Executar Auditorias da Qualidade à distância tem se tornado uma necessidade em qualquer empresa. Elas são mais ágeis, facilitam o processo e reduzem muitos custos em diversos contextos. Dessa forma, mais e mais empresas têm optado por essa modalidade de auditoria.

Entretanto, convenhamos, se mal executada, esse tipo de auditoria pode ser um grande desastre. Afinal, auditoria à distância só se popularizou realmente no pós-pandemia, sendo algo muito novo para a maioria dos profissionais e empresas, o que sempre traz certos níveis de risco.

Se mal planejada, podemos ir desde a completa impossibilidade de realização do processo, tornando a auditoria inválida e impossível, até a execução de um processo falho e pouco assertivo. Nos dois casos, a busca por melhorias não acontece, as não conformidades passam batido e, até mesmo, podem surgir não conformidades inexistentes (fruto da má execução do processo).

Mas calma, a ideia deste conteúdo não é desincentivar a realização de Auditorias da Qualidade à distância, muito pelo contrário! Elas podem ser extremamente importantes para sua empresa e para o Sistema de Gestão da Qualidade. O que faremos, aqui, é falar de algumas ferramentas que você precisa ter na hora de executar esse tipo de auditoria. Isso vai garantir um processo fluido, funcional e ótimos resultados para todos! Então, vamos lá?

Auditorias remotas ou híbridas?

Antes de falar das ferramentas necessárias, lembre-se sempre de avaliar o contexto da sua empresa. Na maioria esmagadora dos casos, realizar auditorias 100% remotas é inviável. Assim, é preciso compreender se o melhor caminho não seria um processo híbrido, ou seja, parte online e parte presencial.

Neste caso, o auditor (seja interno ou externo) fará a parte mais “burocrática” de forma virtual, analisando documentos e parte dos processos à distância, e outra parte presencial, analisando processos e entrevistando pessoas in loco.

É possível, por exemplo, analisar procedimentos, políticas e manuais remotamente, e depois ir até a empresa analisar a execução do dia a dia e conversar com as pessoas. Isso pode agilizar muito o processo e economizar custos com transporte e estadia. Porém, para que isso seja possível, precisamos contar com algumas ferramentas essenciais, sendo elas:

1 – Plataformas de videoconferência

É impossível realizar Auditorias da Qualidade à distância sem uma boa plataforma de reuniões online. Nelas, auditores e auditados poderão interagir, conversar e discutir os aspectos necessários destes processos.

Não há muito segredo aqui, e as ferramentas escolhidas precisam possibilitar o compartilhamento de tela (para mostrar documentos, por exemplo). Uma câmera também será vital, tanto para interação auditor auditado como, talvez, para apresentação de alguma parte do processo.

Porém, o mais vital é garantir uma boa conexão nos aparelhos utilizados, tornando possível uma conversa sem travamentos, sem isso, não há auditoria!

2 – Sistemas para Gestão de Documentos

Em muitos casos, estaremos lidando com documentos que não podem ser compartilhados sem a devida proteção. Bem como, muitas vezes, o auditor precisará ter acesso ao documento na íntegra. Assim, nem sempre o compartilhamento de tela será suficiente. Ou seja, esses documentos precisam estar disponíveis para as partes interessadas. Por isso, contar com um bom software para Gestão de Documentos é fundamental.

Contando com o 8Quali, por exemplo, você facilita o acesso e a organização de documentos tanto para auditores quanto para auditados. Ele permite a centralização de arquivos em uma plataforma segura e simples, com controles de acesso que garantem que somente pessoas autorizadas possam visualizar e baixar documentos.

Isso otimiza a preparação e execução de auditorias, proporcionando um fluxo de trabalho mais ágil e eficiente para a análise de conformidade e registros. Bem como com 100% de segurança!

