As Ferramentas da Qualidade são parte essencial da vida de qualquer profissional que trabalhe com sistemas de gestão. Por isso, elas são tema bastante recorrente internet afora! Entretanto, quase sempre, nos mantemos focados nas 7 mais comentadas, as clássicas!

Hoje, porém, vamos além! Juntei todos os meus neurônios e criei a Coletânea Definitiva de Ferramentas de Gerenciais! A intenção é fazer uma seleção com as 41 principais ferramentas utilizadas não só na Gestão da Qualidade, mas no universo dos sistemas de gestão empresariais! Assim, prepare-se para um verdadeiro brainstorming de metodologias! 

Essas metodologias são métodos utilizados para os mais diversos contextos. Elas podem ser aplicadas para identificar e resolver problemas, para promover melhorias, planejar ações, compreender contextos e por aí vai! O mais importante é que, de um jeito ou de outro, elas servem para otimizar os resultados da sua empresa!

Vale dizer, também, que muitas das ferramentas que vamos citar aqui não são, propriamente ditas, Ferramentas DA Qualidade. São apenas ferramentas gerenciais importantes no contexto mundial e que, é claro, nos ajudam a ter mais Qualidade!

Além disso, faremos apenas introduções breves e didáticas, senão o artigo se tornaria infinito, hehe!  😊 Ah, e temos um e-book gratuito super bacana sobre as 11 Ferramentas da Qualidade, que você pode baixar clicando aqui. Então, conta pra gente se você quiser um conteúdo mais aprofundado sobre alguma dessas ferramentas neste artigo, beleza? E para começar, vamos relembrar as 7 Ferramentas da Qualidade Clássicas! Bora lá?

As 7 Ferramentas da Qualidade clássicas 

O que nós conhecemos por Ferramentas da Qualidade é um conjunto de metodologias reunidas sob a curadoria de Kaoru Ishikawa. Nosso querido Guru da Qualidade reuniu ferramentas que, segundo ele, podiam resolver 95% dos problemas encontrados nas organizações.

Embora essas ferramentas já existissem de forma independente, Ishikawa foi quem organizou e promoveu seu uso conjunto. Foi ele quem criou e disseminou essa espécie de pacote, tornando-o acessível e poderoso no Controle da Qualidade. Esse super “pack” foi reunido por volta dos anos 50, no Japão pós-guerra, porém, ainda hoje, pode ser muito útil! Vejamos!

1 – Diagrama de Ishikawa (para análise de causas)

Também chamada de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, essa ferramenta é utilizada para identificar as causas raízes de um problema.

Ela é muito eficaz para analisar processos, produtos ou serviços e descobrir quais fatores podem estar afetando negativamente a Qualidade. De forma resumida, podemos usá-la sempre que houver um problema a ser resolvido.

2 – Folha de Verificação 

Essa ferramenta consiste em um formulário simples usado para registrar dados de forma organizada e padronizada. Ela ajuda a coletar informações de forma rápida e visual, facilitando a identificação de padrões, como frequência de defeitos ou ocorrência de eventos.

Um exemplo clássico consiste em marcar com um “X” cada vez que um tipo de defeito aparece durante uma inspeção. Ou, o que é mais comum, colocar “risquinhos” para mostrar sua repetição (por exemplo, III para três ocorrências).

3 – Diagrama de Pareto (para priorização)

O Pareto é utilizado para identificar os problemas mais frequentes (ou críticos) em um processo, produto ou serviço. De forma simples, ele se baseia no Princípio de Pareto, também conhecido como Regra 80/20, que sugere que 80% dos efeitos vêm de 20% das causas.

Por meio do Diagrama de Pareto (também chamado Gráfico de Pareto), é possível classificar os problemas em ordem de frequência ou impacto. Também podemos utilizá-lo para priorizar as ações de melhoria, por exemplo.

4 – Fluxograma (para mapeamento de processos)

Uma das mais famosas da Gestão da Qualidade, essa ferramenta ajuda a visualizar e entender um processo e suas etapas.

Ele é muito útil para identificar onde ocorrem os problemas e as etapas críticas, assim como para encontrar pontos de melhoria. Além disso, o fluxograma também é excelente para auxiliar no entendimento e análise dos processos. E até mesmo no treinamento das pessoas!

