Com ou sem práticas consagradas de gestão, o processo de tratativa de não conformidades (também conhecidas como NCs ou ocorrências) é desafiador por si só, pois trabalha com pontos falhos do sistema, erros ou aspectos que estão ocorrendo diferente do planejado. Assim, além de este processo ser complexo, também costuma gerar medo e ansiedade em muitos profissionais.

Quem nunca presenciou uma situação em que as pessoas ficaram irritadas ao receber uma não conformidade? Podemos dizer até que esse é o maior medo das auditorias. Porém, é possível mudar esse cenário e ajudar seus colaboradores a superar as dificuldades e tratar melhor as não conformidades. Treinar as pessoas no uso de práticas consagradas de gestão pode ajudar a conscientizá-las e mostrar que esse processo é apenas uma forma de melhorar as coisas.

Por isso, no artigo de hoje, vamos focar em algumas boas práticas que auxiliam a tratar as não conformidades (e na gestão empresarial na totalidade). Assim, é possível transformar esse processo tão desafiador em um verdadeiro motor de resultados para sua empresa. Uma abordagem assertiva das não conformidades pode levar a melhorias significativas e promover um ambiente de aprendizado contínuo, beneficiando de forma profunda todas as partes interessadas.

Criando um processo transformador 🦋

Antes de mais nada, você vai precisar criar um processo de tratativa eficaz, algo que realmente ajude as pessoas e a sua empresa. Aqui, é interessante ver o processo de dois modos: 1º para a empresa, ele é uma forma de organizar o trabalho e conseguir monitorar tudo que acontece. 2º já para as pessoas ele é um verdadeiro “passo a passo” para a tratativa.

Assim, aqui, vale usar a ferramenta mais consagrada de todas: o PDCA. Nós temos artigos explicando essa metodologia, mas de forma resumida ela consiste em:

• Plan (Planejar): identificar a NC, estabelecer objetivos e desenvolver um plano de ação para alcançá-los;
• Do (Fazer): implementar o plano de ação conforme o planejado;
• Check (Verificar): avaliar os resultados obtidos em relação às metas estabelecidas, por meio de monitoramento e medição;
• Act (Agir): tomar medidas corretivas ou preventivas com base nas conclusões da etapa de verificação, visando aprimorar o processo ou resolver problemas identificados e padronizar os resultados.

Se organizarmos nosso processo sob a égide do PDCA, dificilmente vamos nos esquecer de algo. Da mesma forma, ele ficará mais simples para as pessoas seguirem e conseguiremos identificar e implementar novas medidas e melhorias.

Essa é a base de todo bom processo tratamento das não conformidades. A partir dele, inserimos ferramentas e atividades em cada etapa (Plan-Do-Check-Act) e, assim, criamos um processo incrível!

Transformando o ambiente de operação dos processos 🪄

Muitas vezes não associamos a eficiência e eficácia do processo ao espaço físico em que trabalhamos. Porém, um ambiente bagunçado significa também um processo bagunçado. Por isso, algo que pode nos ajudar muito a melhorar a tratativa de não conformidades é a utilização do 5S!

O método 5S é uma abordagem organizacional que visa melhorar a eficiência e a segurança no local de trabalho. De origem japonesa, ele consiste em 5 etapas básicas, cada uma começando com a letra “S” (em japonês). Vejamos de forma simples cada uma delas:

• Seiri (Senso de Utilização): esta etapa trata de separar o que é necessário do que não é. Significa eliminar itens desnecessários do local de trabalho, mantendo apenas o que é essencial para a rotina;
• Seiton (Senso de Ordenação): nesta etapa, organiza-se o espaço de trabalho de forma ordenada e eficiente. Cada item deve ter um local designado, de fácil acesso e claramente identificado, para ser fácil encontrá-lo e guardá-lo quando não estiver em uso;
• Seiso (Senso de Limpeza): aqui, enfatiza-se a importância da limpeza regular do ambiente de operação dos processos. Isso inclui a remoção de sujeira, poeira e resíduos, mantendo o ambiente mais limpo, seguro e agradável para todos;
• Seiketsu (Senso de Padronização): nesta etapa, estabelecem-se padrões e procedimentos para manter os três primeiros “S” (“Utilização, Ordenação e Limpeza”) consistentes ao longo do tempo. Isso garante que os hábitos de organização e limpeza se tornem parte da cultura organizacional;
• Shitsuke (Senso de Autodisciplina): a última etapa envolve a manutenção dos padrões estabelecidos por meio da autodisciplina e do compromisso pessoal afinal não adianta nada implementar e não manter, não é mesmo? Assim, todos os membros da equipe devem se responsabilizar por seguir as práticas 5S diariamente!

