Já reparou como todo mundo concorda que auditoria interna é importante, mas quase ninguém gosta de fazer uma? O uso de um software para gestão de auditorias mostra por que isso acontece: o processo de auditoria interna é um grande aliado para o crescimento da empresa, só que muitas vezes ele é tratado como um mal necessário. Além disso, mesmo tratando não conformidades no dia a dia, a auditoria sempre eleva o nível do SGQ. Afinal, ela é feita com base em um referencial de excelência.

Porém, de nada adianta planejar uma auditoria perfeita no papel. Na prática, auditores e auditados se enrolam com prazos, evidências se perdem e apontamentos ficam sem ação.  você provavelmente já viveu isso pelo menos uma vez. Por isso, nesse artigo quero mostrar por que o software para gestão de auditoria da 8Quali faz diferença no seu sistema de gestão. Bora ver?

Software de gestão de auditorias: segurança dos registros da auditoria

Independentemente do apontamento (conforme, não conforme, oportunidade de melhoria), as informações documentadas durante a auditoria precisam estar seguras. Por isso, um sistema de gestão de auditorias bem estruturado garante essa segurança.

O auditor vasculha todos os processos da empresa e anota o que vê. Ou seja, informações operacionais e estratégicas ficam detalhadas nos relatórios. Portanto, elas precisam de proteção quanto à confidencialidade. Afinal, não adianta guardar um segredo de fábrica a sete chaves se as informações vazam por outros meios, né?

Além disso, o processo exige integridade nos registros. Uma não conformidade apontada, por exemplo, não pode simplesmente sumir depois da auditoria, e sim, isso acontece mais do que a gente gostaria. Por isso, um bom software de auditoria de qualidade conta com contas e senhas, criptografia, permissões de acesso, cópias de segurança e trilha de auditoria. Nesse sentido, o 8Quali oferece exatamente esses recursos.

Facilidade de armazenamento das informações

Resolvida a segurança, entra outro desafio: onde guardar tudo. Muitas vezes, não basta descrever a situação, é preciso fazer registros fotográficos como evidência.

Dá pra criar uma pasta separada pra guardar as fotos, por exemplo. Mas isso não é prático: você precisa abrir o relatório e ainda procurar a evidência específica entre todas as outras. Também dá pra adicionar fotos no editor de texto, porém isso reduz a resolução e prejudica o registro. Além do mais, dá muito mais trabalho, né?

Num software para auditoria como o 8Quali, você adiciona textos e fotos direto nos itens auditados. Dessa forma, isso centraliza as informações e facilita a análise dos apontamentos. Simples assim.

Auditorias online, mas também offline!

Contudo, essa centralização só funciona se acompanhar a empresa em qualquer cenário. Muitas empresas têm áreas sem acesso a computador ou internet, o chão de fábrica é o exemplo clássico. Nesses casos, a saída de sempre era o papel, com todos os problemas já citados.

Pensando nisso, a 8Quali trouxe a tecnologia a favor das auditorias internas. O app mobile, por exemplo, permite realizar auditorias pelo celular, mesmo offline. Dessa maneira, ele garante o registro correto e o armazenamento seguro das informações. Em seguida, todos os dados sincronizam com o software assim que a internet volta. Sem depender de rede boa, nem de estar sentado numa mesa.

Programa de auditorias centralizado em um único lugar

Com o registro resolvido, sobra ainda um problema de escala: coordenar todo mundo envolvido. Um programa de auditoria com vários auditores, por sua vez, pode virar um caos. Isso porque vários auditores significam várias planilhas ou papéis, já que nem todos conseguem usar o mesmo documento ao mesmo tempo.

Além disso, o responsável pelo programa de auditoria interna precisa juntar documentos espalhados. No final, esses arquivos ainda passam de mão em mão pra coletar assinaturas, um trabalho que consome tempo que poderia ir pra outro lugar. Em contrapartida, com o software para gestão de auditorias da 8Quali, as informações ficam centralizadas. Consequentemente, os auditores recebem notificações automáticas sobre o que precisam fazer. Assim, ao abrir o sistema de auditoria, cada um já vê suas tarefas listadas, sem trabalho extra.

Não conformidades linkadas com as auditorias

Por outro lado, de nada adianta organizar bem a auditoria se ela terminar no relatório. Na verdade, a auditoria não é um processo-fim, ela abre caminho para mudanças na empresa. Porém, muitos apontamentos ficam parados, sem virar ação de fato, e aí a auditoria vira só um exercício burocrático.

Nesse contexto, o 8Quali é um software completo de gestão da qualidade. Ele integra o módulo de gestão de auditorias ao módulo de não conformidades. Dessa forma, ao final da auditoria, o sistema já avisa os responsáveis sobre qualquer apontamento. Assim, eles podem começar o tratamento na hora, sem demora e sem burocracia extra.

Automatizar o processo com um software de gestão de auditorias é o caminho para focar na melhoria contínua da empresa!

Em suma, enviar relatórios de auditoria por e-mail e correr atrás das pessoas não ajuda a empresa em nada. Pelo contrário, os colaboradores precisam de tempo livre pra pensar e agir na melhoria da empresa. Portanto, ninguém deveria ficar atolado em burocracia manual. a auditoria já é trabalhosa o suficiente sem isso.

Por isso, um software para gestão de auditorias internas como o 8Quali, traz praticidade e segurança pro processo inteiro. Ou seja, ele cobre desde a abertura da auditoria até o tratamento da não conformidade. Dessa forma, os apontamentos viram ação e as oportunidades de melhoria realmente saem do papel.

FAQ: Principais dúvidas sobre o Software para Gestão de Auditorias

O que é um software de gestão de auditorias?
Um sistema que centraliza planejamento, execução, evidências e apontamentos da auditoria interna, substituindo planilhas e relatórios soltos por e-mail.

O software funciona sem internet?
Sim. O app mobile do 8Quali permite auditar offline pelo celular, e os dados sincronizam automaticamente assim que a conexão volta.

O apontamento da auditoria vira ação automaticamente?
Sim. O módulo de auditorias se integra ao de não conformidades: qualquer apontamento já gera uma ação com responsável e prazo definidos.

O sistema serve para auditorias da ISO 9001?
Sim. O 8Quali dá suporte a auditorias internas de SGQs baseados na ISO 9001:2015, registrando conformidades, não conformidades e melhorias.