Ao começar a estudar sobre melhoria do processo produtivo, certamente você vai se esbarrar com o método DMAIC. Isso porque, o DMAIC é uma das principais ferramentas dentro do Lean Six Sigma, sistema que busca a eficiência e eficácia operacional em prol do cliente.

O DMAIC é uma ferramenta de significado simples, mas que, se bem aplicada, gera muito resultado para a empresa, pois descomplica o processo de melhoria e o torna mais prático dentro das organizações.

Por isso, no artigo de hoje, vamos entender mais sobre o DMAIC e sua utilização dentro do contexto organizacional.

O que é DMAIC?

DMAIC é um acrônimo, originário do inglês, das palavras Define, Measure, Analyze, Improve e Control. Trazendo para o português, temos em tradução livre as seguintes palavras: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar!

Essas 5 palavras juntas formam um método de 5 passos que serve para conduzir planos de ação de melhoria dos processos existentes na empresa. 

Ainda, podemos definir o DMAIC como um ciclo, pois sua fase final abre espaço para uma nova rodada do próprio DMAIC (similar ao que acontece no PDCA).

Cada uma dessas etapas nos ajuda a coletar dados e informações, tomar decisões e colocar melhorias em prática para desenvolver os processos. 

As três primeiras etapas são os passos em que será feita uma análise do cenário e planejamento, para depois fazer as melhorias.

Agora, vamos estudar melhor cada uma dessas etapas.

Etapa 1: Definir

Nesta etapa de definição, é o momento de observar os processos e as informações oriundas dele, para identificar os problemas presentes. Assim, definiremos qual será o problema a ser resolvido, quem constituirá a equipe que trabalhará neste projeto e qual o resultado queremos colher dessas melhorias. 

Aqui, também é legal aproveitar ferramentas como brainstorming, SIPOC, fluxogramas, checklists, Diagrama de Tartaruga e qualquer outra que você use para entender os processos da sua empresa.

Etapa 2: Medir

Depois de definir no que será trabalhado, será necessário coletar dados e informações sobre esse processo, para entendermos o ponto A do projeto DMAIC. Ou seja, para entender qual é a situação atual do processo antes de fazer as melhorias.

Essa etapa é importante para que, no final, a equipe consiga fazer a comparação com os dados finais e entender como o ciclo rodado contribuiu (ou não) com o processo.

Aqui, volte aos mapas do processo e utilize indicadores, Diagrama de Ishikawa, folhas de verificação, e outras ferramentas que ajudam na coleta de informações mais objetivas.

Etapa 3: Analisar

Com todos os dados coletados, é nesta fase que será feita a análise de todas as informações coletadas para encontrar a causa raiz do problema.

Nesta etapa, é importante utilizar ferramentas que ajudem a organizar os dados e informações coletadas para ajudar na tomada de decisão.

Utilize o 5 porquês para aprofundar as causas encontradas, Pareto, Gráfico de Dispersão, FMEA, Histograma ou quaisquer outras ferramentas aderentes ao contexto da sua empresa.

Etapa 4: Melhorar

A etapa de melhoria do DMAIC é a etapa onde a equipe “coloca a mão na massa” e executar os planos de ação para lidar com a causa raiz e melhorar o processo.

Essa, geralmente, será a etapa mais demorada do ciclo, pois será aqui que o processo será reorganizado. Isso, é claro, implicará em propor, testar, executar, verificar e ações até que a causa raiz seja eliminada.

Aqui, todas as ações deverão ter sua eficácia verificada com base nas informações do ponto A coletadas nas primeiras fases.

Também é importante utilizar ferramentas como Diagrama de Árvore, GUT, 5W2H, para orientar, priorizar e organizar as ações.

Etapa 5: Controlar

Ao irmos para essa etapa, entendemos que a causa raiz foi tratada e o processo foi melhorado. Agora precisamos manter o processo sob controle, para garantir que as melhorias continuem sendo executadas e que os mesmos problemas não voltem a acontecer.

Essa etapa também servirá de base para que novas melhorias possam ser feitas (e as primeiras fases do próximo ciclo DMAIC se tornarão bem mais simples, pois os dados e informações estarão coletados).

Estruture os indicadores do processo, adicione poka yokes, descreva os POP’s, fluxogramas, faça gestões a vista e tudo mais que for preciso para organizar o processo com as melhorias realizadas. O importante é reforçar o novo padrão!

DMAIC: a fórmula perfeita para a melhoria contínua

Muitas vezes, travamos ao precisar fazer melhorias nos processos, pois não sabemos como e por onde começar. Mas o DMAIC é o melhor método que eu já vi para fazer melhorias. É um roteiro simples e completo, e você pode utilizá-lo com o conhecimento que você tem hoje.

Ao longo do processo do DMAIC, você precisará utilizar algumas ferramentas para coletar informações ou analisar as causas, mas você pode utilizar as ferramentas que você já conhece e ir melhorando o processo conforme os ciclos forem sendo rodados.

No software da 8Quali, temos várias ferramentas que vão te ajudar a rodar o DMAIC. O software é completo: tem plano de ação com 5W2H, análise de causa com Ishikawa e 5 porquês, análise de indicadores e muito mais.

Mas como toda ferramenta e metodologia, ela não funcionará se você pular etapas ou não utilizá-la por completo. Então, aproveitando o clima da Copa do Mundo, vou fazer uma analogia: a última etapa do DMAIC, por exemplo, é igual ao gol. Não adianta nada ter posse de bola, marcar, driblar e correr pro gol se a finalização não é bem feita e a bola sai pelas laterais! 😉