3 – Aplicativos para anotações e registro de evidências

Seja em Auditorias da Qualidade à distância ou presenciais, registrar evidências é vital. Elas são não só a comprovação das ocorrências identificadas, como também substrato essencial na hora de realizar as tratativas. Esses tipos de evidências podem ser das mais variadas possíveis, tais como:

• Relatórios diversos;
• Registros de treinamento;
• Imagens dos processos (fotos ou vídeos);
• Logs de processos;
• Dados de indicadores;
• Resultados de testes ou medições;
• Relatos de entrevistados;
• Reclamações de clientes;
• Documentos não revisados;
• E uma infinidade de outras opções.

Quando pensamos nessa quantidade de possibilidades, nos deparamos com várias dificuldades, porém 2 delas se sobressaltam.

Primeiro, é preciso garantir que essas evidências sejam “explicadas” e relacionadas aos requisitos das auditorias. É preciso que o auditor faça a ligação da evidência coletada a não conformidade identificada, por exemplo. Aqui, “aplicativos de anotações” podem resolver, mas isso pode gerar outro problema, já voltamos a isso.

Segundo, essas evidências precisam ser salvas em algum lugar e estar disponíveis para consulta posterior. Isso, é claro, estando completamente rastreáveis e facilmente ligadas às constatações que o auditor apontou (não conformidades ou pontos fortes, por exemplo). E é aqui que as coisas complicam…

Você pode até criar pastas na intranet e, nelas, colocar as evidências e arquivos de texto com as anotações e constatações do auditor. Porém, vai ter que fazer a rastreabilidade à mão. Isso, torcendo para que nenhum arquivo se corrompa ou que alguém, sem querer, apague uma evidência. Fora o retrabalho de, depois, analisar tudo isso e transformar em uma ocorrência (que precisará ser colocada em uma planilha e novamente ligada às evidências e pastas, enfim).

Integrando processos de maneira simples e rápida

Por isso, o mais recomendado é usar um software para gestão de auditorias. Com o Software 8Quali, por exemplo, você facilita o compartilhamento de evidências e centraliza as constatações de forma eficiente e 100% rastreável.

Ele permite que documentos e registros sejam acessados de maneira segura e organizada, possibilitando que auditores e auditados interajam e compartilhem informações em tempo real. Além disso, a ferramenta ajuda a registrar e acompanhar constatações, como não conformidades e observações, simplificando o gerenciamento de auditorias remotas e mantendo todas as evidências necessárias em um só lugar. Isso tudo ligando automaticamente as ocorrências às evidências registradas.

Além disso, ao final do processo, você consegue transformar as constatações de auditorias em não conformidades tratáveis ou planos de ações com alguns cliques. Eliminando o retrabalho!

Auditorias da Qualidade à distância: agilidade e excelência

Talvez, se formos mais conservadores, as Auditorias da Qualidade à distância pareçam ineficientes ou pouco úteis, talvez gostemos muito mais do formato presencial. Porém, elas não só são uma realidade como são o futuro!

Hoje, raramente teremos auditorias 100% presenciais, com grande parte da fase de análise de documentos acontecendo de forma híbrida. As auditorias à distância oferecem uma combinação valiosa entre agilidade e abrangência, permitindo que as organizações mantenham altos padrões de qualidade mesmo em cenários remotos.

Essa peculiaridade, aliada ao suporte de ferramentas digitais especializadas, possibilita coletar, organizar e compartilhar evidências de forma segura e eficaz. Essa abordagem facilita a análise de documentos e a verificação de processos em tempo real, sem as limitações geográficas que tanto encarecem ou até mesmo impossibilitam os processos. Além disso, a centralização das constatações e registros melhora a comunicação entre auditores e auditados, resultando em auditorias mais eficientes e bem-documentadas.

Com o avanço da tecnologia e o surgimento de novas ferramentas (como a realidade aumentada, por exemplo), as Auditorias da Qualidade à distância tendem a se tornar cada vez mais utilizadas, possibilitando melhorias sem fim. Então, tome a frente na inovação e comece agora mesmo a otimizar seus processos. Entre em contato conosco e vamos juntos digitalizar sua empresa!

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