5 – Gráfico de Controle

Também chamada de Carta de Controle, utilizamos essa ferramenta estatística para monitorar um processo ao longo do tempo e verificar se ele atende os limites esperados.

Ele é especialmente útil em produções de larga escala, com alto volume, pois possibilita detectar problemas de qualidade e garantir que um processo esteja sob controle.

6 – Diagrama de dispersão

Está é, talvez, uma das Ferramentas da Qualidade menos utilizadas. O que não reduz nem um pouco sua importância!

Podemos utilizá-la para analisar a relação entre duas variáveis. Ela é ideal para ajudar a identificar se existe uma correlação entre as variáveis bem como entender como uma pode afetar a outra. (por exemplo, será que duas Não conformidades têm efeito entre si?)

7 – Histograma

O Histograma serve para representar graficamente a distribuição de dados contínuos (como tempo, peso, temperatura, espessura, entre outros). De forma simples, ele mostra como os dados se comportam dentro de intervalos (ou “faixas”) de valores.

E simplificando um pouco mais ainda, podemos dizer que é um gráfico de barras que mostra quantas vezes cada faixa de valor apareceu em um conjunto de dados.

Metodologias para Organização de processos, Resolução de Problemas e Melhoria Contínua

Além das clássicas 7 Ferramentas da Qualidade citadas acima, existem diversas outras metodologias complexas. Elas são extremamente utilizadas em vários contextos e deixar de citá-las seria, no mínimo, um grande erro!

Além disso, diferente das ferramentas já citadas, essas metodologias agrupam várias etapas ordenadas, facilitando muito a aplicação. Elas também reúnem outras ferramentas, técnicas e processos.

Tudo isso extrapola o uso pontual e cria uma estrutura completa e essencial para muitas organizações! A primeira delas, tenho certeza que você conhece, se liga:

8 – PDCA (Plan, Do, Check, Act)

O PDCA é o queridinho da Gestão da Qualidade, a ferramenta mais usada e mais popular de todas! Mais famosa até do que as próprias 7 Ferramentas da Qualidade!

Explicando de forma simples, ele contém um ciclo composto de 4 (quatro) etapas e é usado, principalmente, para organizar e melhorar processos continuamente. Essas etapas são:

• P – Plan (Planejar): aqui, definimos como o processo deve funcionar, estabelecendo metas, recursos, métodos e indicadores de desempenho e qualidade, etc;
• D – Do (Fazer): colocamos o processo em prática conforme planejado, seguindo os padrões definidos em P;
• C – Check (Checar): monitoramos os resultados do processo (saídas) e comparamos com os resultados esperados. O objetivo é entender se os indicadores estão sendo atendidos para podermos tomar ações de melhoria;
• A – Act (Agir): na última etapa, buscamos corrigir os desvios ou melhorar o processo com base nos dados obtidos. Se tudo estiver certo, padronizamos o que funcionou bem; se algo não saiu como planejado, retornamos à etapa do Plan.

9 – MASP (Método de Análise e Solução de Problemas)

O MASP é uma ferramenta com etapas estruturadas para entender, analisar e resolver problemas.

No geral, realmente utilizamos essa metodologia na resolução de problemas (sua principal utilidade), bem como para corrigir falhas recorrentes ou estruturar melhorias, mantendo o processo sob controle e com desempenho mais confiável.

Além disso, o MASP é uma variação do PDCA. Abaixo, deixarei cada etapa do MASP e, entre parênteses, sua correspondente no PDCA. Veja como funciona:

• (P) Identificação do problema;
• (P) Observação (coleta de dados a respeito da ocorrência);
• (P) Análise (causas do problema);
• (P) Desenvolvimento do Plano de ação;
• (D) Execução da Ação corretiva;
• (C) Verificação dos resultados;
• (A) Padronização;
• (A) Conclusão.

10 – DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control)

O DMAIC é uma metodologia muito utilizada pela galera do Seis Sigma, mas funciona bem em qualquer empresa que busque melhoria continua!

