No artigo de hoje, vamos explicar a importância de automatizar a gestão de documentos da empresa, bem como trazer as melhores práticas de documentação para nossos negócios.

Para começar, precisamos entender que a gestão de documentos é o processo de armazenar, organizar e gerenciar os documentos de uma empresa de maneira eficiente. Isso inclui a criação, o armazenamento, o acesso e o descarte de documentos. Além da manutenção de registros e da segurança deles, é claro! 

Essa gestão pode ser feita de maneira manual ou automatizada, dependendo das necessidades e recursos que sua empresa possui. 

O principal objetivo da gestão de documentos é garantir acessibilidade, preservar integridade e otimizar o tempo. E ainda contribuir para que a empresa esteja cumprindo com todas as regulamentações e leis aplicáveis conforme o tipo de negócio. Agora, vamos entender um pouco melhor cada um desses três fatores.

1° Acessibilidade facilitada

A gestão de documentos automatizada permite que os documentos sejam acessados, armazenados e organizados de maneira mais eficiente. Isso porque um sistema de gestão de documentos permite que um documento seja organizado de forma que facilite sua busca para os colaboradores.

Além disso, as soluções de automatização geralmente permitem que vários usuários acessem e colaborem em um documento ao mesmo tempo. Isso certamente auxiliará o processo de trabalho em equipe, agilizando-o e gerando mais qualidade na elaboração dos documentos.

Outro ponto que garante maior acessibilidade é que a gestão automatizada pode ajudar a agilizar processos de negócios, como aprovações de documentos. O que permite que as decisões sejam tomadas mais rapidamente. Isso porque todo o fluxo de aprovação dos documentos passa a ser realizado através da ferramenta de gestão, notificando responsáveis e acelerando as rotinas.

2° Preservar a integridade das informações

Ao automatizar processos, é possível diminuir a possibilidade de erros humanos, como perda, dano, extravio de documentos ou alterações não intencionais.

A automatização da gestão de documentos permite ainda que os documentos sejam protegidos com senhas e outras medidas de segurança, como níveis de acesso. Isso contribui para que não haja vazamento de informações, por exemplo, por pessoas não autorizadas.

E o mais importante: documentos armazenados em um sistema de gestão não correm o risco de estragarem com o manuseio, umidade, mofo e outros fatores que podem ocorrer nos documentos em papel.

Em síntese: a informação documentada está segura pelo tempo que você determinar!

3° Otimizar o tempo das pessoas

Como se não bastassem as melhorias apresentadas nos tópicos anteriores, a automatização permite ainda que as tarefas relacionadas à gestão de documentos sejam realizadas de maneira mais rápida e precisa.

O processo de gestão de documentos, quando realizado de forma manual, passa por várias etapas que podem atrasar as entregas, além de facilitar o extravio de documentos. 

Por isso, a agilidade de um sistema de gestão faz com que a empresa tenha uma maior eficiência e produtividade nos processos. Liberando tempo para que os colaboradores possam se concentrar em outras atividades. Afinal, como as pessoas terão tempo para exercer melhoria contínua se precisam gastar horas e horas apenas buscando informações?

Com a automatização da gestão de documentos também é possível reduzir custos de armazenamento e impressão de documentos. E ainda diminuir o tempo gasto em tarefas manuais. Se somarmos cada uma das otimizações do processo de automatização, o resultado é uma economia absurda de recursos!

Diferenciais do software 8Quali para Gestão de Documentos

O 8Quali possui diversos recursos que podem auxiliar sua empresa na gestão da qualidade. Algumas das funcionalidades do módulo de gestão de documentos são ideais para quem quer automatizar a gestão de documentos e alcançar resultados superiores. Dentre essas funcionalidades, cabe ressaltar 3, vejamos!

A Funcionalidade de Automação foi desenvolvida com o intuito de que o sistema realize tarefas automaticamente a partir das configurações definidas pelo usuário. Otimizando assim o tempo de realização de tarefas.

Já a Funcionalidade de Confirmação de Leitura torna possível acompanhar quais usuários abriram o documento para leitura, efetivamente. Isso auxilia no fluxo de documentos pois é mantida a rastreabilidade do documento e facilita na hora de entender como anda o treinamento das pessoas.

Por fim, vale ressaltar a Funcionalidade de Editor de Texto Online, a cereja do bolo da gestão de documentos! Isso porque através da integração do 8Quali com a Microsoft 365 é possível realizar a edição diretamente no sistema, sem a necessidade de baixar arquivos. Tornando a edição muito mais interativa, fluida e segura.

Existem centenas de funcionalidades que podem integrar melhor sua gestão de documentos às rotinas de diversos sistemas de gestão. Essas são apenas alguns dos destaques da nossa ferramenta. Que tal buscar mais resultados para o seu Sistema de Gestão junto com a gente?

Desafios do processo de automatização da gestão de documentos

Sabemos que uma gestão de documentos automatizada pode trazer diversos benefícios para a empresa. Mas também existem alguns desafios a serem superados, é como diz o ditado: “antes de melhorar, precisamos piorar”! Então, vamos entender um pouco melhor essa história:

• Custo inicial: implementar a automatização da gestão de documentos pode ser um investimento inicial considerável, dependendo do tamanho e complexidade da empresa. Antes de começar a aproveitar os benefícios, será necessário investir tempo e recursos no projeto;
• Necessidade de treinamento: é importante treinar os colaboradores sobre como utilizar o software ou sistema de gestão de documentos automatizado. Do contrário, o projeto muito provavelmente falhará e a gestão voltará para o modo manual;
• Dependência da tecnologia: a automatização da gestão de documentos pode depender de tecnologias como computadores e conexão à internet. Resultando em problemas em caso de falhas ou interrupções. Entretanto, com o avanço tecnológico, é possível desfrutar de tablets ou outros equipamentos a custos baixos, o que trará grande melhoria ao sistema;
• Dificuldade de mudança: mudar para uma gestão de documentos automatizada pode ser desafiador para algumas empresas. Principalmente se os colaboradores estiverem acostumados a realizar as tarefas de maneira manual. Entretanto, essa mudança pode gerar uma revolução cultural na empresa e ajudar a reforçar os padrões de gestão como um todo!

Uma conclusão óbvia: a automatização traz uma gestão de documentos de alto valor

Cada vez mais, o tempo é o maior ativo das empresas, por isso otimizá-lo é essencial. Fazer a gestão dos documentos da empresa demanda muito tempo. Isso porque para que os documentos da empresa tenham um alto valor, garantindo confiabilidade nas informações, é preciso que a equipe responsável pela gestão trabalhe de forma organizada e atenta aos detalhes.

O processo de gestão de documentos possui várias etapas, as quais envolvem muitas pessoas. Por isso, contar com um software de gestão pode trazer muita agilidade e organização à empresa. Além de garantir o fácil acesso e a segurança das informações.

Se você chegou até aqui mas ainda tem dúvidas de como começar, entre em contato com o 8Quali. Temos certeza que conseguimos te ajudar a automatizar a gestão de documentos da sua empresa com muita qualidade!

Existem muitos softwares que podem ajudar a armazenar, organizar e gerenciar documentos eletrônicos de maneira mais eficiente. Pensando nisso, o 8Quali desenvolveu um software baseado na ISO 9001, feito por gestores da qualidade para gestores da qualidade. Dentre os 12 módulos do software, um deles é voltado exclusivamente para a gestão de documentos. Entre em contato com a gente e vamos juntos descobrir a melhor forma de automatizar os seus processos!