5 Fatores para otimizar sua gestão de Não Conformidades
5 Fatores para otimizar sua gestão de Não Conformidades
Ana Müller
Você quer implementar a gestão de Não Conformidades (ou “gestão de ocorrências”) na sua empresa, mas nota que essa é uma tarefa quase impossível a longo prazo? Então acompanhe neste post como você pode tornar sua gestão mais eficaz.
Antes de tudo, vale lembrar: não existe receita de bolo. Cada empresa tem sua própria cultura, rotina e desafios. Por isso, o primeiro passo é definir uma estratégia que faça sentido para a sua realidade. A seguir, reunimos os ingredientes essenciais para colocar essa gestão em prática.
1. Simplicidade para o registro das não conformidades
A alta complexidade dos registros é o principal motivo por trás da má gestão de não conformidades: ela pode levar até a equipe mais engajada a “burlar” ou abandonar o processo.
Isso não acontece por falta de comprometimento dos envolvidos. Acontece pela correria do dia a dia e pela necessidade constante de agilidade com prazos e metas, presente em qualquer organização. Outro motivo é que cada colaborador já tem as responsabilidades da sua própria função. Na maioria dos casos, “registrar não conformidades” é só mais uma tarefa dentro dessa rotina, e não o foco principal dela.
Por isso, é essencial fazer esses registros de forma simples e rápida, com questionários intuitivos e de identificação breve. Assim você atinge o objetivo de registrar a não conformidade para tratá-la depois. Um detalhe importante: registros “simples e rápidos” não significam poucas informações. Significam cadastrar só as informações necessárias para as tratativas dessas não conformidades, sem incluir dados que ninguém vai usar em nenhuma etapa futura.
2. Interação entre todas as partes interessadas
Outro ponto essencial é envolver os responsáveis de todas as áreas ligadas às não conformidades, sejam eles internos ou externos à empresa. Só assim você consegue ter a visão total da situação e executar as ações coerentes com cada caso.
Nesse contexto, essas interações podem ocorrer entre setores, unidades, clientes finais e fornecedores, de acordo com a necessidade de cada ocorrência.
É importante envolver a Alta Direção nesse momento, de acordo com a criticidade da não conformidade. Afinal, ela gerencia o Sistema de Gestão da Qualidade da organização e precisa acompanhar as situações críticas e a melhoria dos processos.
Sendo assim, essa inclusão estimula a valorização de ideias e promove a cultura da Qualidade entre todas as esferas da empresa e os provedores externos. Por trás da gestão de ocorrências está o interesse da organização em aumentar a satisfação do cliente, reduzir custos e melhorar seus processos e ambiente de trabalho.
3. Investigação da causa raiz da não conformidade
Outro fator fundamental é determinar a causa raiz dos problemas antes mesmo de elaborar qualquer plano de ação de melhoria.
Técnicas de tentativa e erro desestimulam toda a equipe: desperdiçam tempo, exigem grande energia dos envolvidos nas atividades e, muitas vezes, não levam a lugar nenhum.
Para evitar esse tipo de problema, os responsáveis pelas áreas envolvidas na não conformidade devem aplicar as ferramentas da Qualidade para detectar as causas potenciais. Só depois disso vem a elaboração do plano de ação das melhorias.
Usar essas ferramentas (brainstorming, diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), 5 Porquês, entre outras) aumenta muito as chances de atacar diretamente a causa raiz do problema. Elas fazem os envolvidos pensarem exatamente em como o processo ocorre e onde está a falha. Além disso, deixam todas as hipóteses claras e disponíveis, prontas para você priorizar e tratar.
4. Monitoramento da eficácia das ações realizadas
Para evitar que a mesma não conformidade aconteça de novo, você precisa ir além das ações de melhoria e analisar a eficácia delas. Essa análise nada mais é do que monitorar as implementações por um período de tempo, definido de acordo com a importância da não conformidade.
Você pode fazer esse acompanhamento por auditoria (no processo onde a ocorrência está inserida) ou por indicadores de desempenho (com dados obtidos nos processos).
Independentemente da forma de medição, você precisa realizar esse monitoramento sempre.
De nada adianta registrar as ocorrências, envolver pessoas e mudar processos se as mudanças não forem eficazes. Sem esse acompanhamento, em vez de disseminar a cultura da Qualidade, a empresa passa a informação de que a gestão de ocorrências é um processo inútil, o que afeta diretamente a qualidade de todo o Sistema de Gestão da Qualidade.
5. Histórico das não conformidades anteriores
O histórico desses registros é um dos principais benefícios da gestão de não conformidades. Ele é fundamental tanto para futuras consultas, na comparação das melhorias realizadas, quanto para comprovar ações corretivas e análises de eficácia (um requisito obrigatório para empresas certificadas na ISO 9001).
Por isso, elabore um plano de armazenamento desses documentos, de forma que fiquem de fácil acesso tanto para consultas quanto para evidenciar as melhorias, caso necessite.
Simplifique a gestão de não conformidades da sua empresa
Identifique a causa raiz dos problemas, acompanhe a eficácia das ações corretivas e mantenha todo o histórico organizado em um só lugar. Converse com um especialista da 8Quali e descubra como o módulo de Não Conformidades pode tornar seus processos mais ágeis, rastreáveis e eficientes. Teste na prática!
FAQ – Gestão de Não Conformidades
O que é a gestão de não conformidades?
É o processo de registrar, investigar e tratar ocorrências que estejam fora dos padrões definidos pela empresa, buscando evitar que elas se repitam.
Como facilitar o registro de uma não conformidade?
Utilizando formulários, rápidos e intuitivos, com apenas as informações necessárias para a análise e a tratativa do problema.
Por que é importante investigar a causa raiz?
Porque identificar a origem do problema permite criar ações corretivas mais eficazes, evitando soluções temporárias ou baseadas em tentativa e erro.
Por que manter um histórico das não conformidades?
O histórico facilita consultas futuras, comprova as ações realizadas, permite comparar melhorias e contribui para o atendimento aos requisitos da ISO 9001.
Comentários (2)
Deixe o seu comentário
Você precisa fazer o login para publicar um comentário.
Marcelo Tobias
Muito bom, de fato chama a atenção para pontos fundamentais à manutenção e amadurecimento do sistema nas CIA.
(WallMart_Brasil)
Parabéns !!
Gabriela Maria
Olá Marcelo, tudo bem?
Obrigada pelo retorno!! 😀
Abraços,