemas como estresse, falta de engajamento e perspectiva de crescimento por parte dos colaboradores.

Perceba que o retrabalho está diretamente relacionado com problemas na gestão como um todo, e por isso, é essencial compreender a raiz das falhas, para assim otimizar o tempo e ter mais produtividade.

Como otimizar o tempo e ter mais produtividade?

A produtividade está diretamente relacionada ao conceito de eficácia e efetividade, onde é possível fazer as coisas acontecerem, dentro do parâmetro e do prazo estabelecido.

Assim, existem algumas mudanças que podem ser feitas dentro da sua organização para otimizar o tempo, ter mais produtividade e evitar assim o retrabalho.

Desenvolva um bom planejamento

O primeiro passo em direção à produtividade está diretamente relacionado à um bom planejamento de processos e à um planejamento estratégico muito bem definido.

Pense da seguinte forma: para qualquer ação, é necessário haver uma direção e um objetivo a ser alcançado, não é mesmo? Nos processos é da mesma forma.

Para que a sua empresa seja produtiva, é fundamental que você e sua equipe conheçam muito bem os processos e saibam quais os objetivos a serem alcançados, para assim executar as atividades que levam ao objetivo.

Assim, você deve ter bem claro quais os seus objetivos e metas a serem atingidas, tal como o prazo e a importância de cada uma das tarefas a ser realizadas.

Mapeie os seus processos

O segundo ponto essencial para a produtividade de uma empresa é o mapeamento de processos, pois processos mal definidos ou estruturados podem gerar falhas na execução, sendo necessário refazê-los.

Por isso o mapeamento e a documentação dos processos são tão importantes, pois a partir deles é possível identificar as falhas na execução do processo de forma prévia, se antecedendo ao problema e tendo uma visão do processo como um todo.

Inclusive, você pode utilizar os fluxogramas como parte do mapeamento dos seus processos internos.

Construa procedimentos operacionais padrão (POP)

Os procedimentos operacionais padrão (POP) podem ser entendidos, de forma muito simplória, como uma espécie de manual de instruções dos processos.

Nele, é possível encontrar orientações sobre como cada processo deve ser realizado, tal como a descrição de cada atividade, facilitando a execução do processo e evitando o retrabalho.

Invista em capacitação e treinamento para evitar o retrabalho

Outro aspecto que é essencial para a produtividade é a capacitação e o desenvolvimento da sua equipe.

Sendo assim, a capacitação deve ser realizada de forma planejada e estratégica, com base na necessidade de cada cargo e função, pois colaboradores capacitados tendem a executar os processos de forma mais assertiva.

Tenha uma comunicação mais assertiva acerca do retrabalho

Não é segredo que a comunicação é um dos pilares da Gestão da Qualidade, e para os processos não seria diferente.

Sendo assim, é essencial investir na comunicação, tornando-a muito mais clara e direta, direcionando os colaboradores e deixando claro a importância das atividades e da participação dos profissionais.

Entretanto, é importante lembrar que a comunicação é uma via de mão dupla, e por isso deve ser utilizada para ouvir e compreender as sugestões dos colaboradores acerca das atividades, já que eles estão em contato direto com o trabalho.

Por isso, quanto mais clara e alinhada for a comunicação, mais produtiva será a empresa.

Não fuja da tecnologia – Automatize o seu SGQ

Por último, mas não menos importante, temos a tecnologia e automatização dos processos como meios da produtividade.

Com um bom Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é possível monitorar os processos, definindo os responsáveis, prazos, metas e indicadores de desempenho, compreendo melhor o funcionamento da sua empresa.

Por isso, a tecnologia é uma grande aliada contra as falhas nos processos e pode ser à base da melhoria contínua, já que é possível identificar as raízes dos problemas e agir de forma assertiva.

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