Além de melhorar o trabalho em si, o método 5S pode ajudar na tratativa de não conformidades ao promover um ambiente de trabalho organizado, limpo e padronizado. Assim, conseguimos identificar, prevenir e resolver NCs (e outros problemas) de forma muito mais assertiva.

Pense comigo, a organização e padronização do local físico de trabalho facilita a identificação de não conformidades, enquanto ajuda a prevenir que elas aconteçam. Além disso, estabelecer padrões e procedimentos promove uma abordagem consistente na resolução de não conformidades e ajuda a incentivar uma cultura de autodisciplina, fazendo com que os colaboradores sejam mais proativos na identificação e solução de problemas.

Ferramentas para turbinar a tratativa de não conformidades 🚀

Com o processo organizado e limpo, agora é hora de turbinar a tratativa de forma simples e assertiva! Para isso, podemos recorrer a diversas ferramentas consagradas de gestão.

Mesclar essas ferramentas no processo é essencial para uma abordagem estruturada e eficaz na identificação, análise e resolução das não conformidades, promovendo a excelência operacional e, é claro, a melhoria contínua.

Vejamos algumas possibilidades:

• 5 Porquês: técnica simples para identificar a causa raiz de uma não conformidade, questionando repetidamente o porquê de a NC ter ocorrido, fazemos isso até sua origem ser esclarecida;
• Análise de Pareto: ferramenta para identificar e priorizar as não conformidades mais significativas, assim é possível focar esforços nas NCs certas e obter maior impacto no processo;
• Diagrama de Ishikawa: também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual utilizada para identificar e analisar as possíveis causas de um problema específico ou não conformidade;
• Brainstorming: técnica utilizada para gerar ideias em grupo. Seu objetivo é reunir a maior variedade de possibilidades, explorando diferentes perspectivas e soluções para um problema (ou NC) em específico;
• Fluxograma: representação visual de um processo, mostrando a sequência de etapas e as relações entre elas. Serve para identificar possíveis áreas de melhoria e entender o fluxo de trabalho de um processo, bem como analisar os fatores que podem ter levado a não conformidade a acontecer;
• Histograma: gráfico de barras que mostra a distribuição de um conjunto de dados. É usado para entender a variabilidade dos processos e identificar padrões ou tendências, o que pode levar a possíveis NCs em potencial;
• Diagrama de Dispersão: mostra a relação entre duas variáveis, ajudando a identificar se existe uma correlação entre elas. É útil para entender a relação causa-efeito entre Não conformidades e para identificar possíveis padrões de ocorrências;
• Cartas de Controle: gráficos utilizados para monitorar a estabilidade e o desempenho de um processo ao longo do tempo. Eles permitem detectar rapidamente variações ou tendências indesejadas, isso pode ajudar a manter a qualidade do processo sob controle e até mesmo a antecipar ocorrências;
• Gráfico de Estratificação: técnica utilizada para analisar dados agrupando-os de acordo com determinados critérios (tempo, localização, categoria etc). Ele nos ajuda a identificar padrões ou tendências na execução diária que podem não ser visíveis de outra forma.

Transite entre práticas consagradas de gestão para transformar desafios em oportunidades 🎯

Um bom processo não precisa, necessariamente, utilizar todas essas ferramentas, sequer usar todas ao mesmo tempo. Porém, um bom processo conta com diversidade de opções, o que pode ajudar as pessoas nos momentos de dificuldade.

Adotar práticas consagradas de gestão faz com que possamos não apenas lidar de forma mais eficaz com não conformidades, mas também transformá-las em oportunidades reais de melhoria. Além disso, uma abordagem mais proativa (centrada na identificação) pode nos ajudar a alcançar níveis cada vez mais altos de qualidade, eficiência e (o mais importante) Satisfação do Cliente ⭐⭐⭐⭐⭐

Da mesma forma, o que eu trouxe aqui são apenas algumas das muitas práticas consagradas de gestão que podem auxiliar no processo de tratativa de não conformidades e na sua empresa na totalidade. Cada uma delas oferece um formato único e preciso para identificar, analisar e tratar e eliminar as não conformidades, cabe a você selecionar as que melhor se enquadram ao seu contexto organizacional.

Por fim, lembre-se sempre: conhecer e possibilitar o uso dessas e de outras ferramentas é essencial para uma abordagem sistêmica das NCs, o que promove excelência operacional e melhoria contínua. Então, mãos a massa! 😉

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