Recentemente, falamos sobre algumas dicas para melhorar o SGQ em 2024, agora, vamos falar sobre porque começar o ano automatizando a gestão da qualidade! 2024 promete ser um ano de muito progresso e focar em melhorar a capacidade de qualidade pode ser um grande passo para o sucesso!

Vale a pena começar a pensar neste assunto desde já, acrescentando previsão orçamentária ao planejamento estratégico anual. Investir no fim das planilhas pode trazer muitos benefícios para a qualidade da sua empresa, o que se traduz em maiores resultados para todas as partes interessadas.

Neste artigo, não conseguirei analisar todos os benefícios da automatização da gestão da qualidade. Assim, vou focar em 4 fatores que considero vitais para qualquer empresa. Isso, é claro, sem perder de vista que vamos abordar fatores aspectos mais amplos, ou seja, isso tudo sem contar as facilidades e pequenas comodidades e evoluções do dia a dia.

Automatizando a gestão da qualidade para controlar melhor os planos de ação

Sabemos que muitas melhorias acontecem via planos de ação. Geralmente, identificamos oportunidades, montamos o conjunto de ações e, então, partimos para a execução. Mas o que parece simples é sempre um grande desafio, afinal controlar prazos e atividades é bastante complexo, o que fica cada vez pior com o crescimento da equipe.

Porém, automatizando a gestão da qualidade, é possível contar com ferramentas específicas para analisar e controlar planos de ação. É possível centralizar todas as informações em um único local, montar o projeto e notificar todos os envolvidos por e-mail. Isso além de poder disponibilizar facilmente todas as informações do plano.

Assim, temos não só um ganho estratégico, algo que ajuda a garantir planos melhor elaborados, mas também uma poderosa ferramenta para apoiar a execução e garantir que os prazos e tarefas sejam respeitados.

Tratando não conformidades do jeito certo

É impossível falar sobre o tema “automatizando a gestão da qualidade” sem falar sobre as temidas não conformidades! Mesmo porque elas são parte integrante, essencial e obrigatória de qualquer SGQ!

Mais uma vez os ganhos de automatização são gigantescos. Podemos novamente citar as notificações automáticas, o que mantém tanto responsáveis quanto equipe da qualidade sempre alerta sobre as tratativas. Podemos falar também da centralização de informações, fator essencial para a tratativa e também para manter rastreabilidade para auditorias.

Porém, o maior ganho é certamente a padronização do processo e a facilitação do uso de ferramentas da qualidade. Isso porque implementar um software cria um caminho claro para as pessoas seguirem. Com o Software 8Quali, por exemplo, seu colaborador apenas loga no sistema e segue as etapas de tratativa, utilizando ferramentas consagradas para analisar causas (Ishikawa, 5 Porquês, Brainstorming) e planejar ações (5w2h).

Acelerando as melhorias da sua empresa

Se somarmos a agilidade para planejar, controlar e executar planos de ação com um processo de tratativa bem ajustado, temos então uma empresa que melhora e avança como um foguete! 🚀 Ou seja, automatizando a gestão da qualidade, propiciamos ao sistema um avanço na velocidade e qualidade das melhorias.

Com as informações fluindo de forma mais ágil, informações centralizadas e maior controle sobre a execução, criamos um ambiente que interage com as pessoas e ajuda a assegurar que “o que” precisa ser feito seja realmente feito.

Isso garante que as ações vão realmente acontecer conforme o planejado e faz com que o sistema se mantenha em constante melhoria contínua. Além de tudo estar sempre padronizado e com informação documentada armazenada e segura. Assim, a empresa trabalha falhas e problemas (tratativa de não conformidade) e aproveita oportunidades de ir além (com planos de ação).

Analisando dados e tomando decisões!

Por fim, vale ressaltar que de nada adianta tratar NCs e executar planos de ações se as coisas certas não forem priorizadas. É como Peter Drucker já dizia:

“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito”.

Mas até nisso a automatização ajuda. Afinal, automatizando a gestão da qualidade do jeito certo (e isso significa contar com a ajuda do 8Quali 😁), você terá todas as informações importantes organizadas, disponíveis e facilmente acessíveis.

Esse fator produz um grande efeito na tomada de decisões, tanto na velocidade quando na qualidade do processo. Isso acontece porque é possível acessar as informações com um click, além de que a automatização ajuda a eliminar erros humanos e manter as informações mais assertivas e centralizadas. Resumindo: sua empresa toma decisões mais rápidas, embasadas e seguras!

Automatizando a gestão da qualidade, impulsionando resultados!

Em nossa luta contra a lentidão e erros na gestão da qualidade, às vezes ouvimos que investir no Software 8Quali é “um custo“, mas o que nunca ouvimos é o quanto não ter nosso software realmente custa para organização.

Pense em uma não conformidade que gera prejuízo para a empresa ou em um plano de ação para abordar uma importante oportunidade de mercado. Quanto vale tratar essa NC rapidamente e executar o plano para aproveitar essa oportunidade? Você colocaria os recursos aplicados nessas ações na “coluna” dos custos?

Assim como a própria qualidade, muitas vezes encaramos os recursos gastos automatizando a gestão da qualidade como custos, despesas ou até mesmo desperdícios. Entretanto, esse é um dos investimentos mais certeiros que sua empresa pode fazer. Afinal, o dinheiro aplicado aqui vai se traduzir em agilidade e melhorias. Sabe o famoso “ROI” (retorno sob o investimento)?

Uma pesquisa da ASQ (American Society for Quality) apontou que a cada US$ 1 investido em programas de qualidade, as empresas obtiveram até US$ 6 em lucros. Agora me diz: qual outro investimento oferece até 600% de retorno?

Concluindo: gastar tempo, esforço e recursos automatizando a gestão da qualidade é um investimento!

Cada vez que você implementa novas ferramentas e trabalha a qualidade você melhora a cultura, incentiva ações e reforça o quanto esse aspecto é importante. Começar o ano entendendo isso e planejando como utilizar o Software 8Quali para revolucionar seus processos é a melhor decisão para iniciar 2024 com força total!

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