Gerenciar projetos sempre foi uma dificuldade, seja por envolver muitas pessoas, pela grande quantidade de atividades ou pela dificuldade de visualizá-los de forma completa. Com isso, mesmo com bons profissionais organizando tudo e cuidando para que o projeto ande, no fim uma ou outra atividade acabam esquecidas e isso pode comprometer todo o trabalho.

As consequências dessas falhas ao gerenciar projetos, nós já conhecemos bem. São atrasos no cronograma de ações, gastos de recursos além dos planejados, não conformidades na implementação das ações, desmotivação da equipe e diversos outros problemas. Tudo isso prejudica muito o planejamento operacional e até mesmo estratégico da sua empresa.

O pior é que essas consequências negativas não afetam apenas a execução do projeto e o momento atual da empresa. Elas podem perdurar por muito tempo, prejudicando a organização e criando empecilhos para a continuidade dos processos tanto no curto quanto nos médio e longo prazos.

Se um único projeto pode causar tantos problemas para sua empresa, imagine agora todos os projetos que giram diariamente na organização e impactam o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)?

Pensando nisso, trouxemos uma inovação para o 8Quali! Implementamos o Kanban, uma ferramenta simples e que te dá controle total sobre as ações do seu projeto, tudo de forma prática e extremamente visual! Hoje, vamos apresentar essa função para você!

O que é o Kanban?

O Kanban é uma ferramenta de gestão que ajuda a organizar e controlar atividades e ações, organizando o fluxo de trabalho e tornando-o visual e fácil de gerenciar. A palavra “Kanban” tem origem no japonês e pode ser traduzida em algo como “cartão” ou “sinalização”.

Vale dizer também que a metodologia foi criada na década de 1940, por Taiichi Ohno. Ohno é considerado o principal responsável pela criação do Sistema Toyota de Produção e também um dos seletos profissionais a receber o título de Guru da Qualidade!

Como o Kanban pode ser usado para gerenciar projetos?

O grande atrativo da ferramenta é sua simplicidade. O Kanban era originalmente composto de uma tabela com 3 colunas, sendo elas: “Para fazer”, “Fazendo” e “Feito” (ou “To do” “Doing” e “Done”).

Todas as atividades que precisam ser gerenciadas são acrescentadas dentro da primeira coluna (Para Fazer), em cards menores. Conforme as atividades progridem, são movidas para as colunas seguintes. Isso faz com que o projeto fique organizado, com cada atividade dentro da coluna que representa sua respectiva fase de execução. Ou seja, se a atividade ainda precisa ser feita, estará na coluna “Para fazer”; se precisar de revisão ou aprovação, estará na coluna “Aprovação”; se foi finalizada, estará em “Feito“; e assim sucessivamente de acordo com as fases e necessidades do seu projeto.

Dessa forma, é possível analisar o andamento apenas olhando para as colunas e cards. No vídeo abaixo, você consegue ver essa movimentação dentro do nosso software:

De 1940 para hoje: 8Quali melhorando a metodologia

Ao integrar o Kanban ao nosso módulo de gerenciamento de projetos, tornamos possível que você extrapole as 3 colunas originais das ferramentas. Dessa forma, você poderá personalizar a gestão do seu projeto com colunas que sejam necessárias para o seu contexto.

É possível, por exemplo, acrescentar uma coluna de “Aprovação” entre as colunas “Fazendo” e “Feito”. Assim, você poderá designar um responsável por avaliar a execução e aprová-la ou retorná-la ao “Para Fazer” caso sejam necessárias alterações.

É possível criar até 15 colunas personalizáveis, organizando todas as etapas do seu projeto como for necessário. Além disso, ao mover as atividades para a coluna final do seu Kanban, o software habilita o campo “Evidência”, facilitando o registro para possíveis auditorias e salvando informações importantes da atividade executada.

Benefícios de utilizar o Kanban para gerenciar projetos da sua empresa

O Kanban é uma ferramenta versátil e que vai ajudar sua empresa a visualizar os projetos de forma prática e rápida. Entre as vantagens de utilizá-lo, podemos citar:

• Maior organização e visibilidade clara: a possibilidade de cadastrar seus projetos no formato Kanban permite que você visualize TODAS as etapas do projeto de maneira simples, clara e organizada. Isso não só facilita o acompanhamento de progresso, como ajuda a definir prioridades e gerenciar o fluxo de trabalho de todas as tarefas do projeto;
• Maior flexibilidade no gerenciamento de tarefas: a funcionalidade de adicionar e arrastar os cards livremente pelas colunas permite que os membros da equipe movam as tarefas conforme necessário (seja para colunas à direita ou à esquerda). Isso proporciona muita flexibilidade para ajustar o andamento do projeto em tempo real, adaptando-se a mudanças ou imprevistos;
• Aprimorando o trabalho em equipe: a possibilidade de mover os cards somada ao fato de que os usuários são atribuídos aos projetos permite um trabalho muito mais colaborativo e eficaz. Afinal, uma vez que todos podem visualizar e atualizar o status das atividades, faz com que a troca de informações seja facilitada e todos possam contribuir com o projeto e seu andamento;
• Maior controle de progresso: basta olhar para as colunas para entender como o projeto está e quais atividades estão em que fase. Isso torna muito simples ter uma visão geral do trabalho e entender o que está atrasado ou adiantado. Além disso, o fato de o campo de evidência aparecer somente quando o card estiver na última coluna garante que a entrega ou conclusão da tarefa seja devidamente registrada e validada antes da conclusão do projeto. Isso aumenta tanto o controle quanto a precisão sobre o que foi feito e como foi feito.
• Garantia de conclusão do projeto: o projeto só poderá ser concluído quando TODAS as atividades estiverem na última coluna, bem como o campo de “Evidência” devidamente preenchido. Isso assegura que todas as etapas e tarefas do projeto foram finalizadas e estão de acordo com os critérios estabelecidos, bem como garante a qualidade da execução, evitando que o projeto seja fechado antes de sua execução total.

Visualizando o futuro da sua organização!

Muitas vezes, projetos estratégicos importantes não saem do papel porque não são bem gerenciados. Isso pode prejudicar sua empresa e trazer inúmeras consequências negativas. Por isso, com o Kanban é possível não só gerenciar projetos, mas garantir maior sustentabilidade para sua empresa.

Seja qual for o problema, com o Kanban você organiza e executa ações que vão atacar causas raízes, eliminar ameaças e aproveitar ao máximo oportunidades de melhoria. Ele vai te ajudar a visualizar fluxos de trabalho e engajar sua equipe no que precisa ser feito, tornando a gestão e o dia a dia mais unificados e significativos.

O melhor de tudo é que isso está automatizado no 8Quali, centralizado em um repositório 100% seguro e que você pode dar acesso a quem for preciso. Tudo isso gerando evidências para suas auditorias (seja da ISO 9001 ou qualquer outra norma). Nós melhoramos ainda mais o que já era bom, possibilitando a personalização do Kanban e sua utilização nos projetos mais críticos para você!

Se você já é nosso cliente, sabe como isso vai revolucionar sua gestão e melhorar muito o gerenciamento de projetos! Caso não seja, entre em contato conosco e garanta que seus projetos vão sair do papel e trazer resultados para sua empresa:

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