Um dos pontos cruciais para a Gestão da Qualidade é a realização da Auditoria Interna. Mas afinal, por que ela é tão importante e como realizá-la de forma eficaz dentro da sua empresa? 

Para saber mais sobre a Auditoria Interna, acompanhe este artigo até o final.

Conceito de Auditoria Interna

Antes de tudo, vamos falar sobre o que é a Auditoria Interna e porque ela é tão importante para a sua empresa.

A auditoria interna consiste no conjunto de técnicas e procedimentos voltados para a análise e melhoria dos processos internos da sua empresa.

Dentro da auditoria, são analisados os pontos de impacto e de maior relevância para os procedimentos internos, com o objetivo de eliminar as não conformidades e manter o Sistema de Gestão da Qualidade funcionando de forma efetiva.

Ou seja, o papel da auditoria é analisar o funcionamento do processo interno e atuar na melhoria contínua deste processo, por meio de observações e recomendações.

Benefícios da Auditoria Interna

Além da melhoria contínua e da melhoria do Sistema de Gestão da Qualidade, podemos citar como benefícios das auditorias:

• Torna o processo interno mais fluido e com menos erros;
• Identifica os erros e propõe melhorias, fortalecendo a melhoria contínua dentro da Gestão da Qualidade;
• Trabalha e fortalece a governança corporativa, formalizando normas, processos e organizando a gestão da sua empresa;
• Proporciona maior transparência na gestão da empresa e das informações compilados ao longo da auditoria.

Partindo dessas vantagens, é completamente vantajoso realizar as auditorias em sua empresa, e vamos falar sobre a sua realização a seguir.

Como realizar a Auditoria na minha empresa

Quando aplicada à Gestão da Qualidade, a Auditoria deve estar alinhada com as normas e instruções da norma ISO 9001, já que ela está presente na estrutura desta norma.

Segundo a ISO 9001, a organização deve realizar as auditorias em intervalos planejados, provendo todas as informações sobre o Sistema de Gestão da Qualidade.

Além disso, a auditoria deve ser realizada para verificar os seguintes aspectos:

• Conformidade com os requisitos da organização, dentro do proposto pelo Sistema de Gestão da Qualidade;
• Conformidade com o proposto pela norma ISO 9001;
• Conformidade na implementação e funcionamento de todo o Sistema de Gestão da Qualidade, que deve ser mantido de forma eficaz.

Sendo assim, para realizar a Auditoria em sua empresa, você deve seguir os passos listados abaixo.

Planeje a sua Auditoria

O primeiro passo para realizar a sua auditoria interna é planejá-la de acordo com as instruções da norma ISO 9001, pois ela será o parâmetro para o Sistema de Gestão da Qualidade.

Sendo assim, é importante saber o que será avaliado, tal como o objetivo dessa avaliação e o procedimento padrão a ser utilizado.

Quando falamos de procedimento padrão, estamos nos referindo aos instrumentais e técnicas utilizadas para a condução da auditoria de qualidade.

Sendo assim, quanto mais padronizado for o seu instrumental, melhor será a condução e a organização das informações coletadas na auditoria, sem precisar se preocupar em criar novos instrumentais a cada auditoria.

Contudo, é importante destacar que cada auditoria exige um novo planejamento, tal como um plano de ação específico, que deve estar de acordo com os objetivos e necessidades de cada auditoria.

Defina objetivos para a sua auditoria

Outro ponto muito importante é definir os objetivos da sua auditoria interna, pois são eles que irão lhe direcionar ao longo de todo o processo.

Entretanto, é importante destacar que os objetivos não podem ser definidos de forma aleatória, pois é a partir deles que as ações serão organizadas e executadas.

Sabendo que o principal objetivo da auditoria é coletar informações, é fundamental compreender que estas informações são a base da tomada de decisão.

Assim, a auditoria irá lhe mostrar onde estão as não conformidades do processo e onde é necessário melhorar.

Faça a escolha dos Auditores que irão atuar ao longo do processo

Outro detalhe que faz toda a diferença na auditoria é a escolha dos auditores que irão conduzir o processo.

Assim, é importante verificar se os auditores que irão conduzir o processo possuem capacitação para atuar na área, tal como a sua imparcialidade no momento de realizar as análises.

 

Verifique as não conformidades

Este ponto é de grande impacto para a auditoria, pois ao identificar as não conformidades, a empresa deve criar meios para saná-las, fazendo com que elas não se repitam.

Sendo assim, é fundamental compreender o que leva a esta não conformidade e como ela pode ser eliminada, traçando assim um plano de ação para atuar na raiz do problema.

Realize a reunião de fechamento

A reunião de fechamento também é muito importante para a auditoria, pois aqui serão apresentados todos os detalhes e informações coletadas, sendo decisiva para a auditoria de qualidade.

Aqui, são pactuadas todas as soluções e tratativas para resolver as não conformidades encontradas, alinhando tudo com as instruções da norma ISO 9001.

Proponha as melhorias com base nos apontamentos da Auditoria Interna

Neste ponto, será organizado todo o plano de ação voltado para a solução das não conformidades e dos problemas encontrados.

Sendo assim, serão reunidos os colaborados responsáveis pelo processo e a alta direção, que devem construir um cronograma de execução e implementar as melhorias propostas.

Auditoria automatizada

O processo de auditoria pode ser automatizado por meio de um bom Sistema de Gestão da Qualidade.

Por meio desse sistema, é possível controlar todos os requisitos das normas ISO, facilitando e tornando o processo mais rápido, intuitivo e fluido.

Sendo assim, existe o Sistema de Gestão de Auditorias, que possibilita o gerenciamento de todas as etapas da auditoria, desde a sua preparação até a execução do processo, e o melhor: tudo online e acessível pelo celular.

Com o Módulo Auditorias do 8Quali é possível trabalhar de forma preventiva, com checklists personalizados para evitar erros e atrasos, otimizando o seu tempo e deixando a sua gestão mais tranquila. Através de uma plataforma intuitiva e completa, é possível gerenciar todas as etapas de preparação para as auditorias, realizar o cadastro ilimitado de auditores, e ainda realizar auditorias on-line via web e/ou app pelo computador, ou qualquer dispositivo móvel da sua preferência.

A plataforma integra com o módulo de Não Conformidades, portanto todas as não conformidades encontradas você poderá fazer as ações corretivas.

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