Se você está buscando conhecimentos sobre como implementar a ISO 9001:2015 e leu nosso artigo da semana passada, já deve ter tomado decisões importantes. Ou então, está juntando informações e pensando a respeito de “como” vai tocar seu projeto de implementação.

Agora, chegou a hora de começar os trabalhos mais propriamente voltados à norma. Há basicamente 4 etapas de implementação, cujas quais você vai adaptar de acordo com seu contexto e processos.

Neste artigo, vamos passar por essas 4 etapas e entender como elas podem ser planejadas na sua empresa. Você perceberá que segui-las vai te dar um caminho claro rumo a certificação. Além disso, por meio delas, é possível conscientizar melhor as pessoas sobre o que está acontecendo na empresa.

Basicamente, essas 4 etapas são:

• Diagnóstico;
• Implementação;
• Auditoria interna;
• Auditoria externa.

Etapa 1 – diagnóstico

Mesmo que sua empresa não tenha um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) formalizado, ela ainda assim tem diversos processos e rotinas acontecendo diariamente. E muitos desses processos e rotinas são característicos de um SGQ.

No entanto, essa falta de formalização pode levar a falta de aspectos fundamentais para o SGQ. Dessa forma, a primeira etapa de qualquer projeto de implementação é diagnosticar o que já existe e o que precisa ser criado.

Por exemplo, vamos imaginar o seguinte, a ISO 9001:2015 exige que realizemos avaliação de desempenho (requisito 9). Nesse caso, podem ocorrer 3 situações:

• A empresa já realiza análise de desempenho – neste caso, não é preciso realizar nenhum tipo de ação de implementação, afinal a rotina já existe e está aderente à norma;
• A empresa analisa parcialmente o desempenho – neste caso, a empresa já analisa o desempenho, mas não o faz periodicamente, por exemplo, ou não analisa todos os processos relacionados à qualidade. Neste caso, basta ajustar o que já existe; 
• A empresa não analisa desempenho – aqui, não existe análise de desempenho, então será necessário criar rotinas (necessárias não só para implementar a ISO 9001:2015, mas para o próprio SGQ como um todo) ou até mesmo processos, por exemplo um conjunto de indicadores.

Após fazer um diagnóstico geral do funcionamento da empresa, você terá em mãos a situação atual dos processos. A partir daqui, é possível entender o que está ou não aderente a norma e o que precisará ser melhorado ou criado na empresa.

Etapa 2 – implementação

A partir daqui é mão na massa. Se antes entendemos o que precisa ser feito, agora precisamos fazer! Entenda que a etapa anterior precisa ter como saída uma lista de “lacunas” do SGQ. Essa lista, por sua vez, vai se desdobrar em uma lista de projetos que irão, efetivamente, implementar o que está faltando.

Para simplificar, imagine que após o diagnóstico você perceba que:

• A organização não tem seu contexto formalizado (requisito 4);
• A empresa não declarou sua política da qualidade (requisito 5.2);
• A organização não planeja mudanças (requisito 6.3);
• A empresa não trata não conformidades (requisito 10.2).

Esse é apenas um exemplo simples, didático, mas acredito que basta para explicar a etapa de implementação. Agora, a partir dessa “lista” você:

• Criará processos, procedimentos, ações, etc que formalizem e mantenham atualizado o contexto da sua empresa;
• Formalizará a Política e a divulgará às partes interessadas;
• Criará formas de planejar e controlar as mudanças relevantes do seu Sistema de Gestão da Qualidade;
• Desenvolverá um processo de tratativa de não conformidades e colocará para rodar.

Implementar a ISO 9001:2015 é quase como seguir um checklist!

Em resumo, a lista de lacunas obtidas no diagnóstico se tornará uma lista de tarefas (ou projetos) que vão efetivamente implementar o que a norma pede e sua empresa ainda não executa. Ou seja: implementar a ISO 9001:2015!

Aqui, vale ressaltar o quanto o 8Quali pode te ajudar. Afinal, tudo isso pode ser formalizado e planejado dentro da ferramenta. Você pode criar projetos para implementação de cada ação e definir responsáveis. Isso, por si só, já começa a atender um item da norma, o “5.3 Papéis, responsabilidades e autoridades organizacionais”.

