Apesar de muito temida por algumas empresas, a auditoria pode ser uma ferramenta de grande utilidade e aprendizado organizacional.

Sendo assim, vamos explicar nesse artigo o que seria a auditoria, qual a sua importância, tipos e como se preparar para ter bons resultados.

O que é auditoria?

Conceitualmente, a auditoria é um processo organizado de maneira sistemática, com o objetivo de avaliar as atividades realizadas na empresa, com o objetivo de verificar se elas estão ocorrendo conforme o planejado.

Sendo assim, a análise verifica aspectos como a eficácia na implantação da metodologia que compõe a atividade em si, além da rotina de cada processo, verificando se ela é realmente efetiva e onde estão os pontos de impacto.

Ou seja: podemos dizer que o principal objetivo das auditorias é contribuir para a melhoria contínua da organização, tal como desenvolver o aprendizado e crescimento como parte da cultura da empresa.

Sabendo o que é a auditoria em si, vamos falar sobre a sua importância para as organizações.

Qual a sua importância?

Um dos primeiros pontos que devem estar claros é que a auditoria contribui diretamente para a identificação das não conformidades, já que elas são identificadas e sanadas por meio dos planos de ação.

Nesse sentido, a auditoria é essencial para que a empresa compreenda onde estão os seus pontos fracos, melhorando-os e assim minimizar as falhas.

Além disso, também podemos afirmar que a auditoria implementa a melhoria contínua como algo, digamos, natural para os processos, já que as ações são monitoradas e melhoradas continuamente, gerando um ciclo de qualidade.

Outro detalhe que também podemos citar aqui é que com as auditorias, a empresa passa a adotar melhores práticas, sempre prezando pela efetividade e pela ética, influenciando diretamente na percepção de valor e qualidade.

Diferenças entre auditoria interna e externa

As auditorias podem ser classificadas entre auditoria interna e externa, e podem ser explicadas de maneira muito simples.

A auditoria interna, ou ainda, auditoria de primeira parte, é o tipo de auditoria realizada pela própria instituição, com o objetivo de verificar a situação da empresa, tal como o seu sistema de gestão da qualidade.

Neste caso, o foco da auditoria de qualidade é verificar se o sistema de gestão da qualidade está em consonância com a norma ISO 9001.

A partir dessa avaliação, são traçados os planos de ação para assim ajustar os processos e tornar a gestão muito mais eficiente, o que influencia diretamente na assertividade das tomadas de decisão.

Já a auditoria externa é aquela onde são avaliados os aspectos relacionados ao ambiente externo, e normalmente estão relacionados com a certificação desejada.

Sendo assim, a auditoria externa é realizada pelos órgãos que concedem a certificação, os quais avaliam todos os aspectos da norma em questão, verificando ponto a ponto e assim atestando os processos e os procedimentos implantados.

Como se preparar para auditorias

De fato, a auditoria pode ser um processo bem detalhista e que exige a participação de todos. Por isso, listamos aqui algumas ações que você pode implementar ao longo do processo de auditoria para se preparar da melhor forma possível.

Crie um plano de auditoria

Um dos primeiros passos que você deve pensar é criar um plano de auditoria, já que esta é uma ferramenta de planejamento onde estarão descritas todas as áreas que passarão pelo processo de auditoria, seus motivos e quais ações devem ser tomadas.

Sendo assim, o objetivo é organizar as ações, definindo-as com clareza e listando quais os prazos de início e final da auditoria, incluindo reuniões e a emissão do relatório final.

Mas lembre-se de definir prazos que sejam reais, para não listar as atividades e ter que lidar com atrasos e estresse por prazos extremamente apertados.

Formalize os processos e seus procedimentos

Outro ponto de grande impacto quando falamos das auditorias é a formalização dos processos e dos procedimentos que o compõem.

Nessa fase, o ideal é que você invista tempo para elaborar manuais explicativos sobre a finalidade de cada processo e o papel de cada colaborador para as ações, tal como organizar as equipes e atuar em conjunto com elas.

Devemos frisar que ao longo de todo o processo, a comunicação deve ser clara e humanizada, demonstrando de fato qual será o impacto da auditoria e o porquê a colaboração de todos é importante.

Tenha prazos e responsáveis muito bem claros

Estabelecer os prazos e os responsáveis por cada atividade também é essencial tanto para a gestão em si quanto para a equipe, pois assim, as ações ocorrem de modo muito mais ordenado.

Assim, deixe bem claro as datas da auditoria, os processos e áreas que serão avaliadas, pessoas envolvidas no processo, além da importância de manter o sigilo das informações ao longo da auditoria.

Conte com um bom software de gestão de auditorias

Por último, mas não menos importante, contar com um bom software de gestão de auditorias facilita todo o processo, já que por meio dele é possível gerenciar todos os detalhes citados até aqui.

São várias as vantagens de contar com esse tipo de sistema, você pode gerenciar todas as etapas de preparação das auditorias, tem a possibilidade de criar e personalizar checklists conforme a sua necessidade, tal como controlar prazos e pendências, e ainda emitir os relatórios de maneira descomplicada.

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