Enquanto o PDCA pode ser usado para criar novos processos, o DMAIC tem foco em melhorar os processos que já existem (de forma estruturada e baseada no dados que podem ser coletados). Além disso, ele tem um pouco mais de foco em reduzir a variabilidade das entregas. Suas etapas são:

• Define (Definir): na primeira etapa, identificamos o processo e os objetivos da melhoria;
• Measure (Medir): depois coletamos dados e entender o desempenho atual e o esperado;
• Analyze (Analisar): analisamos e encontramos as causas dos problemas ou variações;
• Improve (Melhorar): implementamos as soluções, ações e planos de ação para otimizar o processo;
• Control (Controlar): mantemos as melhorias e garantimos estabilidade por meio de controles assertivos e pensados para o processo.

11 – 8D (as Oito Disciplinas)

O 8D, também conhecido como Oito Disciplinas, é mais uma metodologia focada na resolução de problemas, mas voltada a situações complexas e em estimular resoluções colaborativas. E é composta por 8 disciplinas:

• D1 – Formação da equipe: primeiro montamos um time que preencha duas características: conhecimento do processo e autoridade para agir;
• D2 – Descrição do problema: depois, detalhamos a situação, procurando responder perguntas como:
  • quem está envolvido;
  • o quê está acontecendo;
  • quando ocorre;
  • onde ocorre;
  • quanto custa;
  • como ocorre.
• D3 – Ação de contenção: para não piorar, agimos o mais rapidamente possível para conter o problema, evitando impactos maiores ou expansão dos efeitos. (de certa forma, podemos falar de “Ação Imediata”)
• D4 – Análise da causa raiz: chegou a hora de descobrir o que causou o problema, as causas raízes! Então, podemos usar ferramentas como o 5 Porquês, Ishikawa e outras ferramentas de análise de causas);
• D5 – Ação corretiva permanente: partimos para a resolução do problema. Aqui, definimos e implementamos soluções definitivas para eliminar a causa raiz e evitar recorrências;
• D6 – Verificação da eficácia: depois de agir corretivamente, avaliamos se as ações realmente resolveram o problema e procuramos outros possíveis impactos;
• D7 – Prevenção: implementamos controles e adotamos medidas para evitar que o mesmo problema ocorra em outros processos. Algo similar ao ACT, do PDCA;
• D8 – Reconhecimento da equipe: por fim, reconhecemos o esforço e aprendizado da equipe envolvida, comemorando e reconhecendo as pessoas. (isso deveria ser obrigatório em TODA FERRAMENTA, #engajamento 😁)

Curiosidade interessante: ela foi criada pela Ford Motor Company!

12 – QFD (Desdobramento da Função Qualidade)

O QFD é uma função muito importante para o planejamento e Controle da Qualidade. Ele é uma forma de traduzir os desejos dos clientes em requisitos técnicos.

Vale dizer que, além de ajudar a entender os requisitos desta parte interessada, ele também podemos utilizá-lo em conjunto com outras metodologias, como o PDCA ou o MASP. De forma bastante resumida, o QFD atua ajudando as empresas a:

• Identificar as necessidades e expectativas do cliente;
• Traduzir esses desejos em requisitos técnicos;
• Planejar e projetar o produto ou serviço;
• Planejar e projetar o processo que vai entregar o produto ou serviço;
• Avaliar e monitorar o processo com a finalidade de assegurar Qualidade.

De certa forma, quando o assunto são Ferramentas da Qualidade, essa é uma das metodologias mais completas. Seu uso pressupõe outras metodologias, como o PDCA já citado, assim como a Matriz de relacionamentos, benchmarking, avaliações técnicas e outras. Ou seja, ela abrange todo o processo, de forma sistêmica.

13 – Relatório A3 (ou Pensamento A3)

Originado no Lean, o Relatório A3 é uma metodologia de resolução de problemas e melhoria contínua. Ela tem suas origens na indústria automobilística, sendo criada para auxiliar o TPS (Toyota Production System).

O Relatório A3 oferece uma forma clara, lógica e visual para analisar ocorrências e eliminar causas raízes. Algo muito interessante é que essa é a técnica mais “anti-burocracia” que existe! Afinal, seu objetivo é documentar a resolução de um problema em uma única página. (mas sem ser simplista e perder informações, é claro!)

