Para mim, a melhor forma de entender o Sistema de Gestão da Qualidade é pensar na história da indústria. Imagine que você vive em 1799 e tem um ateliê de costura. Muita coisa mudou nos últimos anos: as pessoas se aglomeraram nas cidades, o consumo aumentou e você precisa produzir mais.

Porém, há uma novidade importante: o tear a vapor! Para dar conta da demanda, sua oficina agora tem vários deles. O pequeno negócio familiar, agora, precisa de funcionários, processos e muito mais organização. Tudo isso surgiu “em pouco tempo”, e os teares não vieram com um “Manual-De-Gestão-Da-Empresa-A-Vapor”. Assim, surgem algumas perguntas:

• Como manter a Qualidade dos produtos?
• Como gerenciar tantas pessoas?
• Como manter a produção nesses novos tempos?
• Como manter tudo isso funcionando?
• Como resolver os problemas?

A partir de perguntas como essas surge a Qualidade, uma forma de tornar os processos melhores e mais eficientes. Assim como surge o conceito pioneiro de Sistema de Gestão da Qualidade ou, como costumamos abreviar, “SGQ”.

Não se engane, mesmo que o período do vapor tenha acabado, vivemos em uma era de constante mudança. Assim, o Vapor de outrora, por exemplo, pode ser a Inteligência Artificial de hoje em dia. E o que eu quero dizer com isso: precisamos, mais que nunca, do SGQ!

Enfim, pegue um cafezinho e venha comigo nessa jornada! Hoje, vamos entender tudo que precisamos para começar no Sistema de Gestão da Qualidade. E com direito à vídeo, é claro! Então, se liga:

O que é um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?

De forma geral, podemos dizer que o Sistema de Gestão da Qualidade corresponde a um conjunto de boas práticas de gestão. Isso porque, organizadas, essas práticas deixam de atuar isoladamente e passam a ser um todo sistêmico e coeso.

Além disso, esse conjunto tem como objetivo maior atender às necessidades e expectativas do que chamamos Partes Interessadas. Essas partes variam de acordo com o contexto de cada organização, podendo ser, por exemplo, Clientes, Acionistas, Colaboradores, Sociedade, órgãos Governamentais e outros.

Para cumprir essa missão, o SGQ conta com normas e políticas de Qualidade, processos bem estabelecidos, procedimentos, instruções de trabalho, indicadores e muitos outros aspectos. Assim, a organização consegue operar mais claramente, mantendo o foco na Satisfação do Cliente. (que é um dos maiores objetivos da Gestão da Qualidade, afinal é o cliente quem “paga as contas”)

Portanto, podemos entender o SGQ como uma ferramenta mor que possibilita a organização e monitoramento dos processos. Ele traz maior controle e proporciona uma visão integrada de todas as áreas e departamentos, facilitando assim a tomada de decisões. Ou seja, ele é um modo de organização (sistema) que nos ajuda a gerenciar a Qualidade de tudo que fazemos e entregamos. 

Importância do SGQ para as empresas

De forma prática, o SGQ é uma forma de fazermos o mapeamento e implementarmos melhoria contínua em nossos processos. Assim, podemos organizar tudo que fazemos de maneira eficiente, sistêmica e estratégica!

Sendo assim, o Sistema de Gestão da Qualidade é essencial para manter a operação ativa. Ele nos ajuda a definir e atribuir as responsabilidades das atividades, definir parâmetros de produção, organizar as linhas produtivas e monitorar o que estamos fazendo. Com isso, conseguimos melhorar a qualidade e eficiência das entregas. Bem como reduzir falhas, retrabalho, não conformidades e reclamações.

Além disso, um SGQ bem implementado também possibilita a integração com outros fatores importantes de uma empresa. Ele facilitará, por exemplo, a aplicação de boas práticas de Saúde e Segurança Ocupacional ou de preservação ambiental. Vale dizer que essas práticas podem ou não ser representadas por normas ISO (14001 e 45001, por exemplo). Entretanto, sempre tornarão a operação e os processos de melhoria contínua muito mais estratégicos e direcionados a bons resultados!

