Nas empresas, a automatização é uma unanimidade, ninguém discorda de quanto ela é vital, mas na qualidade pouco se fala sobre a automatizar as não conformidades. Nem mesmo da qualidade em si mesma.

Enquanto gerentes e líderes se esforçam para melhorar, mecanizar e automatizar processos operacionais, a qualidade ainda continua obsoleta. Focada em atender tudo com planilhas. Mas sabemos o quanto isso pode ser ruim para os processos da qualidade.

As não conformidades são um impulsionador da melhoria e ajudam a identificar e resolver problemas. Se pensarmos que elas atuam diretamente na raiz dos problemas, então, se a tratativa for lenta o próprio processo tende a se tornar mais lento e burocrático.

Por esses motivos, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre porque você deve automatizar as não conformidades da sua empresa. A principal reflexão aqui é que se você realmente quer uma empresa excelente, precisa pensar no todo, e não apenas em alguns processos! 😉

Automatizar as não conformidades é uma questão de comunicação 

Um dos problemas que leva as tratativas a fracassar é a dificuldade de comunicar as pessoas sobre suas etapas de tratativa. Muitas vezes, as pessoas criam ótimos planos de ação, mas não avisam os responsáveis sobre suas responsabilidades.

Mesmo quando todos são avisados, muitas vezes as pessoas perdem a noção de quando precisam executar suas atividades. É como se a etapa anterior da tratativa fosse concluída e as pessoas não soubessem que “chegou a vez delas”.

Se você automatizar as não conformidades, os responsáveis são notificados do passo a passo da tratativa, o que ajuda muito na hora de manter os prazos dos planos de ação. Isso também ajuda a garantir que tudo vai ser executado, e como o planejado!

Não conformidades tratadas baseadas em dados!

Sem uma ferramenta que centraliza e automatiza as não conformidades, é comum que as pessoas não saibam exatamente o que precisam fazer. Por não ter uma fonte confiável de informações, elas tendem a tratar as NCs de forma despadronizada e individual.

Isso significa deixar análises de causa de lado ou não levar em consideração fatos e dados coletados anteriormente no processo. Isso gera problemas enormes na tratativa, que pode inclusive não atacar a verdadeira causa raiz da NC.

Além disso, mesmo o plano de ação traçado anteriormente pode não ser seguido corretamente, o que causa diversos problemas. Tais quais retrabalho, desperdício de recursos, não cumprimento dos prazos e diversos outros problemas.

Automatizar as não conformidades para garantir a história

Outro fator fundamental em qualquer tratativa é o registro de informações. Sem o histórico do processo de tratativa não há como assegurar a integridade do sistema e a melhoria. Por exemplo, se não houver registro, como sabemos se uma NC reincidiu ou se ela tem causas semelhantes a de outras ocorrências?

Porém, ao automatizarmos corretamente o processo, passamos a gerar registros mais duradouros, analisáveis e confiáveis. Isso garante mais rastreabilidade para o processo, o que ajuda a gerar mais conformidade, seja para as auditorias ou para cumprir requisitos regulatórios.

Além disso, ter bons registros e contar com boa rastreabilidade também ajuda a melhorar o sistema e tratar novas ocorrências. Bem como, sem um registro adequado e de longo prazo, toda e qualquer análise de eficácia pode ruim. Fora a facilidade nas auditorias, que não precisamos nem comentar! 😉

Processos ágeis e melhoria continua

Toda empresa moderna se preocupa em ter processos mais ágeis e adaptáveis, principalmente após a popularização de metodologias como o Lean Manufactory e do Scrum. A agilidade, somada a um sistema que aprende e melhora, gera uma empresa forte, competitiva e mais sustentável.

Porém, para alcançar essa tão sonhada agilidade e adaptabilidade, é preciso tratar os problemas de processos e melhorá-los. E isso é responsabilidade, em grande parte, da tratativa de não conformidades.

Ao ter processos manuais de tratativa de NCs, estamos vulneráveis a lentidão de atualização, erros de tratativa, atrasos nos prazos de execução e diversos outros tipos de dificuldades. Assim, não só não teremos um bom processo para as NCs como também atrasaremos os processos alvo da tratativa.

Ou seja… uma tratativa ruim impossibilita melhorar os processos com a agilidade e adaptabilidade que esperamos de nossas empresas.

Automatizar as Não Conformidades significa ganhar velocidade e assertividade!

As não conformidades e erros de qualquer natureza são normais no contexto de qualquer empresa. Porém, é preciso atacar suas causas raízes e impedir que elas voltem a acontecer. O resultado de fazer isso consistentemente é uma empresa que erra cada vez menos e melhora cada vez mais.

Quando temos um processo de tratativa de não conformidades lento e manual, progrediremos apenas em um ritmo lento e manual. Por outro lado, automatizar as Não Conformidades é o mesmo que automatizar a melhoria continua e a inovação.

Em resumo, a automação das não conformidades é essencial para garantir mais eficiência, conformidade, análise de dados e melhoria contínua dentro de uma organização, seja ela de qual porte ou área de atuação for. Ao adotar sistemas automatizados, as empresas podem, portanto, mais facilmente enfrentar desafios de conformidade, agir de forma proativa e garantir mais resultados e satisfação do cliente.

Por fim, a pergunta é: quero evoluir minha empresa no ritmo da automatização; com processos modernos, rápidos e intuitivos. Ou queremos melhoria continua manual, trabalhosa, pouco intuitiva, propensa a erros e lenta… não precisamos pensar muito para responder essa questão.

Fica a reflexão: porque resistimos tanto a automatização dos processos da qualidade? 🤔

Como automatizar as Não Conformidades?

Mesmo que você já tenha se decidido pela automatização, sabemos que essa tarefa pode não ser muito fácil. Certo? Mas calma, se trilhada da forma correta, essa jornada pode ser mais fácil do que você imagina!

Somos especialistas em otimização de processos da qualidade e temos o melhor software do mercado brasileiro. Para ajudar no seu desafio, fizemos um webinar falando sobre como automatizar as Não Conformidades e melhorar seu sistema de gestão da qualidade, e sua empresa como um todo!

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