O que é SIPOC?
Gabriela Mitoso
Existem diversas maneiras de mapear processos e melhorar a qualidade dos processos internos, e o SIPOC é uma delas.
Primeiramente, é importante compreender que o SIPOC é uma ferramenta utilizada para o planejamento do escopo de projetos, associada à metodologia Six Sigma, que gerencia os insumos e os resultados do processo produtivo.
Neste artigo, você descobrirá o que é o SIPOC, para quê serve e como aplicá-lo em sua organização.
O que é SIPOC?
Basicamente, o SIPOC é a ferramenta gráfica utilizada para facilitar o controle do escopo do projeto, voltada para a visualização das fases do projeto.
A nomenclatura desta ferramenta tem origem no inglês, onde:
- Suppliers (fornecedores): são aqueles que fornecem os recursos necessários à produção, seja dos produtos ou serviços;
- Inputs (entradas): recursos e informações necessárias para o desempenho das atividades que compõe o processo produtivo;
- Process (etapas do processo): conjunto de atividades que compõem o processo produtivo;
- Outputs (saídas): entregas e resultados obtidos pelas atividades realizadas ao longo do processo;
- Clients (clientes): quem recebe as saídas de cada processo produtivo.
O SIPOC está presente na Metodologia Seis Sigma e na primeira fase do método DMAIC, mapeando e identificando o que precisa ser melhorado no projeto.
Quando associado à aplicação do DMAIC, o SIPOC é aplicado na fase de definição do Seis Sigma, voltado para a melhoria de processos.
Para que serve?
Sendo assim, o SIPOC é a ferramenta utilizada no mapeamento de processos, buscando definir as fases do processo de forma clara e assertiva.
Isso se dá pelo fato de que o SIPOC descreve todos os itens que compõem o projeto, sendo a base para o planejamento e construção do escopo deste projeto.
Além disso, a ferramenta permite fazer o planejamento e a construção do mapa do projeto a ser executado, trabalhando na organização do processo produtivo, buscando evitar o desperdícios e as não-conformidades.
Na prática, o SIPOC permite que a organização planeje e execute os processos de maneira estratégica, através de atividades como o mapeamento, mensuração e melhoria contínua do processo produtivo.
Além disso, a ferramenta permite a realização e mensuração do controle produtivo acerca de custos, insumos e impacto de cada item na cadeia produtiva, já que os processos são relacionados e dependentes entre si.
Como aplicar?
Nesse sentido, o SIPOC busca responder 06 (seis) questões básicas acerca do processo produtivo:
- Quem fornece os insumos do processo?
- Quais são as atividades de maior impacto do processo produtivo?
- Quais os insumos principais para obter os resultados esperados e com qualidade?
- Quem são os verdadeiros clientes do processo?
- Quais as especificações definidas nas entradas do processo produtivo?
- Quais as saídas e o que se espera delas ao final do processo produtivo?
O importante no momento de responder estes questionamentos é convidar todos os envolvidos no processo a participar das discussões e das metodologias.
Assim, você pode utilizar ferramentas como o brainstorm para reuniões opiniões e visões da equipe acerca do processo, mas de uma maneira mais dinâmica e menos cansativa do que as reuniões convencionais.
Além disso, é importante dizer que antes de preencher e aplicar o SIPOC, todos os envolvidos devem estar cientes de como o processo funciona e da importância das mudanças para o resultado.
É importante também que os envolvidos tenham uma visão geral do SIPOC, assim como compreendam o seu propósito para o processo, as ferramentas utilizadas e o modelo de aplicação da ferramenta.
Para aplicar o SIPOC, é ideal começar com a definição do processo principal, deixando claro onde ele começa e onde termina, para ter maior clareza sobre o processo. Na matriz, a coluna responsável pelo processo é a coluna do meio da imagem.
Como se trata, inicialmente, da definição do processo, é importante que todas as atividades que compõem o processo estejam descritas na matriz, de acordo com o fluxo do processo.
Um detalhe muito importante: é importante que o processo tenha, pelo menos, 05 (cinco) atividades principais.
O segundo passo é identificar as saídas de cada etapa do processo (outputs), preenchendo a coluna com cada output produzido, incluindo informações, dados e tomadas de decisões.
Um ponto muito importante para a descrição das saídas é o impacto que cada uma tem na satisfação do cliente. Caso você possua muitas saídas, descreva as principais e de maior importância.
O terceiro passo é descrever quem são os clientes do seu processo. Assim, para cada saída do processo, você deve analisar os clientes relacionados. Aqui, você irá identificar se há ou não clientes para cada saída.
Esta identificação é importante para que você conheça o impacto e a relação entre as saídas e a satisfação do cliente, para que o processo produtivo não tenha desperdícios de insumos.
Esse passo também permite a análise da qualidade e da melhoria contínua, pois realizando a análise é possível medir o nível de qualidade do processo, verificando se há conformidade no processo e se está de acordo com o que foi definido.
O quarto passo é definir as entradas necessárias para cada etapa do processo produtivo. Aqui, é importante considerar os insumos, máquinas, mão de obra, sistemas de informação e tudo o que é necessário para o bom funcionamento do processo.
Esse passo é muito importante para mensurar a quantidade de insumos necessários para o processo, e assim, definir quem serão os fornecedores.
O quinto passo é identificar e definir os fornecedores de insumos do processo produtivo, preenchendo a coluna na matriz.
Identificar os fornecedores é fundamental para entender a dependência entre o processo e o fornecedor, e como um impacta a qualidade do outro.
Um detalhe muito importante sobre a aplicação do SIPOC é a possibilidade de aplicar tanto em processos físicos, utilizando papéis, ou através de planilhas ou até mesmo um sistema de Gestão da Qualidade, focando no mapeamento e na qualidade do processo.
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