Convenhamos, quando o assunto são as auditorias da qualidade, todo mundo “treme na base”! Porém, o assunto que geralmente fica na boca do pessoal é o medo que os auditados sentem. Por outro lado, pouco se fala sobre as dificuldades de quem está do outro lado da moeda: os auditores.

Sim, eles também sofrem! Vamos focar nos auditores internos, por exemplo. Eles sofrem com diversos problemas: resistência dos auditados, técnicas de contra-auditoria, dificuldades para conciliar a auditoria com seus processos diários, falta de tempo, dificuldades para explicar os apontamentos para as pessoas, entre dezenas de outros problemas.

Agora imagine você passar por todas essas barras-pesadas sem ter o apoio de uma ferramenta eficiente… Ter que superar todas essas dificuldades e ainda por cima pensar em como lidar com a parte mais burocrática do processo. Horrível, não é mesmo?

Então, por isso, no artigo de hoje vamos falar dos problemas que as planilhas podem trazer para sua auditoria da qualidade. Esse é um contato para mandar para a diretoria e fazer aquela pressão saudável para eles automatizarem os processos da qualidade! 🤭

Dificuldade de integrar auditores e processos

Um dos problemas mais graves é a descentralização das informações. Como bem sabemos, depois de auditar, é preciso emitir um relatório detalhado da auditoria da qualidade. Esse relatório é o que vai dar o input para as tratativas e ações de melhoria.

Até aí tudo bem, afinal, é só um relatório. Mas imagine ter que organizar um relatório com TODOS os pontos de melhoria, observações e não conformidades quando está tudo em uma planilha… Pinçar cada detalhe e reescrevê-lo em um documento de texto, por exemplo. Afinal, é preciso organizar as informações, não é mesmo?

E piora! Quando a auditoria é feita por mais de um profissional (o que, convenhamos, é bastante comum), o que costuma acontecer é que cada um tem uma planilha com o que será auditado. Depois disso, é preciso centralizar todas as informações em uma planilha só, vamos falar sobre esse retrabalho mais à frente.

O problema maior é que isso dificulta demais a visão sistêmica da empresa. Como está tudo “separado”, as pessoas não conseguem enxergar o processo de forma objetiva e integrada. Os auditores, por exemplo, auditam “separadamente”. Cada um com sua planilha, sem conseguir acessar informações em tempo real de como anda a auditoria em outros processos.

Retrabalho demais e tempo perdido!

Vamos a uma pequena linha do tempo, acompanhe comigo. O que geralmente acontece é:

1. Você planeja a auditoria – planilha ou documento de texto;
2. Vocês criam os checklists – outra planilha ou documento de texto;
3. Você e a equipe auditam – mais planilhas ou documentos de texto que precisam ser separados entre os auditores;
4. É preciso emitir um relatório detalhado de auditoria – planilha ou documento de texto.

Eu simplifiquei bastante, eu sei, mas no item 4 da lista acima você precisará centralizar TUDO que foi feito nos itens 1, 2 e 3. Isso se traduz em mais algumas boas e tediosas horas apenas “copiando e colando” informações de um doc para outro.

Na melhor das hipóteses, se você for muito bom em algum editor de planilhas, consegue integrar tudo na própria planilha.

“Show, aí o problema de tempo perdido acabou né?”

Haha, quem dera. Afinal, convenhamos, a única diferença é que você alocou o tempo antes de fazer as planilhas. Ou você acha que fazer uma planilha top ultra integrada é rápido? Na prática, só antecipamos o retrabalho para antes da execução das auditorias.

Lembre-se: o trabalho real do auditor é coletar informações que agreguem valor aos processos da empresa, não ficar horas e horas consolidando informações em um relatório ou planilha.

Dificuldade para registrar evidências

Por fim, mas não menos importante: como a gente coleta uma evidência fotográfica em uma planilha? Esse fato, inclusive, poderia estar no tópico de retrabalho também, afinal é mais um documento registrado em outro repositório que precisará ser centralizado em outro lugar.

Sabemos que as evidências são fundamentais para embasar os apontamentos e na tratativa das não conformidades. Muitas vezes, um simples texto pode servir de evidência, apontando para algum documento, por exemplo. Entretanto, muitas vezes, é necessário fotografar ou filmar o processo, ou até mesmo anexar algum documento muito específico.

E aí, como fazemos isso em uma planilha? As fotos, até é possível colocar em uma célula da planilha, vai “estar lá”. Mas a visualização do leitor é péssima… Se for vídeo, então, aí só colocando um link e torcer para que nada dê errado no redirecionamento.

Bons auditores sabem: auditoria sem evidência não é auditoria, é achismo. E como auditar bem sem uma ferramenta que possibilite a coleta dinâmica de evidências?

Conclusão simples: as planilhas prejudicam a auditoria da qualidade…

Eu sei, o choque de realidade pode ser grande. Talvez você nunca tenha pensado dessa forma e sempre tenha usado planilhas. Mas seu trabalho poderia ser muito mais otimizado, eficaz e eficiente com uma ferramenta automatizada.

Neste ponto, acho que vale pensar que a auditoria é um processo que nos ajuda a identificar falhas e encontrar pontos de melhoria. Então:

• Se nós demoramos a encontrar as falhas porque as auditorias são ineficientes, perdemos dinheiro, tempo e competitividade;
• Se demoramos a encontrar pontos de melhoria, inovamos menos, retrabalhamos mais e perdemos capacidade de entrega.

O resultado, então, é uma empresa que evolui menos e não consegue melhorar tão continuamente quanto necessário. Se você não quer isso para os seus processos VEM PRA 8QUALI! Nossa tecnologia já tem mais de 10.000 mil usuários e está pronta para otimizar seu processo de auditoria da qualidade, bem como de integrá-lo com a tratativa de não conformidades e a gestão de projetos. Clique aqui para marcar uma conversa com a gente!