Benefícios reais de um SGQ bem implementado

Além dos benefícios já citados, vale falar um pouco mais sobre as vantagens de um bom Sistema de Gestão da Qualidade. No geral, o SGQ proporciona:

• Melhoria da eficiência: um SGQ bem implementado ajuda a otimizar os processos internos, eliminando desperdícios e aumentando a produtividade. Em resumo: fazemos mais com menos;
• Redução de custos: ao identificar e corrigir problemas na Qualidade dos processos, a empresa evita retrabalho, refugos e reclamações de clientes, o que reduz consideravelmente os custos operacionais;
• Aumento da satisfação do cliente: produtos e serviços de qualidade superior resultam em clientes mais satisfeitos, o que aumenta a fidelidade e gera recomendações positivas. Ou seja: mais faturamento;
• Conformidade com regulamentações: muitos setores têm normas e regulamentações específicas que as empresas devem seguir. Um SGQ ajuda a garantir que a empresa esteja em conformidade com as exigências legais pertinentes ao seu negócio;
• Melhoria contínua: um bom SGQ promove a cultura da melhoria contínua, incentivando a identificação de oportunidades de aprimoramento e a implementação de ações corretivas e preventivas;
• Previsibilidade de resultados: o Sistema de Gestão da Qualidade possui dispositivos de monitoramento que compreendem e preveem problemas. Assim, conseguimos compreender como a empresa está performando e antecipar números futuros.

Esses benefícios são comuns para qualquer empresa, porém vale dizer que o bom SGQ se adequa ao contexto de cada organização. Assim, cada empresa colherá frutos não só de acordo com seus esforços, mas também com sua área de negócios, clientes e mercado.

Os 7 princípios da Gestão da Qualidade (e de todo SGQ)

Quando falamos dos princípios que regem e que dão norte para o planejamento, implementação e manutenção do SGQ, estamos falando diretamente da aplicação da Qualidade! Assim, todo Sistema de Gestão da Qualidade está diretamente relacionado aos 7 Princípios da Qualidade:

1. Foco no cliente: todas as ações da empresa devem estar focadas em atender as necessidades e expectativas de seus clientes;
2. Liderança: é preciso que a Alta Direção e os líderes participem efetivamente do processo de gestão e melhoria da Qualidade;
3. Engajamento de pessoas: os colaboradores precisam compreender a importância de seu trabalho, os impactos de não estarem conforme aos processos e sentirem-se motivados a contribuir com a Qualidade;
4. Abordagem de processos: a empresa precisa se enxergar como um conjunto de processos conectados entre si. Algo que permite padronizar, controlar e melhorar o que realmente gera resultado;
5. Melhoria contínua: a Qualidade, tal qual a própria excelência, não é um destino final, mas sim um movimento constante e infinito. Assim, sempre existe algo que pode ser ajustado, simplificado ou otimizado. Nosso objetivo é buscar melhorar dia após dia;
6. Tomada de decisão baseada em evidências: a Gestão da Qualidade e o SGQ não são passíveis de achismo. Assim, devemos interpretar fatos e dados, tomando decisões de forma lógica e assertiva; 
7. Gestão dos relacionamentos: os negócios são compostos por uma rede de relacionamentos, “nenhuma empresa é uma ilha”. Assim, devemos manter boas relações com fornecedores, parceiros e demais partes interessadas. Isso fortalece o sistema e sustenta resultados no longo prazo!

As 7 Ferramentas da Qualidade

Talvez você esteja se perguntando: como podemos assegurar tudo isso? A resposta é complexa e renderia um texto inteiro para cada princípio. Entretanto, as 7 Ferramentas da Qualidade podem ser um caminho para trabalhar alguns aspectos. 

Essas ferramentas são recursos simples usados para entender problemas, analisar causas e apoiar decisões dentro do Sistema de Gestão da Qualidade. Por isso, são especialmente úteis nos Princípios 1, 4, 5 e 6. Bora vê-las:

1. Folha de verificação: usamos para coletar ocorrências diversas de forma organizada, algo que ajuda a transformá-las em dados confiáveis para análise;
2. Diagrama de Pareto: nos mostra quais problemas são mais relevantes (regra 80/20). Assim ajuda a direcionar esforços para o que realmente impacta nossos resultados;
3. Diagrama de Ishikawa: ajuda a descobrir as possíveis causas de algo, apoiando, portanto, a análise de não conformidades e a implementação de ações corretivas;
4. Histograma: forma visual de apresentar a distribuição de dados. Nos permite entender as variações de um processo e o comportamento dos resultados;
5. Diagrama de dispersão: ferramenta gráfica que mostra a relação entre duas variáveis. Pode ajudar a identificar possíveis causas de variação ou a correlação entre fatores por exemplo;
6. Gráfico de controle: acompanha a estabilidade de um processo ao longo do tempo. Pode ajudar no monitoramento e controle dos processos da empresa e do SGQ;
7. Fluxograma: ajuda a mapear processos e apresentá-los de forma visual. É extremamente usado para a padronização, entendimento e melhoria processual.

Principais elementos de um SGQ (como ele funciona?)

É um tanto complexo resumir o funcionamento de um Sistema de Gestão da Qualidade. Entretanto, podemos dizer que ele é uma estrutura formada por informações, rotinas e comportamentos.

