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O que é a folha de verificação e quando utilizar?

Neste artigo, vamos falar sobre a folha de verificação e a sua importância para a Gestão da Qualidade e dos processos internos. Saiba mais!
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O que é a folha de verificação e quando utilizar?

Você já ouviu falar sobre a folha de verificação como ferramenta da Gestão da Qualidade? No artigo de hoje, vamos falar sobre o que é a folha de verificação, quando utilizá-la e quais as suas vantagens para a Gestão da Qualidade.

O que é a folha de verificação?

A folha de verificação é um instrumento simples utilizado na Gestão da Qualidade, que normalmente assume a forma de um formulário, com o objetivo de coletar e apresentar dados da empresa.

Sendo assim, podemos dizer que a folha de verificação pode assumir a forma de um checklist, onde a empresa pode determinar alguns itens que devem ser verificados de forma rápida e efetiva.

Quando utilizar?

A folha de verificação pode ser utilizada em diversos momentos, no qual a empresa deseja identificar não conformidades e analisar o andamento da atividade, como por exemplo:

  • Verificação dos processos de produção;
  • Identificação de itens defeituosos;
  • Estudo de causa-efeito de alguns problemas na produção;
  • Coleta de dados para a melhoria contínua do processo.

Por exemplo, se a empresa notou alguns itens com defeito na linha de produção, pode fazer a verificação por meio dessa ferramenta, a fim de identificar onde é a origem do problema.

Antes de tudo, é importante dizer que esta ferramenta não é condenatória nos processos e nos seus responsáveis, mas sim a base da melhoria contínua do processo.

Sendo assim, esta ferramenta analisa os processos de forma analítica, verificando onde estão as não conformidades e as variações do processo produtivo.

A partir dessa identificação, é possível criar soluções e propor a padronização dos processos internos, garantindo o sucesso e a qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Vantagens e desvantagens da folha de verificação 

Primeiramente, esta ferramenta pode trazer diversas melhorias para a empresa e para os processos internos como um todo.

Sendo assim, podemos citar como principais vantagens:

  • Possibilidade de identificar os erros do processo;
  • Melhoria contínua e padronização dos processos internos por meio da checagem do processo;
  • Possibilita a criação de uma estrutura mais organizada e um método específico para a coleta e tratamento de dados;
  • Otimiza tempo na coleta de dados;
  • Permite a análise dos gargalos e problemas dos processos;
  • Possibilita a integração entre as diversas ferramentas da qualidade, como por exemplo, o diagrama de causa-efeito;
  • Redução de custos com retrabalho e não conformidades no processo.

Entretanto, existem algumas desvantagens em adotar essa ferramenta, mas elas estão relacionadas com o cuidado com a aplicação da ferramenta em si.

De modo geral, a aplicação dessa ferramenta é realizada com base na amostragem do processo em si.

Contudo, se a sua empresa desejar fazer uma análise muito mais profunda, o processo se torna muito demorado e exaustivo, demandando muito mais tempo e recursos, sendo a grande desvantagem da ferramenta.

Como fazer a sua folha de verificação

Como dissemos, as folhas de verificação são utilizadas na coleta de dados e informações dos processos. Contudo, esta coleta é realizada com base em alguns critérios:

  • Objetivo da verificação em si, ou seja, qual o real motivo da aplicação da ferramenta naquele processo;
  • Periodicidade da aplicação da ferramenta, podendo ser diário, semanal ou mensal;
  • Modelo do formulário, incluindo os critérios e os tipos de marcador utilizados na coleta de dados;
  • Responsável pela aplicação do formulário e coleta de dados, sendo essencial que este responsável compreenda a importância deste processo;
  • O tamanho da amostra a ser analisada, para não perder muito tempo na aplicação e na coleta de dados.

Depois de definir estes critérios, é o momento de criar o instrumental. Assim, o modelo mais utilizado é uma simples tabela, onde devem estar os itens a ser verificados e os objetivos da análise.

É essencial que nessa tabela estejam os seguintes dados:

  • Problema a ser analisado;
  • Data e periodicidade da análise;
  • Produto ou serviço analisado;
  • Seção ou departamento;
  • Total de itens inspecionados;
  • Responsável pela inspeção;
  • Tipo de defeito ou não conformidade identificados;
  • Frequência das não conformidades.

Perceba que o instrumental é simples, mas que pode fazer toda a diferença no momento de identificar as causas dos problemas.

Exemplos de folhas de verificação

Existem diversos tipos de folhas de verificação, que podem ser utilizadas para:

  • Analisar a distribuição do processo em si, considerando as especificações e parâmetros de qualidade dos produtos;
  • Analisar a frequência dos erros e das não conformidades, com base no espaço de tempo e periodicidade;
  • Analisar a raiz do problema, estando diretamente relacionada com o diagrama de causa-efeito;
  • Classificar as não conformidades de acordo com os critérios, que podem ser a complexidade do processo, periodicidade e outras categorias.

O mais importante é compreender que a folha de verificação é essencial para a Gestão da Qualidade, principalmente no que se trata da identificação de problemas e da melhoria contínua dos processos.

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