Ter um Modelo de POP próprio para sua empresa é fundamental para garantir padronização e, assim, melhoria contínua! Afinal, o Procedimento Operacional Padrão (POP) é o documento que seu colaborador vai consultar na hora de executar as tarefas.

Ao utilizar corretamente o POP, o colaborador não só compreende o que precisa fazer, ganhando produtividade, como também garante que tudo será executado conforme planejado. Assim, o POP é um documento vital em qualquer empresa ou processo. Ele ajuda a padronizar atividades, reduzir erros, evitar retrabalho, dar fluidez aos processos e, assim, melhorar os resultados de qualquer organização.

Entretanto, sabemos que nem sempre é fácil redigir um procedimento, afinal são muitas variáveis, muitos campos e possibilidades de redação. Por isso, hoje, resolvemos trazer um modelo especial para você, um conteúdo que vai te ajudar a criar o seu POP e, assim, padronizar as coisas por aí! Bora lá?

Relembrando: o que é um POP (Procedimento Operacional Padrão)

Como eu já disse no início, POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão! Além disso, o POP é um documento formal que descreve detalhadamente como uma atividade deve ser executada dentro da sua empresa. 

Na prática, o POP funciona como uma espécie de guia operacional, cujo objetivo primário é garantir que um processo seja realizado sempre da mesma maneira (padronização). Além disso, ele respeita os critérios previamente definidos pela empresa ou cliente, garantindo assim a conformidade do que executamos. Para isso, o Procedimento Operacional Padrão orienta os colaboradores sobre aspectos como:

• as etapas necessárias para realizar determinada tarefa;
• quem são os responsáveis por cada ação;
• quais métodos precisamos utilizar;
• que recursos serão necessários;
• cuidados que devemos ter;
• quais EPIs precisamos utilizar;
• o que devemos observar durante a execução;
• e por aí vai, pois tudo depende do contexto da empresa.

Devido a essas características, os Procedimentos Operacionais são úteis em virtualmente QUALQUER SEGMENTO. Desde indústrias e construção civil, até hospitais e escritórios diversos. Além disso, mesmo que nenhuma norma exija sua utilização, os POPs são muito úteis para descrever processos e, assim, são muito utilizados no processo de certificação em normas ISO.

Modelo de POP: quais campos seu Procedimento Operacional Padrão deve ter?

Um Procedimento Operacional é um documento vivo e, por isso, mutável. Isso significa que ele não será obrigatoriamente igual em todas as organizações. Muitas vezes, inclusive, sua empresa pode ter diferentes tipos POPs, um para cada tipo de processo.

Por isso é tão importante ter um Modelo de POP. Afinal, com um bom modelo, seus colaboradores conseguirão redigir mais facilmente esse documento vital! Além de que garantimos a padronização do próprio POP, algo fundamental para “não virar bagunça”! 🤣 Enfim, para baixar nosso Modelo de  POP, basta clicar no botão abaixo:

Modelo de POP em Word

Porém, fique no texto! Trarei informações essenciais sobre esse documento e dicas para utilizá-lo da maneira certa. Além disso, o Modelo de POP varia de acordo com o contexto da sua empresa e processo, assim você precisará avaliar suas necessidades. Mas, no geral, um bom POP contém os seguintes campos:

1. Revisões e Controle de Versões
2. Título do POP
3. Objetivo do Procedimento Operacional
4. Escopo do documento
5. Papéis e responsabilidades
6. Procedimento: o passo a passo de execução
7. Fluxogramas ou outros apoios visuais (se necessário)
8. Materiais e Equipamentos
9. Termos técnicos e definições (se necessário)
10. Referências e normativas (se necessário)
11. Anexos (se necessário)

Se você quiser saber mais sobre cada um desses campos, gravamos um vídeo completo explicando cada um deles. Se liga:

Personalizando o seu Modelo de POP

Vale a pena ressaltar: nem todo POP precisa de TODOS OS CAMPOS DO UNIVERSO!

Um exemplo simples: no campo “Referências e normativas” costumamos listar normas, leis ou documentos que ajudam a nortear o processo. Assim, se seu processo não possuir esse tipo de referência, esse campo é desnecessário e NÃO precisa estar no Modelo de POP.

Da mesma forma, podem existir campos que sejam específicos do seu processo ou contexto e, por isso, não foram listados aqui. Alguns campos comuns podem ser:

• Critérios de Aceitação para inspeção da Qualidade;
• Planos de Contingência;
• Parâmetros Operacionais (temperatura, pressão, faixas de tolerância aceitáveis, etc);
• Frequência de Execução (diariamente, semanalmente; a cada lote produzido, etc);
• E por aí vai, as possibilidades são virtualmente infinitas! ♾️

Enfim, o importante aqui é entender que esse Modelo de POP pode e deve ser personalizado para as necessidades da sua empresa. Talvez, existam campos que eu jamais possa imaginar, mas que são FUNDAMENTAIS para garantir a conformidade dos seus processos. Antes de tudo, portanto, é preciso conhecer sua empresa e o que ela precisa para performar melhor!

Redigir o Modelo de POP (e o procedimento em si) é só o começo!

Escrever um procedimento pode ser bastante desafiador, tanto que, às vezes, escrevemos e nunca mais olhamos para ele. Porém esse é o maior erro de todos, redigir o POP é apenas o começo! Ele só trará resultado de verdade se o utilizarmos diariamente!

Além disso, o Procedimento Operacional Padrão é um documento vivo, o que significa que ele vai mudar ao longo do tempo. Além de utilizá-lo, precisamos garantir que apenas a sua versão mais recente (atualizada) seja utilizada. Ou seja, redigir um bom documento é SÓ O COMEÇO!

E é aqui que entra o 8Quali! Com ele, você não apenas cria modelos padronizados e muito mais fáceis de utilizar, mas também mantém total controle sobre seus POPs, revisões e aprovações. Tudo fica centralizado, organizado e acessível para as pessoas certas, no momento certo!

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O verdadeiro segredo de um bom procedimento!

Cem anos de solidão, escrito por Gabriel García Márquez, é um dos meus livros prediletos, é simplesmente lindo!

Eu amo de paixão e gostaria de relê-lo um dia, porém, não sei quando! O livro possui em média 450 páginas, além de ter uma linguagem “relativamente complexa”. Imagine se deparar com uma ou duas páginas sem um único parágrafo sequer, apenas texto corrido. Blocos e mais blocos de texto. Blocos sublimes, sim! Mas blocos. Assim, por mais lindo que seja, não é uma leitura para fazermos na correria do dia a dia.

E sabe qual é o problema? É que às vezes fazemos isso nos nossos POPs! Seu colaborador não vai ler um bloco de texto do tamanho do universo. Ele não vai ter tempo de apreciar toda a sua “peripécia literária sublime da descrição aprofundada de processos industriais padronizados por via escrita em papel timbrado”. (sim, tem gente que escreve desse jeitinho aí!)

Portanto, não invente moda! Não queira ser um poeta renascentista e escrever de forma difícil e rebuscada, mesmo porque isso não demonstra inteligência. Inteligência é conseguir adequar sua linguagem a quem precisa dela. Assim, a não ser que você esteja escrevendo um novo Cem anos de solidão, por favor, seja POP: Prático, Objetivo e Preciso! 😉