Por meio dessa estrutura enxuta, essa ferramenta estimula a clareza e a reflexão. Ela ajuda a manter a disciplina, criando informações completas, porém sintetizadas, objetivas e diretas. Sua utilização pode ser um pouco menos recomendada em problemas EXTREMAMENTE complexos, porém ainda assim pode ser útil para compreender e divulgar informações. Eu recomendo!

Ferramentas da Qualidade para planejamento e controle de planos de ação (ou tarefas)

Os planos de ação são vitais em qualquer área da administração de empresas e, por isso, precisam ser controlados de perto. Porém, convenhamos, isso pode ser um grande desafio.

Muitas ações, muitos planos diferentes, prazos e objetivos diversos, ou seja, muitos aspectos diferentes precisam ser minuciosamente monitorados.

Graças a Deming, existem várias “Ferramentas da Qualidade” que podem nos ajudar, e muito, nessa missão. Bora ver algumas delas:

14 – 5W2H (para planejamento)

A mais direta e prática de todas, certamente é o 5W2H, afinal não há ser humano na terra que trabalhe com gestão que não conheça essa ferramenta. (eu acho!) Ele nos ajuda a desdobrar objetivos em ações, trazendo maior clareza e definindo:

• o quê será feito;
• por quem;
• quando;
• onde;
• como; e
• quanto custará.

15 – Diagrama de Árvore (para planejamento)

O Diagrama de Árvore é uma daquelas Ferramentas da Qualidade utilizadas principalmente, em contextos mais complexos. Ela serve para ajudar a desdobrar um objetivo em ações menores. No geral, ela cria ramificações e “ramos de ações”, fazendo com que um projeto complexo se torne mais visual.

Além disso, essa metodologia facilita compreender quais atividades precisam ser executadas, quais dependem de quais e como isso tudo se interliga até o resultado final. Sua execução demanda tempo e foco, porém pode ser diferença entre entregar ou não um projeto. Vale a pena usar!

16 – Matriz BCG (para priorização) 

A Matriz BCG, também chamada de Matriz de Impacto Estratégico ou Matriz Crescimento-Participação, é uma ferramenta criada pela famosa Boston Consulting Group.

Ela correlaciona projetos, atividades ou ações com os objetivos estratégicos das empresas e é muito útil para priorizar a execução conforme o impacto e potencial de crescimento. Ela traz correlação dos produtos ou serviços com palavras, de certa forma, um tanto cômicas:

• Estrelas: projetos, produtos ou serviços que já funcionam bem e têm grande potencial de impacto;
• Vaca Leiteira: ações, produtos ou serviços já consolidados e que trazem bons resultados, mas com pouco potencial de expansão (crescimento);
• Ponto de Interrogação ou Crianças-Problema: ideias novas e/ou pouco testadas, mas que têm alto potencial;
• Abacaxi ou Cão: ações, projetos, produtos ou serviços com pouco impacto e resultados baixos, que é melhor descontinuar ou repensar.

17 – Matriz GUT (para priorização)

Também chamada de Matriz de Esforço x Impacto, é uma das Ferramentas da Qualidade mais simples e úteis desta lista. Ela correlaciona gravidade, urgência e tendência a fim de mostrar de forma visual o que é mais importante. Com ela, é possível analisar ações, projetos, atividades, produtos, serviços ou qualquer outro objeto de análise.

Além disso, é possível personalizá-la, acrescentando fatores de análise ou substituindo os três fatores sugeridos inicialmente (gravidade, urgência e tendência). É possível, por exemplo, trocar “tendência” por “custo” ou “gravidade” por “potencial”, enfim.

É uma ferramenta prática, fácil de usar e essencial no arsenal de qualquer profissional! Afinal, é ótima para priorizar, ajudando a decidir o que vem primeiro, por exemplo, em um plano de ações. 

18 – Matriz de Responsabilidades (para controle)

A matriz de responsabilidades ajuda a definir com clareza os responsáveis pelas atividades. Ou seja, ela esclarece quem faz o quê em cada etapa de um plano de ação, por exemplo. Nela, definem-se algumas informações essenciais para correto controle, monitoramento e execução das atividades:

• Responsável: quem executa a tarefa ou ação;
• Aprovador: quem tem a “palavra final” e assume a responsabilidade pelo resultado;
• Consultado: quem deve ser envolvido e opina tecnicamente;
• Informado: quem deve ser avisado sobre a entrega, os resultados ou decisões tomadas.

