Melhor Software para Gestão da Qualidade! | Tel.: (48) 3036-2437

Blog

Como as planilhas podem prejudicar sua auditoria da qualidade?

Como as planilhas podem prejudicar sua auditoria da qualidade!
Ferramentas da Qualidade

Como as planilhas podem prejudicar sua auditoria da qualidade?

Convenhamos, quando o assunto são as auditorias da qualidade, todo mundo “treme na base”! Porém, o assunto que geralmente fica na boca do pessoal é o medo que os auditados sentem. Por outro lado, pouco se fala sobre as dificuldades de quem está do outro lado da moeda: os auditores.

Sim, eles também sofrem! Vamos focar nos auditores internos, por exemplo. Eles sofrem com diversos problemas: resistência dos auditados, técnicas de contra-auditoria, dificuldades para conciliar a auditoria com seus processos diários, falta de tempo, dificuldades para explicar os apontamentos para as pessoas, entre dezenas de outros problemas.

Agora imagine você passar por todas essas barras-pesadas sem ter o apoio de uma ferramenta eficiente… Ter que superar todas essas dificuldades e ainda por cima pensar em como lidar com a parte mais burocrática do processo. Horrível, não é mesmo?

Então, por isso, no artigo de hoje vamos falar dos problemas que as planilhas podem trazer para sua auditoria da qualidade. Esse é um contato para mandar para a diretoria e fazer aquela pressão saudável para eles automatizarem os processos da qualidade! 🤭

Dificuldade de integrar auditores e processos

Um dos problemas mais graves é a descentralização das informações. Como bem sabemos, depois de auditar, é preciso emitir um relatório detalhado da auditoria da qualidade. Esse relatório é o que vai dar o input para as tratativas e ações de melhoria.

Até aí tudo bem, afinal, é só um relatório. Mas imagine ter que organizar um relatório com TODOS os pontos de melhoria, observações e não conformidades quando está tudo em uma planilha… Pinçar cada detalhe e reescrevê-lo em um documento de texto, por exemplo. Afinal, é preciso organizar as informações, não é mesmo?

E piora! Quando a auditoria é feita por mais de um profissional (o que, convenhamos, é bastante comum), o que costuma acontecer é que cada um tem uma planilha com o que será auditado. Depois disso, é preciso centralizar todas as informações em uma planilha só, vamos falar sobre esse retrabalho mais à frente.

O problema maior é que isso dificulta demais a visão sistêmica da empresa. Como está tudo “separado”, as pessoas não conseguem enxergar o processo de forma objetiva e integrada. Os auditores, por exemplo, auditam “separadamente”. Cada um com sua planilha, sem conseguir acessar informações em tempo real de como anda a auditoria em outros processos.

Retrabalho demais e tempo perdido!

Vamos a uma pequena linha do tempo, acompanhe comigo. O que geralmente acontece é:

  1. Você planeja a auditoria – planilha ou documento de texto;
  2. Vocês criam os checklists – outra planilha ou documento de texto;
  3. Você e a equipe auditam – mais planilhas ou documentos de texto que precisam ser separados entre os auditores;
  4. É preciso emitir um relatório detalhado de auditoria – planilha ou documento de texto.

Eu simplifiquei bastante, eu sei, mas no item 4 da lista acima você precisará centralizar TUDO que foi feito nos itens 1, 2 e 3. Isso se traduz em mais algumas boas e tediosas horas apenas “copiando e colando” informações de um doc para outro.

Na melhor das hipóteses, se você for muito bom em algum editor de planilhas, consegue integrar tudo na própria planilha.

Show, aí o problema de tempo perdido acabou né?

Haha, quem dera. Afinal, convenhamos, a única diferença é que você alocou o tempo antes de fazer as planilhas. Ou você acha que fazer uma planilha top ultra integrada é rápido? Na prática, só antecipamos o retrabalho para antes da execução das auditorias.

Lembre-se: o trabalho real do auditor é coletar informações que agreguem valor aos processos da empresa, não ficar horas e horas consolidando informações em um relatório ou planilha.

Dificuldade para registrar evidências

Por fim, mas não menos importante: como a gente coleta uma evidência fotográfica em uma planilha? Esse fato, inclusive, poderia estar no tópico de retrabalho também, afinal é mais um documento registrado em outro repositório que precisará ser centralizado em outro lugar.

Sabemos que as evidências são fundamentais para embasar os apontamentos e na tratativa das não conformidades. Muitas vezes, um simples texto pode servir de evidência, apontando para algum documento, por exemplo. Entretanto, muitas vezes, é necessário fotografar ou filmar o processo, ou até mesmo anexar algum documento muito específico.

E aí, como fazemos isso em uma planilha? As fotos, até é possível colocar em uma célula da planilha, vai “estar lá”. Mas a visualização do leitor é péssima… Se for vídeo, então, aí só colocando um link e torcer para que nada dê errado no redirecionamento.

Bons auditores sabem: auditoria sem evidência não é auditoria, é achismo. E como auditar bem sem uma ferramenta que possibilite a coleta dinâmica de evidências?

Conclusão simples: as planilhas prejudicam a auditoria da qualidade…

Eu sei, o choque de realidade pode ser grande. Talvez você nunca tenha pensado dessa forma e sempre tenha usado planilhas. Mas seu trabalho poderia ser muito mais otimizado, eficaz e eficiente com uma ferramenta automatizada.

Neste ponto, acho que vale pensar que a auditoria é um processo que nos ajuda a identificar falhas e encontrar pontos de melhoria. Então:

  • Se nós demoramos a encontrar as falhas porque as auditorias são ineficientes, perdemos dinheiro, tempo e competitividade;
  • Se demoramos a encontrar pontos de melhoria, inovamos menos, retrabalhamos mais e perdemos capacidade de entrega.

O resultado, então, é uma empresa que evolui menos e não consegue melhorar tão continuamente quanto necessário. Se você não quer isso para os seus processos VEM PRA 8QUALI! Nossa tecnologia já tem mais de 10.000 mil usuários e está pronta para otimizar seu processo de auditoria da qualidade, bem como de integrá-lo com a tratativa de não conformidades e a gestão de projetos. Clique aqui para marcar uma conversa com a gente!

Deixe o seu comentário

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Close Bitnami banner
Bitnami