De forma geral, ele interliga os processos, definindo claramente as entradas, os processos produtivos e as saídas. Assim, ele possui diversos dispositivos que ajudam a tornar possível a execução, instruir as pessoas e monitorar os resultados.

O PDCA é um bom exemplo de como ele pode ser organizado, mas como nem toda empresa usa essa ferramenta, podemos listar alguns elementos importantes do SGQ. Se o SGQ fosse uma máquina steampunk, esses aspectos seriam suas engrenagens, Vejamos:

• Política da qualidade;
• Objetivos da qualidade;
• Gestão de recursos;
• Processos, procedimentos e instruções de trabalho;
• Gestão de competências;
• Coletas e Indicadores;
• Gestão de riscos;
• Auditorias internas e externas;
• Tratamento de não conformidades;
• Gestão de documentos (conhecimento organizacional);
• Implementação de Ações corretivas;
• Gestão de mudanças.

Obviamente, estes NÃO SÃO TODOS os elementos de um SGQ. Afinal, existem também fatos específicos de cada empresa ou área de negócio. Assim como, poderíamos também subdividi-los à exaustão. Entretanto, o que citei dão uma boa ideia geral do que um SGQ precisa pra funcionar corretamente.

 “Mas e aquele negócio de ISO 9001?” – O papel das normas de Sistema de Gestão da Qualidade

Uma confusão normal entre os iniciantes em Sistema de Gestão é confundir norma com sistema. Apesar de compreensível, esse erro pode levar a diversos problemas.

O Sistema de Gestão da Qualidade, como já vimos, é o conjunto de práticas, comportamentos e informações que temos disponíveis em cada empresa. Assim, ele é único e característico em cada organização!

Já a norma ISO 9001 é um padrão mundial que ajuda a definir, implementar, manter e melhorar um SGQ. Ela não é, portanto, o SGQ em si, apenas um “roteiro” que nos ajuda a conhecer os principais elementos dele e, assim, implementá-lo com maior eficácia.

Além disso, é um erro pensar que a norma serve “apenas para ter o certificado”. Muito pelo contrário! O certificado é apenas a consequência de um SGQ bem estruturado, que contém e executa as rotinas necessárias para o bom funcionamento da empresa. Dessa forma, inclusive, é possível usar a ISO 9001 apenas como referência, sem buscar a certificação.

Além disso, a norma ISO 9001 é revisada de tempos em tempos, a fim de refletir as boas práticas necessárias ao mercado. Bem como, novos elementos podem ser adicionados ao texto como fruto de melhorias implementadas pelo próprio mercado. Isso mostra que a norma e o SGQ são fundamentalmente diferentes: a norma é um documento base, enquanto o SGQ é a árvore e o fruto da melhoria diária de cada empresa.

Como implementar um Sistema de Gestão da Qualidade?

Implementar um Sistema de Gestão da Qualidade exige esforço e dedicação, assim como envolve diversas etapas. Para isso, as empresas geralmente executam um projeto que pode levar muitos meses, talvez anos a depender do tamanho da empresa.

Dessa forma, é um tanto complexo descrever a implementação completa em apenas um texto. Porém, para te ajudar a compreender como ela funciona, podemos falar de 4 etapas macro. É possível que alguns contextos exijam etapas extras, as que descreverei dão uma boa ideia do processo geral. Bora ver!

1 – Diagnóstico inicial

Antes de mais nada, precisamos fazer um mapeamento do estado atual da empresa. Assim, podemos compreender como os processos estão organizados e quais boas práticas já executamos. O SGQ possui dezenas de rotinas comuns nas empresas, assim, é possível que sua organização já tenha parte do SGQ funcionando.

Com esse mapeamento pronto, conseguimos realizar a famosa Analise de Gaps, compreendendo quais partes da Qualidade (os “elementos de um SGQ” antes citados) ainda não possuímos. Essa é a base de qualquer implementação e, também, fator fundamental para o sucesso do projeto de implementação.

2 – Planejamento do sistema

Com os Gaps em mãos, podemos então planejar como será o Sistema de Gestão da Qualidade. Assim, passamos a fazer a definição da estrutura do SGQ. Essa etapa é fundamental, criando as bases da Qualidade e de como a empresa a enxergará. Aqui, por exemplo, estabeleceremos Política e Objetivos da Qualidade, Indicadores e Responsabilidades.

Neste momento, também definiremos novos processos. Isso acontece por diversos motivos, mas no geral nos atemos a 2. Primeiro, para cobrir aspectos que a empresa não trabalhava anteriormente (imagine, por exemplo, que a empresa não gerencia riscos e não conformidades). O segundo, menos comum, é para reestruturar processos deficientes ou frágeis, que a empresa prefere reconstruir do zero.