19 – Kanban (para controle)

Nosso famoso quadro de tarefas é, talvez, a ferramenta mais eficaz quando o assunto é acompanhar o avanço de múltiplas ações. (ele é tão importante que foi até mesmo automatizado aqui no 8Quali ☺️)

Ele divide as ações em 3 categorias: a fazer, fazendo e feito (to do, doing, done). Todas as ações iniciam-se no “a fazer” e são movidas de acordo com o andamento do projeto. Assim, é extremamente fácil visualizar como elas são organizadas e “o que está em que pé” (status das tarefas).

Também é possível acrescentar outras categorias, personalizando a ferramenta e melhorando muito sua aplicação. Podemos, por exemplo, acrescentar uma etapa de planejamento (ficaria: planejando, a fazer, fazendo e feito).

Essa também é uma ferramenta vital e EXTREMAMENTE utilizada no dia a dia de milhões de organizações!

20. Reuniões de Follow-up (para controle)

Não sei dizer se essa é uma das “Ferramentas da Qualidade” ou sequer uma ferramenta em si. Creio que está mais para um “Ritual de Gestão” ou coisa assim, porém, por ser muito útil, achei válido citar!

De forma simples, consistem em encontros regulares para revisar os planos de ações e alinhar ou ajustar a execução. Podem ou não ter uma estrutura fixa e variam muito de acordo com o que estamos fazendo.

Nessas reuniões, aliás, é comum utilizar as ferramentas acima citadas. Revisamos, por exemplo, o Kanban do projeto para saber o que estamos executando no momento ou o que falta fazer.

Elas são muito úteis para controlar e corrigir ações e também são muito usadas em muitas empresas. (😅 eu já participei de centenas de Reuniões de Follow-up. E nem todas eram úteis, haha) 

Outras Ferramentas da Qualidade e gestão MUITO ÚTEIS!

O legal de fazer uma mega coletânea de Ferramentas da Qualidade é que temos ferramentas para praticamente (talvez absolutamente) tudo!

Tanto que é difícil categorizar as coisas e fazer uma lista “lógica”. Assim, agrupei como pude e vou lançar mais algumas aqui, se liga:

21 – Matriz de Riscos (para gestão de riscos)

Essa é a estrela do gerenciamento de riscos e é uma das mais utilizadas na área. Ela relaciona os dois aspectos mais importantes deste tipo de gestão: a Probabilidade e o Impacto de um risco. (por isso, inclusive e didaticamente, também é chamada de Matriz de Probabilidade e Impacto, haha).

Ao fazer esse cruzamento, a matriz posiciona os riscos em uma tabela, facilitando muito sua visualização e, assim, priorização. É bastante utilizada mundo afora e, inclusive, está automatizada aqui no software da 8Quali!

22 – 5 Porquês (para análise de causas)

A famosa “técnica das criancinhas” que consiste em perguntar repetidamente “o porquê” de algo ter acontecido. A ideia é continuar se questionando até encontrar uma pergunta sem resposta, quando isso ocorre, encontramos a famosa causa raiz.

Essa é uma das técnicas que se enquadram na categoria específica de Ferramentas da Qualidade. Entretanto, elas podem e devem ser usadas em qualquer área!

23 – Brainstorming e sua “versão estruturada” Brainwriting (para ter ideias)

Achou que eu não ia citar a mãe das ferramentas empresariais? A rainha das reuniões “para sair fora da caixa”? (e como eu odeio esse termo “sair fora da caixa”… 🤮)

O Brainstorming, também chamado de Tempestade de ideias ou “Toró de parpite” consiste em uma reunião em que as pessoas falam livremente e expressam todo e qualquer tipo de ideia.

Há também uma versão mais estruturada, em que os participantes primeiro esboçam ideias no papel, escrevendo-as; depois compartilham-na com o restante do grupo. Essa vertente é pouco usada de maneira formal, e pode ser chamada de Brainwriting (“escrita cerebral”, em tradução livre).

