Quanto custa uma Gestão de Documentos não automatizada?
Quanto custa uma Gestão de Documentos não automatizada?
Caio Silva
Você já parou para analisar o quanto custa a sua Gestão de Documentos não automatizada?
Mostrarei para você alguns dos motivos para quebrar a resistência à Automatização do Processo de Gestão de Documentos. Iremos analisar os custos advindos das tarefas geradas ao Analista da Qualidade e seus possíveis retrabalhos.
Geralmente este processo acaba envolvendo em média 4 pessoas diferentes, e a execução destas etapas é atribuída e realizada pelo Analista de Qualidade ou outro Profissional da Qualidade responsabilizado pela tarefa.
Processo comumente utilizado na Gestão de Documentos:
- Elaboração;
- Revisão;
- Aprovação;
- Disponibilização.
Empresas de médio porte possuem em torno de 200 Documentos, que precisam ser revisados anualmente.
Consideramos o valor/hora do Analista de Qualidade como R$ 25,00/hora (total com impostos), e que para cada documento ele leve em torno de 1 hora (estimado) com o fluxo de revisão/aprovação (desconsiderado o tempo de elaboração do conteúdo).
Não podemos deixar de mencionar os retrabalhos gerados pela reprovação dos Documentos. Para esta variável utilizaremos uma porcentagem de 25% de reprovação dos documentos, que pode variar de acordo com o documento.
Sendo assim chegamos à conclusão de:
200 documentos / 12 = em média 17 documentos revisados por mês.
R$ 25,00 x 21 horas (1 hora por documento + 4 horas retrabalho) = R$ 525,00 Mensais (com tarefas automatizáveis) 🙁
Mas por que gastar tanto? Como você pode resolver isso?
Garanto que as empresas que ainda realizam este processo manual (planilha) nunca se fizeram tal pergunta, pelo menos não até o momento.
E se eu te disser que com o 8Quali sua empresa pode automatizar tarefas como a coleta de assinaturas, substituição de Documentos, atualização da Lista Mestra, além da disponibilização de cópias controladas ou não controladas e avisos por e-mail dos prazos de cada etapa do processo?
Muitas empresas já colhem os frutos de Automatizar a sua Gestão de Documentos. Não perca esta oportunidade! 😀