Além disso, várias rotinas necessárias ao SGQ podem ser pré-programadas no software, como a tratativa de não conformidades. Com o 8Quali, você cria um processo claro e simples, que as pessoas terão pouca ou nenhuma dificuldade em seguir.

Isso tudo, é claro, além de ter uma lista de todos os documentos e sua situação (atualizados ou desatualizados, por exemplo). Isso facilita muito o processo de implementação das novas rotinas do SGQ, é quase como se o software fosse um imenso checklist! 🥰

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Etapa 3 – Auditoria interna contínua

Depois que você implementar todas as novas rotinas e processos, é preciso averiguar se tudo está correndo conforme planejado. Principalmente no início, as pessoas podem ter dificuldade, voltando a fazer “como era antes” ou simplesmente deixando de executar novas tarefas.

Portanto, é preciso fazer uma auditoria interna e entender se aquilo que o projeto de implementação (etapa 2) definiu está sendo executado. Aqui, basicamente, precisamos comparar o que realmente está acontecendo na empresa com a ISO 9001:2015.

Essa etapa vai revelar falhas no projeto de implementação e novas lacunas relacionadas ao que foi implementado. De forma simples, no diagnóstico buscamos entender as lacunas do sistema em relação à norma. Já na auditoria interna, buscamos lacunas no sistema de gestão da qualidade como um todo. Isso porque, uma vez que implementamos as práticas da ISO 9001:2015, temos um sistema de gestão da qualidade completo rodando na empresa.

Além disso, por ser vivo e orgânico, o sistema vai ser constantemente testado, o que pode levar a alterações e não conformidades. Dessa forma, é preciso fazer auditorias constantes, a intervalos planejados, para garantir a integridade do SGQ e a melhoria contínua.

Aqui, a utilização do 8Quali também pode ser uma mão na roda para sua empresa. Afinal, é possível agendar as auditorias internas, tratar as não conformidades e criar checklists que vão agilizar o processo e garantir recorrência.

Etapa 4 – auditoria externa

Essa etapa é especialmente importante, e obrigatória, para quem busca certificação na norma. Lembre-se: é possível implementar a norma apenas para ter um SGQ completo e aderente às melhores boas práticas mundiais de qualidade!

A auditoria externa é um processo de verificação de conformidade com a ISO 9001:2015. Nesse caso, sua empresa contrata uma certificadora que manda auditores para checar como sua empresa atende a norma (e se atende).

Após todo processo de auditoria, se tudo correr bem, a certificadora emite o tão sonhado certificado!

Para quem não está buscando certificação, as auditorias externas ainda podem ser uma boa opção para identificar pontos de melhoria. Bem como, em alguns casos, alguns clientes podem querer auditar seu sistema, algo bastante comum e que chamamos de auditoria de segunda parte.

Implementar a ISO 9001:2015 = implementação do SGQ + melhoria contínua!

Basicamente, essas são as etapas de uma implementação de sistema de gestão. Inclusive, respeitando algumas particularidades, podemos usá-las para qualquer outro tipo de norma ISO (tal qual a 14001 ou a 45001).

Além disso, gostaria de reforçar como um software para qualidade pode ser útil no seu projeto. Cada uma dessas etapas vai gerar uma série de documentos e registros que precisam ser gerenciados.

Os registros precisarão estar claros e acessíveis na hora da auditoria. Já os documentos, além da disponibilidade, precisarão estar sempre atualizados. Além disso, há uma série de controles que requerem atenção, como a tratativa de não conformidades ou o andamento dos projetos. Trabalhar tudo isso ao mesmo tempo pode ser uma tempestade para quem não tem a ferramenta certa!

Dessa forma, antes de tudo, entenda que vale a pena manter um SGQ forte e robusto, bem como de acordo com as melhores práticas mundiais derivadas de implementar a ISO 9001:2015. Depois disso, saiba que nós podemos te ajudar a gerenciar o projeto de implementação de forma mais simples e prática. Tudo isso para trazer mais tranquilidade para você e resultados para sua empresa! Entre em contato conosco clicando aqui!