24 – Análise SIPOC (para mapeamento de processos)

O SIPOC é uma ferramenta muito utilizada para melhorar o mapeamento de processos. Ele ajuda empresas de todas as áreas a compreender melhor entradas e saídas, impulsionando o processo produtivo.

O termo SIPOC é um acrônimo (palavra formada pela inicial de várias outras palavras). Nela, cada inicial demonstra um aspecto analisado na metodologia, sendo eles em inglês:

• Suppliers (Fornecedores);
• Inputs (Entradas);
• Process (Processo);
• Outputs (Saídas);
• Customer (Clientes).

25 – Diagrama de Tartaruga (para mapeamento de processos)

O Diagrama de Tartaruga tem praticamente a mesma função do SIPOC. Entretanto, ele tem um apelo visual ainda maior, pois seu formato acaba criando uma “tartaruguinha”. Isso não só o deixa bastante simpático, como também facilita muito sua interpretação e preenchimento.

Ele é muito usado em auditorias, processos de integração e treinamento, além de ajudar a identificar problemas, gargalos e pontos de melhoria. Nesta ferramenta, avaliamos os seguintes fatores:

• Entradas;
• Colaboradores (quem executa);
• Recursos (com quais insumos, equipamentos, etc);
• Métodos (como executa);
• Indicadores (com quais controles);
• Saídas.

Ainda mais Ferramentas da Qualidade, técnicas, metodologias e termos para você pesquisar!

Gente bonita, gente linda, gente maravilhosa… Seguinte…

A pesquisa para essa mega ultra super blaster coletânea de  ferramentas da qualidade quase me deu um aneurisma! 🤣 Afinal, são muitas ferramentas, algumas que eu nem conhecia.

Além disso, se eu for colocar todas, a lista é quase infinita, e eu realmente preciso terminar o texto! Então vou deixar mais um toró de parpite de técnicas, metodologias, ferramentais e outras coisas que você pode buscar, se liga: 

• 26 – Gráfico de Bolhas
• 27 -Matriz de Eisenhower
• 28 – Gráfico de pizza
• 29 – Análise de Modo e Efeito de Falha (FMEA)
• 30 – Gráfico de barras (ou colunas)
• 31 – Mapa de Empatia
• 32 – Gráfico de Gantt
• 33 – Business Model Canvas
• 34 – Metodologia 5S de organização do ambiente de trabalho
• 35 – SCRUM
• 36 – BSC ou Balanced Scorecard
• 37 – OKRs (Objectives and Key Results)
• 38 – Diagrama de Afinidades (ou KJ Method)
• 39 – Controle Estatístico de Processo (CEP)
• 40 – Poka-Yoke (à prova de erro)
• 41 – Design Thinking
• E ufaaaaaaaaa 😱

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O cinto de utilidades do Batman! 🦇

Eu sou fã do Batman, muito! É de longe meu herói predileto, mesmo com todas as problemáticas envolvidas. Isso acontece, talvez:

• porque ele é o personagem que mais prioriza o planejamento;
• Talvez por sua veia investigativa, de detetive mesmo;
• Pode ser por causa da inconfundível dublagem do Marcio Seixas;
• Talvez porque preto é minha cor favorita (tá, uma delas);
• Talvez porque ele seja só irado mesmo.
• Enfim, não importa!

O importante é que o Batman tem uma das ferramentas mais interessantes da história: o cinto de utilidades! Essa ferramenta é, nada mais nada menos, que um porta ferramentas. Nele, o Batman tem acesso rápido a utensílios que salvam sua vida e o tornam melhor preparado para virtualmente tudo.

E se você estiver me entendendo, foi isso que tentei criar neste texto: “O cinto de utilidades das Ferramentas da Qualidade”. Ao conhecer esses ferramentais, você se adapta, resolve problemas, lida com crises e pode ir muito além do convencional.

O Batman utiliza todas as ferramentas do cinto em todas as missões? Definitivamente não, mas ele pode escolher aquilo que vai salvar sua pele. Obviamente, você também não vai utilizar todas as ferramentas todos os dias. Mas quando precisar delas, conhecê-las vai ser o diferencial que sua empresa precisa! E que vai fazer de você um verdadeiro Batman da Qualidade! 👊🏻😉