Para atender os requisitos de qualidade de produtos e serviços é fundamental manter os processos internos alinhados e padronizados, garantindo assim a satisfação do cliente. Uma das formas de alcançar isso é mantendo as informações documentadas (documentos internos) estruturadas e em modelos padrão.

Com esses documentos é possível:

• Melhoria contínua dos processos: padronização na execução das tarefas e uso dos equipamentos, eliminação de retrabalhos e minimização de desvios e/ou esquecimentos em uma mesma atividade)
• Competências operacionais: auxílio nos treinamentos, melhora do nível técnico operacional e retenção do conhecimento dos colaboradores mais experientes na função.

 

Você já ouviu falar em procedimento operacional padrão (POP)? No artigo de hoje vamos falar sobre ele, sua importância, seus objetivos e como elaborá-lo.

O que é o Procedimento Operacional Padrão?

O procedimento operacional padrão (POP) é uma espécie de instrução, ou ainda, um documento que informa como determinada atividade deve ser executada.

Além das instruções, o POP traz em seu conteúdo a descrição de todas as atividades e como elas devem realizadas, passo a passo, como uma espécie de manual de instruções.

Nesse sentido, o POP deverá conter as seguintes informações:

• Descrição da atividade que será realizada;
• Responsável pela atividade;
• Equipamentos, peças, materiais ou ações necessárias;
• Descrição dos procedimentos (ou passo a passo) que devem ser realizados no procedimento, incluindo as atividades que não devem ser executadas;
• Roteiro de inspeções periódicas dos equipamentos utilizados no procedimento.

Todas essas informações devem estar muito claras para os responsáveis da ação, e além disso, devem conter a data do procedimento e de revisão, que varia de acordo com o impacto do processo.

Sendo assim, o POP tem como principal objetivo padronizar o processo e minimizar o retrabalho, mantendo-o em funcionamento e estimulando a mentalidade da gestão da qualidade dento da organização.

Importância do POP para as empresas

O procedimento operacional padrão é muito importante para a qualidade e para a gestão organizacional, principalmente pelo fato de auxiliar e direcionar os colaboradores no momento da execução das tarefas.

Além disso, o POP é interessante porque resume e descreve as atividades de maneira simples e objetiva, deixando a atividade muito clara para quem irá executá-la.

Outra grande contribuição do POP para a gestão organizacional é a possibilidade de padronizar as tarefas, criando um método conciso e que livre das não conformidades, que são a base da Gestão da Qualidade.

Como elaborar o POP?

Para elaborar o POP, trouxemos 07 (sete) passos primordiais que você deve seguir para ter sucesso e você pode estar realizando o download de um modelo gratuito de POP para estar utilizando na sua instituição clicando aqui.

Estabeleça os resultados que você deseja

Nesta fase, é importante ter em mente o que você deseja e quais os objetivos de estar elaborando o POP, seja ele uma meta ou um objetivo organizacional.

Resumindo: você deve identificar qual a atividade e o objetivo que será alcançado por meio do POP.

Esse detalhe é importante pelo fato de que o procedimento irá se repetir continuamente dentro da organização, e por isso deve ser construído de forma estratégica para ter resultados efetivos.

Nesse sentido, você deve pensar qual o real objetivo de criar o POP e os resultados que você espera dele, para assim definir o formato e os detalhes do documento.

Defina o formato do seu POP

Nesta etapa, você deve escolher qual o formato do seu POP e qual deles se adapta à realidade da sua empresa.

Sendo assim, você pode escolher os seguintes formatos:

• Formato de etapas e rotinas simples, que consiste em descrever as fases de formas curtas e fáceis, incluindo as etapas de segurança, atividades críticas e documentos que devem ser emitidos;
• Formato de etapas hierárquicas, que consiste em descrever as atividades nos aspectos hierárquicos e atividades, favorecendo os momentos de tomada de decisão;
• Fluxogramas, que consiste na descrição das atividades passo a passo, planejando cada etapa e direcionando o responsável para o próximo passo, como uma espécie de mapa do processo.

É importante destacar que para definir o formato do seu POP, você deve coletar informações e manter uma comunicação clara com todos os envolvidos no processo, que é o próximo passo.

Colete informações

Um dos pilares da Gestão da Qualidade é a clareza na comunicação, que é fundamental no momento de criar o seu procedimento operacional padrão.

Antes de dar ordens e tomar todas as decisões, é fundamental mapear a atual situação das atividades a serem padronizadas e como elas são realizadas, para assim propor as mudanças.

Além disso, é importante que os colaboradores que lidam diretamente com os processos participem das decisões e das revisões, tanto para estarem cientes das mudanças e proporem sugestões.

Defina o escopo

Agora que você já tem as informações acerca dos processos, é o momento de começar a definir o escopo do procedimento operacional padrão.

Neste momento, você deve identificar se o processo que será padronizado depende de outros processos e como ele funciona, para assim definir o escopo.

Depois disso, você irá descrever como as atividades serão realizadas, seus pontos críticos e responsáveis.

Uma boa opção para fazer esse passo é construir um fluxograma, para ter uma noção mais visual de todo o processo.

Identifique o público

Este é um dos pontos fundamentais para a construção do seu POP, que é construir a base do processo e da comunicação que será utilizada.

Assim, identifique qual o público desse pop, considerando os seguintes aspectos

• O seu público possui familiaridade com o que você está propondo?
• Este público conhece os conceitos utilizados no POP?
• Será necessário realizar formações e treinamentos?
• A comunicação está clara o suficiente?
• A quem se destina o POP: todos os colaboradores ou apenas os responsáveis pelas atividades?

Todos estes detalhes fazem a diferença no escopo do procedimento operacional padrão, principalmente no que se trata da compreensão do conteúdo e na assertividade no momento da execução.

Escreva o POP

Com base na definição do escopo, escreva um rascunho do seu procedimento operacional padrão.

Aqui, é importante que todos os detalhes estejam muito claros, e que o rascunho contenha os seguintes itens:

• Título do POP;
• Número de identificação e data de publicação;
• Função e setor ao qual será destinado;
• Identificação dos responsáveis pelo POP;
• Descrição dos procedimentos específicos;
• Objetivo do POP;
• Conceitos, áreas críticas, avisos de segurança e equipamentos necessários;
• Soluções aos possíveis problemas e erros que podem acontecer ao longo do processo.

Revise e melhore continuamente

Após a finalização do rascunho, é importante revisá-lo com os envolvidos no processo.

Aqui, é importante considerar todos os detalhes, como os conteúdos e conceitos tratados, tal como atividades técnicas.

Após este momento, coloque o POP em prática e analise os resultados, verificando como o POP se desempenhou na prática e o que pode ser melhorado até alcançar o nível que você deseja.

 

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