No artigo de hoje, vamos falar sobre os problemas que sua empresa pode enfrentar caso não trate as não conformidades (NCs). Sejam as detectadas nas auditorias ou durante a execução dos processos. Mas primeiro, é importante entender o que são não conformidades e como podem ser feitos os apontamentos.

A não conformidade é uma situação em que um produto, serviço ou processo não atende aos padrões estabelecidos de qualidade, segurança ou regulamentos aplicáveis. Isso pode incluir desde pequenos desvios até problemas graves que afetam diretamente a segurança ou a satisfação do cliente, além de poderem causar perdas financeiras.

Podemos identificar as NCs em diferentes etapas de um processo, como na produção, na inspeção de entrada, durante a utilização pelo cliente ou através de auditorias internas ou externas. Após a identificação, é preciso fazer o apontamento, ou seja, registrar essa não conformidade em sistema apropriado.

Os apontamentos das não conformidades ocorrem principalmente durante as auditorias interna e/ou externas, mas no dia a dia, é possível detectar possíveis falhas durante a execução de um processo e/ou atividade. Essas falhas podem ser relatadas ao setor de qualidade que, por sua vez, auxiliará na estruturação de ações que venham minimizar, mitigar ou eliminar o problema encontrado.

Já as falhas apontadas nas auditorias são agrupadas no relatório final. A partir desse relatório, são estruturados planos de ação que são direcionados aos responsáveis por tratar as não conformidades levantadas. Todo o acompanhamento é feito pelo setor de qualidade, garantindo assim a conclusão dos prazos e a eficácia das ações tomadas.

Não fiz a tratativa de Não conformidades (NCs), e agora?

A falta de tratativa das não conformidades pode causar uma série de problemas para as empresas, vejamos:

• Reputação danificada: a falta de tratativa das não conformidades pode danificar a reputação da empresa e afetar negativamente a imagem da marca. Isso porque algum problema pontual passa a ser recorrente, pois volta a acontecer, interferindo na imagem da empresa;
• Perda de qualidade: caso as não conformidades não sejam devidamente tratadas, a qualidade do produto ou serviço pode ser afetada e, com o tempo, pode tornar-se insatisfatória para o cliente;

• Falhas de segurança: a falta de tratativa pode resultar em riscos para os colaboradores, clientes e demais partes interessadas, principalmente quando se trata de processos produtivos complexos ou de serviços essenciais (saúde, por exemplo);

• Problemas legais: se as não conformidades afetarem diretamente o bem-estar de terceiros ou violarem leis ou regulamentos, a empresa pode enfrentar problemas legais graves. Muitas empresas precisam atender regras de agências reguladoras e outros órgãos. A falta de tratamento de não conformidades nesse âmbito pode resultar em multas altas e outras sanções;

• Desperdício de recursos: a falta de tratativa das não conformidades pode gerar desperdício de tempo, esforços e recursos financeiros para corrigir problemas que poderiam ter sido evitados se tivessem sido resolvidos imediatamente;

• Perda/redução da carteira de clientes: falhas nas entregas podem gerar clientes insatisfeitos. Fazendo com que procurem por alternativas (concorrência, por exemplo) que atendam as expectativas. E isso pode levar a perda de muitos clientes;

• Instabilidade dos processos: a falta de tratativa de não conformidades pode resultar em instabilidade dos processos. Isso pode acabar afetando a eficiência e a eficácia das entregas da empresa;

• Dificuldades para alcançar objetivos: a empresa pode enfrentar dificuldades para alcançar seus objetivos. Isso porque uma falha pode interferir em todo o processo, comprometendo o crescimento, a rentabilidade e o desenvolvimento da organização;

• Perda de credibilidade dos investidores: a falta de tratamento de não conformidades pode levar a perda de credibilidade dos investidores. Isso porque a empresa pode perder clientes e perceber uma redução significativa no faturamento. Afetando negativamente o valor da empresa, é claro!

Aqui listei apenas nove situações que a empresa pode enfrentar caso não dê a devida atenção às não conformidades. Mas essa lista pode ser muito maior levando em conta o tipo de negócio, porte da empresa e o meio em que está inserida.

Resumindo um pouco, não fazer a tratativa de não conformidades é uma caixa de surpresas, nunca sabemos quais impactos negativos teremos de enfrentar amanhã. Acredito que você não queira isso para sua empresa, não é mesmo? 🤔

Minimizando os danos, alcançando mais resultados!

O tratamento adequado das não conformidades é importante para garantir a qualidade e a segurança dos produtos e serviços. Bem como preservar a reputação da empresa e evitar problemas legais ou financeiros. 

Mesmo que a empresa, em algum momento, tenha deixado de tratar as NCs, nunca é tarde para iniciar as tratativas. O passo principal é conscientizar-se (e conscientizar todos os colaboradores) de que a correção de falhas e as oportunidades de melhorias precisam ser implementadas. Isso porque o crescimento da empresa pode ser fortemente comprometido caso os apontamentos sejam esquecidos.

Vale lembrar que o tratamento pode incluir: a correção imediata das não conformidades através da estruturação de planos de ação; a implementação de medidas preventivas para evitar futuras não conformidades, e; a realização de auditorias periódicas para avaliar a eficácia das medidas tomadas (algo fundamental para evitar reincidências).

Também é muito importante levar a sério os apontamentos das auditorias e estar sempre atento na execução dos processos, diariamente!

Lembre-se: a prevenção é SEMPRE a melhor solução! 🙂

Uma boa maneira de não perder as NCs e evitar problemas maiores, é a implementação de um sistema de gestão. Nele, todos os apontamentos podem ficar reunidos e unificados para serem devidamente tratados e acompanhados pelos responsáveis e outras partes interessadas.

A transparência também é muito importante. Seja para clientes internos ou externos, é preciso deixar muito claro o comprometimento com os processos e as entregas da empresa. Isso facilitará na condução das tratativas e garantirá um maior engajamento dos envolvidos. 

O resultado final de tudo isso? Mais satisfação para as partes interessadas, menos retrabalho e problemas recorrentes e mais sustentabilidade para a empresa, todo mundo ganha! 😁

Bônus: dica para garantir a tratativa de NCs: 8Quali

Pensando em tudo isso, o 8Quali foi desenvolvido para facilitar a gestão da qualidade da sua empresa. Inclusive criamos um módulo específico para a tratativa de não conformidades.

Lembra quando falei que a implementação de um sistema de gestão é a melhor forma de organizar as demandas de não conformidades? Pois é, o 8Quali possibilita essa organização de forma simples, prática e intuitiva, para que nenhuma NC fique sem tratativa.

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