Aqui, também, começamos a criar documentos que ajudarão a padronizar, organizar e viabilizar o sistema. Assim, se necessário, vamos criar procedimentos, instruções de trabalho, formulários, registros e tudo que for necessário para garantir consistência na execução.

3 – Implementação do Sistema de Gestão da Qualidade

Essa é a fase “mão na massa”. Aqui, vamos colocar o SGQ para funcionar na prática, integrando-o à rotina da empresa. Basicamente, vamos adotar novas ações, executar os processos e procedimentos e seguir as boas práticas recomendadas.

Além disso, é importante realizar um bom monitoramento do SGQ, tanto na implementação quanto na execução diária. Assim, passamos a acompanhar indicadores, analisar o desempenho dos processos e compreender resultados obtidos e a conformidade deles em relação ao que nós planejamos. 

Vale dizer que executar ações corretivas e de melhoria constantes faz parte integral do Sistema de Gestão da Qualidade. Assim, na prática, precisamos tratar não conformidades e gerenciar riscos sempre que pertinente.

4 – Avaliações de conformidade

Por fim, e tão importante quanto, precisamos avaliar o SGQ constantemente. A partir do momento em que o sistema esteja rodando, precisamos, portanto, estruturar auditorias recorrentemente.

No geral, fazemos isso para verificar se o sistema está sendo seguido e se é eficaz, bem como para encontrar oportunidades de melhoria. Vale lembrar, porém, que a boa auditoria não é aquela que “caça erros”, mas sim a que mostra as qualidades e fragilidades do sistema. As auditorias geram, sim, não conformidades e tratativas de riscos, porém para ajudar a empresa a evoluir e evitar erros.

Além disso, é um erro comum achar que empresas que não buscam certificação estão isentas de auditorias. Um bom SGQ possui um cronograma de auditorias internas muito bem estabelecido, pois é neste momento em que a empresa evolui. Já as Auditorias Externas sim, essas podem acontecer apenas em caso de certificação ou a pedido de clientes, por exemplo.

SGQ na prática: a tecnologia acelerando resultados

Entender o Sistema de Gestão da Qualidade é um grande passo. Mas fazê-lo funcionar no dia a dia é o verdadeiro desafio. Afinal, na prática, o SGQ envolve muitos documentos, indicadores, auditorias, não conformidades, planos de ação e riscos. E tudo acontece “ao mesmo tempo”. Sem organização, isso tudo rapidamente se transforma em retrabalho, perda de informação e decisões, digamos, pouco assertivas…

É aqui que a tecnologia deixa de ser um diferencial e passa a ser um fator primordial de resultado!

O 8Quali permite centralizar todas as informações do SGQ em um único lugar, garantindo controle, rastreabilidade e agilidade. Com ele, sua empresa consegue organizar documentos, acompanhar indicadores em tempo real, gerenciar ações corretivas, conduzir auditorias e controlar riscos de forma integrada. O resultado é simples: menos esforço operacional e mais foco em melhorar processos e gerar resultados!

Portanto, o 8Quali surge exatamente com esse propósito: transformar a complexidade do SGQ em algo prático, acessível e eficiente. Com nossa plataforma intuitiva e completa, sua empresa ganha clareza, controle e velocidade na Gestão da Qualidade.

Se o SGQ é o motor da melhoria contínua, a tecnologia é o que garante que ele funcione sem falhas. Então, entre em contato conosco clicando no botão abaixo, vamos juntos construir um SGQ sólido e que ajuda sua empresa a conquistar os objetivos estratégicos!

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

“A vapor…”

Começamos esse texto relembrando a revolução industrial e o começo da era fabril. Nós voltamos no tempo para imaginar uma era de mudanças, incertezas e vapor! Pensamos na história do mundo. Até hoje, inclusive, usamos a expressão “a todo vapor” para indicar velocidade, agilidade e “energia máxima”. Agora, que você conhece o SGQ e seus meandros, é hora de pensar na história da sua empresa!

Hoje, vivemos uma nova revolução, uma era de novas descobertas. Temos processos mais rápidos, tecnologias emergentes, mercados cada vez mais exigentes. E, assim como naquela época, as empresas que tentam crescer sem organização acabam enfrentando retrabalho, falhas e falta de controle. Sem um bom SGQ, a chance de sermos “apagados da história” é grande.

O Sistema de Gestão da Qualidade é muito mais que burocracia ou papelada, ele é nosso bilhete para o futuro. Com ele, podemos assegurar que nossas empresas tenham uma história próspera e, ainda mais importante, infinita! Mas isso, é claro, se nossos processos funcionarem “a todo vapor”, mesmo que movidos a eletricidade e com alto uso de IA. Ou seja, não importam as ferramentas, importa a organização! E disso, o SGQ entende como ninguém!