O dashboard de qualidade do seu sistema responde bem às perguntas que ele já conhece. O problema é quando a diretoria pede um número que ele não mostra.

Nesse momento, você exporta os dados, abre uma planilha de indicadores e monta o gráfico por fora. Na semana seguinte, o pedido volta e a planilha passa a fazer parte da rotina da equipe.

Neste artigo, você vai entender por que isso acontece com qualquer software e quais são as alternativas. Além disso, vai ver como um dashboard de qualidade personalizado resolve o problema sem a planilha paralela.

A planilha paralela: por que ela é um problema

Imagine, você em uma sexta-feira comúm, ás 17h. A diretoria pede o tempo médio de aprovação de documentos por setor, e o sistema não mostra esse número. Então você exporta os dados, abre uma planilha e passa a noite montando o gráfico. Na segunda, o pedido volta com uma pequena mudança, e lá vai você de novo.

Se isso lembra “Feitiço do Tempo”, o filme em que o mesmo dia se repete, a comparação é justa. A planilha paralela funciona assim: um arquivo fora do sistema, criado só para mostrar o que o sistema não mostra. Com o tempo, ela vira rotina e ninguém mais percebe que está lá.

No começo, ela parece apenas um incômodo. Com o tempo, porém, ela cria quatro problemas:

• O dado envelhece. A planilha mostra o que estava no sistema no dia da exportação.
• A conta depende de uma pessoa. As fórmulas e os filtros ficam com quem montou o arquivo.
• O número perde rastreabilidade. Sem histórico de alteração, ninguém consegue provar de onde veio o indicador levado à diretoria.
• O tempo vai para o lugar errado. A equipe da Qualidade gasta horas compilando dados em vez de analisar os resultados.

Por isso, a planilha paralela é um risco para a confiabilidade dos indicadores. Em uma auditoria, esse risco pesa ainda mais, porque o auditor pode pedir a origem de cada número apresentado.

Por que nenhum software de qualidade cobre todos os indicadores

Nenhum software para gestão de indicadores cobre 100% das métricas de uma empresa, porque cada operação define os próprios recortes de dados. Uma indústria quer o tempo de liberação de documentos por setor, uma empresa de serviços quer as reclamações por canal e um laboratório quer os vencimentos de calibração por área. Como o número de combinações é enorme, o fornecedor entrega os indicadores de qualidade que atendem à maioria dos clientes e deixa de fora os mais específicos.

Além disso, as perguntas da gestão mudam com o tempo. Uma auditoria, uma nova norma ou uma meta da diretoria criam necessidades que o painel padrão não previa. Por isso, mesmo um sistema completo costuma ter lacunas, e elas aparecem justamente quando alguém precisa do número para uma reunião.

Alternativas comuns e seus limites

Quando o painel padrão não atende, as empresas costumam seguir quatro caminhos:

• Planilha com dados exportados. Resolve rápido, mas traz os problemas de atualização, dependência de uma pessoa e falta de rastreabilidade.
• Ferramenta de BI externa. Entrega gráficos flexíveis, porém exige conectar o sistema à ferramenta, manter essa conexão e ter alguém que domine a plataforma.
• Construir com o TI da própria empresa. Dá controle total, mas a demanda entra na fila de prioridades do TI, e o relatório precisa de manutenção a cada mudança no sistema.
• Pedir o relatório ao fornecedor. Mantém tudo dentro do sistema, e o limite está no tempo de atendimento e no quanto o fornecedor se dedica a esse tipo de pedido.

Em todos os casos, o custo principal é o tempo da equipe, que entra na conta dos custos da qualidade mesmo quando ninguém o registra. Ao escolher um software para gestão da qualidade, portanto, pergunte como o fornecedor lida com os indicadores que não vêm prontos.

O que é o Hub de Soluções do 8Quali

O Hub de Soluções é um marketplace de relatórios, gráficos e componentes de dashboard do 8Quali que o cliente instala no próprio sistema. Ele existe para que o software de indicadores e o dashboard de qualidade acompanhem as necessidades de cada empresa, sem depender do cronograma de lançamentos do produto.

Para usar, você escolhe o componente no Hub e instala com um clique, direto no seu painel. A partir daí, ele passa a exibir os dados que já estão registrados no 8Quali, com atualização automática a cada mudança, sem exportação e sem planilha.

Se o relatório de que você precisa ainda não existe no Hub, você pode solicitar um componente personalizado. Quem cria é uma equipe dedicada a isso, que recebe o seu pedido, desenvolve o componente e o disponibiliza para instalação. Dessa forma, o dashboard passa a mostrar o indicador que a gestão pediu, e o time da Qualidade continua trabalhando dentro do sistema.

Exemplos de relatórios e gráficos que você instala no Hub

Os componentes do Hub respondem a perguntas que a gestão faz com frequência. Alguns exemplos:

• Documentos aguardando aprovação: mostra o que está parado e com quem.
• Lead time de liberação por setor: indica quanto tempo cada área leva para liberar um documento.
• Tempo parado em cada etapa do fluxo: aponta onde o processo trava.
• Setor que concentra atrasos de aprovação: deixa claro onde agir primeiro.
• Comparativo do tempo médio: mostra se o prazo melhorou ou piorou em relação ao período anterior.

Todos esses componentes usam dados que já estão no sistema. Assim, quem gera o relatório não precisa conferir fórmulas, e quem o lê sabe que o número vem da mesma fonte usada nas auditorias.

Hub de Soluções e integração com ERP: qual a diferença

O Hub de Soluções trabalha com os dados que já estão no 8Quali: documentos, não conformidades, planos de ação, auditorias e demais registros do sistema. Ele muda a forma de exibir essas informações, com novos gráficos, relatórios e indicadores.

Já a integração com um ERP tem outro objetivo, que é levar para o sistema da Qualidade informações que nascem em outro lugar, como pedidos, estoque ou dados de produção. Por isso, os dois assuntos se complementam, mas cada um resolve uma necessidade diferente. Se o seu indicador depende de um dado que ainda não está no 8Quali, o primeiro passo é avaliar a integração, e a equipe pode orientar você nesse caso.

Leve a sua planilha para a demonstração

Se a sua equipe monta hoje um relatório fora do sistema, traga essa planilha para a demonstração. A gente mostra como ela fica dentro do 8Quali, com os dados atualizados e sem trabalho manual.

Ainda está avaliando? Antes de decidir, use a calculadora de ROI para estimar quanto tempo a sua equipe gasta com esse tipo de tarefa.