Na teoria, as não conformidades ISO 9001, 14001 ou 45001 (também chamadas NCs ou ocorrências) são ferramentas úteis para melhorar as empresas e processos. Mas nós bem sabemos o quanto elas são temidas pelas pessoas.

Esse assunto inclusive foi pauta de uma de nossas reuniões aqui no Software 8Quali. Uma dificuldade recorrente na área da qualidade é demonstrar para os colaboradores que a ocorrência NÃO é uma vilã.

Muitos profissionais relatam que ao abrir NCs, os colaboradores ficam bravos e até mesmo “de mau” com o pessoal da qualidade. Como se o ato de abrir um não conformidade fosse uma punição ou algo ruim. Pensando nisso, resolvemos escrever este artigo.

Hoje, vamos falar um pouco sobre como as não conformidades são boas para todas as partes interessadas da sua empresa. Lembre-se, todas as rotinas da qualidade estão diretamente ligadas a consciência das pessoas, então o primeiro passo é fazê-las compreender o sistema de gestão da qualidade (SGQ) e seu trabalho.

A partir do que discutirmos aqui, talvez valha a pena fazer um treinamento ou ação com os colaboradores. Principalmente focando em mostrar essa nova face das NCs para as pessoas. Vamos lá?

1 – Não conformidade: um impulso à melhoria continua

Antes de mais nada, a maioria das pessoas acredita que as não conformidades são uma forma de puni-las. E esse é o primeiro estigma que devemos combater.

Se nós pegarmos como referência a ISO 9001, maior padrão mundial para SGQs, veremos que as não conformidades estão localizadas em um item muito específico: o item 10 Melhoria. Já aqui, percebemos o quão importante elas são.

Muitas vezes, no dia a dia dos processos, não conseguimos focar nossa atenção em evoluir as coisas. Isso mantém a empresa estagnada e cometendo erros que poderiam ser evitados. Trabalhar as não conformidades, então, é uma oportunidade sem igual de evoluir as coisas. 

Enquanto percebermos as não conformidades como uma ameaça a nossa integridade, mais difícil será lidar com ela. A partir do momento que as vermos como uma oportunidade, começamos a “virar a chave” da gestão e fazer tratativas que realmente nos ajudam a evoluir.

2 – Não conformidades ISO 9001, 14001 ou 45001: evitando estresse e retrabalho 

Muitas vezes, ao receber uma não conformidade (ISO 9001, 14001 ou 45001), temos a impressão de que estamos recebendo “mais trabalho”. Entretanto, se tratada da maneira correta, as ocorrências são, na verdade, “menos trabalho”. Vamos compreender isso melhor!

Você certamente já viu ou vive algum contexto em que a empresa vive “apagando incêndios”, vive tratando os mesmos problemas. Assim, além de realizar o trabalho cotidiano, as pessoas precisam consertar erros e refazer o que já foi feito.

Porém, toda não conformidade tem como objetivo tratar um efeito de algo que já ocorreu, ou seja, ela busca encontrar a causa dos problemas e eliminá-los. Isso significa que se a não conformidade for tratada da maneira correta, o problema tratado nunca mais ocorrerá novamente.

O que acontece se nós, recorrentemente, tratarmos as não conformidades? Uma a uma? Não é preciso muito esforço para entender que cedo ou tarde os problemas acabarão e nossos processos alcançarão um nível de otimização exemplar.

Assim, além de não precisarmos mais “apagar incêndios” criaremos processos melhores e mais fortes. Isso tudo, somado, corresponde a um trabalho mais fácil, menos estressante e mais bem organizado. Tudo isso como decorrência de um bom processo de tratativa de não conformidades.

3 – Não conformidade (ISO 9001 e outros sistemas): fazendo bonito nas auditorias

Por mais conscientizados que estejamos, sempre vem aquele friozinho na barriga na hora da auditoria. Mesmo sabendo que esse é um processo saudável e que visa ajudar a implementarmos boas práticas, a sensação de avaliação pode ser difícil.

Isso acontece, inclusive, porque o auditor acaba encontrando um ou outro ponto de melhoria ou registrando não conformidades. As não conformidades que o auditor encontrar serão, de forma simplificada, de 2 tipos basicamente:

1. Não conformidades que nós não conseguimos identificar em nosso dia a dia e, portanto, estão presentes e impactando os processos, ou;
2. Não conformidades que nós já identificamos, mas que não tratamos ou tratamos incorretamente, o que causa reincidência de diversos problemas.

Nós adoramos passar pela auditoria com 0 (zero) não conformidades, quem não adora, não é?

Mas você já parou para pensar que isso só é possível se seu processo de tratativa funcionar muito bem? Afinal, para não termos NCs na auditoria, precisamos tratar todas as ocorrências antes da auditoria. Ou seja, sistemas de gestão que tem bons processos de tratativa de não conformidades tem, por essência, cada vez menos não conformidades.

Assim, para ir bem na auditoria não podemos deixar nenhuma NC passar batido! 😉

Mais resultado para as partes interessadas, mais satisfação para os clientes

Existem dezenas de outros aspectos que tornam as não conformidades (ISO 9001 ou outras) uma das melhores amigas das empresas. Mas para não nos estendermos muito, vamos finalizar esse artigo falando sobre 2 aspectos vitais: clientes e resultados.

Sabemos que o caminho para conquistar os clientes nem sempre é dos mais fáceis. Temos um mercado extremamente competitivo e consumidores cada vez mais exigentes. Quanto mais tratamos não conformidades, mais criamos uma empresa forte e a prova de falhas, que entrega aos clientes aquilo que eles esperam.

Essa entrega cada vez melhor cria laços poderosos com nossos clientes. Tratar adequadamente uma não conformidade pode até mesmo reverter erros que já chegaram ao cliente, pois a maneira como lidamos com as falhas é tão importante para o consumidor como a maneira que apresentamos nossas forças.

Além disso, há o fato de que otimizamos processos e melhoramos nossa cadeia produtiva, economizando recursos, produzindo mais rápido e barato. Só aqui, já temos um resultado extremamente positivo traduzido em lucros que podem ser usados para melhorar ainda mais as estruturas das empresas e a vida das pessoas.

O que acontece, então, é que quanto mais tratamos as não conformidades (ISO 9001 ou de processos), melhor nossos processos operam. E mais entregamos conformidade e satisfação para o cliente. Tudo isso de forma mais rápida e eficiente, além de melhorarmos o processo para quem nele trabalha. Mesmo que uma empresa não executasse nenhuma outra rotina “da qualidade”, se ela tivesse uma tratativa de não conformidades “porreta”, o sucesso era só questão de tempo.

Depois de tudo que dissemos, fica a questão: você ainda vai continuar batendo cabeça contra as NCs ou vai usar essa ferramenta para eliminar as dificuldades da sua empresa? A escolha é sua!

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