Você já se perguntou se deve ou não implementar um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em sua organização?

Primeiramente, é importante lembrar que a implementação de um SGQ pode tornar a sua organização muito mais ágil e competitiva, desde que seja feito de forma estratégica.

Sendo assim, vamos falar sobre a implementação dos sistemas de gestão, desafios na implementação, erros e como melhorar os seus resultados a partir de um sistema de gestão.

Como implementar o SGQ?

Antes de falarmos sobre a implementação do SGQ, vamos falar sobre o seu conceito e sua importância para as organizações.

Basicamente, um sistema de gestão da qualidade é a expressão prática do que é proposto na norma ISO 9001, a qual visa o aprimoramento dos processos internos, a melhoria contínua e a satisfação do cliente.

Entretanto, como implementar o SGQ em sua empresa?

Antes de tudo, você deve ter os seus objetivos e metas muito bem definidos, para que todo o processo de implementação seja realizado em conformidade com as suas expectativas.

Em seguida, você deve executar os seguintes passos:

1. Realize um diagnóstico da situação atual da sua organização;
2. Faça um planejamento conciso para a implementação do sistema de gestão;
3. Comunique a mudança para todos os seus colaboradores;
4. Defina os parâmetros de desempenho, considerando prazo, custos, metas e indicadores de desempenho;
5. Execute as ações que levarão à implementação do sistema de gestão;
6. Promova uma auditoria interna para verificar se todos os requisitos e parâmetros foram executados.

Entretanto, é possível que ao longo desse passo a passo, você enfrente alguns desafios, e vamos falar deles a seguir.

Desafios da implementação do SGQ

Como dissemos, a implementação de um SGQ pode enfrentar alguns desafios, tanto na parte estratégica quanto na parte de pessoas.

Um dos desafios da implementação de um sistema de gestão é a redação dos documentos como políticas internas, manuais de gestão da qualidade, procedimentos e instruções técnicas.

Antes de tudo, é fundamental compreender que todo o sistema de gestão da qualidade é baseado nos objetivos de qualidade e na missão da empresa, e por isso, estes itens devem estar muito bem definidos antes mesmo da estrutura do SGQ.

Por isso, você deve se valer de um modelo padronizado para todos esses documentos, para que o processo seja menos complicado.

Outro desafio na implementação de um SGQ é o engajamento dos colaboradores, e este problema pode ter duas origens, que são a comunicação interna e a resistência às mudanças.

Por isso, a comunicação deve ser muito clara para com os colaboradores, demonstrando os benefícios e a importância do SGQ tanto para os responsáveis do processo quanto para a empresa.

Aqui, você deve pensar em maneiras de facilitar o trabalho dos seus colaboradores, pois caso o contrário, você enfrentará a resistência às mudanças, pois as mudanças devem fazer sentido para o fluxo de trabalho diário, e não apenas para o alcance de metas ambiciosas.

Sendo assim, o ideal é apostar em uma comunicação clara e sincera, além do apoio da Alta Direção em todo o processo, desde a implementação até o momento da Auditoria, que pode ser um grande desafio para a implementação.

Outro grande desafio é a Gestão de Documentos, já que a organização terá que lidar com novos protocolos, fluxos de processo e modelos de documentos. Aqui, você optar tanto por modelos de documentos quanto por um sistema que faça a gestão desses documentos.

Erros que podem comprometer o seu sistema de qualidade

Existem uma série de erros que podem comprometer tanto a implementação do seu SGQ quanto influenciar nos resultados do processo.

Acompanhe os tópicos a seguir e descubra quais os maiores erros na implementação de um sistema de gestão e como contorná-los.

Copiar os procedimentos da concorrência

Um dos principais erros na implementação do SGQ é copiar os procedimentos da concorrência, sem considerar as especificidades da sua empresa.

Antes de tudo, é importante considerar que as empresas não são iguais, e que cada uma possui o seu próprio clima organizacional e métodos de trabalho, e que isso deve ser respeitado.

Resumidamente: não existe uma receita pronta para o sucesso, pois o que pode funcionar para umas, pode ser um desastre para outras.

Por isso, você pode se inspirar em melhores práticas, desde que elas sejam adaptadas para a sua realidade, objetivos, missão de negócio, cultura e contexto onde você está inserido.

Subestimar a importância da gestão de documentos

Outro erro que pode ser muito comum nas organizações é a gestão de documentos, já que algumas acreditam que a gestão deve ser feita apenas em documentos oficiais, deixando aspectos como procedimentos e fluxos de trabalho.

Por isso, é fundamental que a sua organização se preocupe, também, em adotar alguns procedimentos para facilitar os fluxos de trabalho, como por exemplo:

• Organizar, classificar e catalogar os documentos de todos os setores, por mais que seja uma tarefa complexa;
• Realizar a guarda dos documentos em um único ambiente, a fim de facilitar o armazenamento e a procura, caso necessário;
• Ter uma cópia, de preferência digital, de todos os documentos;
• Manter os dados atualizados e sincronizados tanto no computador quanto nos dispositivos móveis.

Não documentar as não conformidades

Identificar as não conformidades é essencial para o SGQ. Contudo, documentá-las também faz parte do processo, já que essa documentação permite a construção de um histórico de não conformidades, baseada na identificação das causas dos problemas.

Pensando nisso, você pode aderir aos relatórios de não conformidade e às ferramentas de análise de risco, para analisar as probabilidades e se preparar para eventuais problemas.

Utilizar um SGQ aleatório e fora da sua realidade

Outro grande erro que pode comprometer a implementação do seu SGQ é o uso de diversos sistemas e aplicativos de gestão da qualidade.

É importante lembrar que aderir à vários sistemas e aplicativos não é garantia do sucesso, pois várias informações e métodos aleatórios podem prejudicar o desempenho final do seu sistema de gestão da qualidade.

Nesse sentido, o melhor é escolher um software de gestão da qualidade que seja completo e integrado, lhe oferecendo o suporte necessário para o desenvolvimento da sua organização.

Não fazer o gerenciamento correto dos indicadores de desempenho

Como dissemos anteriormente, o sistema de gestão da qualidade deve ser baseado nos seus objetivos e em sua missão organizacional, e por isso, os indicadores devem ser definidos de forma real e concisa.

Ao definir os indicadores de desempenho, é importante lembrar que eles devem ser de fácil compreensão e monitoramento, além de estar em consonância com os seus objetivos e missão organizacional.

Não integrar a Alta Direção no processo de Gestão da Qualidade

Por último, mas não menos importante, temos a participação da Alta Direção no processo de implementação do SGQ.

Sendo assim, a liderança deve apoiar os colaboradores em todo o processo, além de dar suporte e estar comprometido com o processo de mudança, para que a organização tenha os melhores resultados.

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