Todo o processo de criação do planejamento estratégico e de melhorias conta com uma série de ações a serem realizadas, e uma delas e a construção do plano de ação.

Na prática, o plano de ação serve como um mapa para direcionar a organização, definindo o passo a passo de como serão feitas as mudanças, tal como os seus critérios de mensuração, prazos e outros aspectos.

Sendo assim, vamos te explicar a seguir o que é um plano de ação, sua importância e como elaborá-lo da maneira correta.

O que é um plano de ação?

Conceitualmente, um plano de ação pode ser entendido como um documento que traz a descrição de todas as ações a serem realizadas para o alcance de um determinado objetivo.

Além das ações, o plano também traz a descrição do que deve ser feito, os responsáveis, metas, objetivos e o prazo para a realização da ação em si.

Ou seja: o principal objetivo do plano é padronizar o trabalho, criando rotinas e estabelecendo critérios para o alcance dos macro objetivos.

Importância do plano de ação

Como podemos perceber, o plano de ação é essencial para qualquer organização que deseje distribuir tarefas, definir prazos e melhorar as ações internas, chegando à realização do objetivo.

Sendo assim, é importante lembrar que um dos maiores problemas quando falamos de estratégia e de objetivos é a dificuldade em tirar as ações do papel e torná-las realidade, e é exatamente este o papel do plano de ação.

Além disso, um bom plano tem o poder de pactuar as ações que devem ser realizadas, viabilizando o alcance dos objetivos, tornando-o mais concreto por meio de ações e aspectos palpáveis.

Quando utilizá-lo?

O plano de ação pode ser utilizado em diversos momentos na organização. Porém, ele é muito mais comum em momentos de definição de estratégias ou de melhoria, já que ele trabalha todos os detalhes que devem ser realizados para o alcance dos objetivos.

Além disso, um bom plano pode estar presente no gerenciamento de projetos e na gestão estratégica como uma espécie de manual das ações a serem realizadas, facilitando a execução e o controle de todos os processos.

Vantagens de um bom plano de ação

Como vimos, o plano de ação consegue viabilizar os objetivos por meio da documentação de todo o processo a ser realizado. Sendo assim, podemos citar como vantagens de contar com um bom plano de ação:

• Execução das ações de maneira consciente, já que o plano de ação direciona à organização para o alcance dos objetivos de maneira racional e estruturada;
• Otimização do tempo, pois o plano também traz a descrição de cada atividade a ser realizada, tal como os seus responsáveis e prazos, facilitando o dia a dia da organização;
• Possibilidade de tornar as ideias uma realidade, pois é com base neste plano que elas são viabilizadas;
• Melhor distribuição de tarefas e desenvolvimento de uma equipe muito mais forte e engajada;
• Definição de prazos, facilitando o controle das atividades e fazendo com que as ações sejam melhor organizadas.

Partindo dessas vantagens, você pode estar se perguntando: como elaborar um plano de ação eficiente?

Como elaborá-lo?

Para que você não se sinta perdido no momento de elaborar um bom plano, é necessário organizar as informações e o que deve ser feito antes, durante e depois dele.

Assim, é importante que você analise quais os dados essenciais para o seu plano, e uma boa maneira de organizá-los é por meio da metodologia 5W2H, onde você irá responder aos seguintes questionamentos:

• What, que significa o que será feito, ou ainda, a atividade realizada. Aqui, você deve descrever com detalhes o que será colocado em prática;
• Why, que significa o porque será feito. Aqui, você deve descrever qual a sua motivação para realizar essa atividade, verificando se ela é realmente efetiva ou não;
• Where, que indica onde a atividade será feita, incluindo o local e as ferramentas que serão utilizadas;
• When, que informa quando a atividade será realizada, definindo assim o prazo de realização do plano;
• Who, que indica o responsável pela ação;
• How, que indica como será feita essa essa ação, e o mais indicado é que você divida uma ação grande em pequenas ações, para que ela seja realizada da maneira correta;
• How much, que indica o custo para a execução da ação, incluindo materiais, pessoal, treinamento, dentre outros.

Se você preferir, pode utilizar o próprio ciclo PDCA para incrementar o seu plano, tornando-o contínuo e verificando se as ações serão continuadas e melhoradas, garantindo o bom desempenho do seu plano.

Você pode elaborar seus planos de ações dentro do 8Quali.

Com o 8Quali você automatiza o seu Sistema de Gestão da Qualidade. Solicite uma demonstração gratuita em nosso site.