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O que é a gestão de mudanças e como fazer?

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O que é a gestão de mudanças e como fazer?

Muitas organizações buscam a tão sonhada melhoria contínua, e se orgulham ao pensar em
processos de gestão de mudança organizacional, idealizando um processo maravilhoso e perfeito, cheio
de passos e um plano de ação maravilhoso e executável. Ao idealizar mudanças, a organização
gera grandes expectativas, como por exemplo, a aceitação unânime do processo como um todo.

A mudança consiste na transformação de algo, que no caso seria a organização e todos os seus
processos, os quais serão focados na qualidade. Apesar de ser um processo que pode
apresentar algumas dificuldades, a mudança é necessária para manter a organização viva e
competitiva.

Ora, não é possível alcançar resultados diferentes quando se repete o mesmo comportamento.
É importante para o crescimento organizacional os novos aprendizados, considerando a
experimentação de novas ideias, atitudes diferentes e modelos de negócios que tragam
qualidade e competitividade, gerando assim resultados positivos.

Qual a importância da gestão de mudanças?

O processo de gestão de mudança é muito importante para o crescimento organizacional, e ao mesmo
tempo que gera várias vantagens, pode gerar um grande desconforto no ambiente
organizacional, pois a mudança em si gera incerteza, medo, e atua diretamente na zona de
conforto das pessoas que fazem parte do complexo organizacional.

Embora a mudança cause algumas intercorrências, o objetivo de todo o processo de mudança é
tornar a organização mais competitiva, proporcionando o aprendizado organizacional em
diversos aspectos.

Geralmente, o processo de gestão de mudança está relacionado a tecnologias, pois as empresas visam a
rapidez nos processos e maior volume de entregas ao cliente, mas e se tudo não correr como o
esperado? Como proceder?

Vamos considerar uma situação hipotética? Uma determinada empresa deseja automatizar
alguns processos internos, e decide sair dos procedimentos manuais para implantar o uso de
computadores e de um sistema de gestão.

O primeiro sentimento que essa mudança pode causar é a estranheza, seguida por uma enorme
rejeição pela falta de familiaridade com a ferramenta. Em um primeiro momento, os
colaboradores podem até tentar se adaptar (contra a sua própria vontade, inclusive) através de
tentativas de usar a nova ferramenta. Quando começam a aparecer os erros ou as dúvidas, a
rejeição é fortalecida, fazendo com que o processo de mudança seja visto como algo
desnecessário, burocrático e trabalhoso.

É neste momento que surgem os mais diversos comportamentos e falas, como: “não sei para
que essa mudança, era tudo tão mais fácil antes” ou ainda “nossa, sempre foi assim, não
compreendo o motivo de mudar tudo de uma vez, só atrasa o nosso trabalho com tanta
papelada.”

Quando começam as reclamações e resistências, a liderança começa a se questionar se vale a
pena tanto esforço, e o processo de mudança vai por água abaixo.

Sendo assim, como mudar? E por que mudar, se o processo gera tanto impacto? Ora, a mudança
é o que movimenta a organização rumo ao crescimento e aprendizado organizacional. Assim,
como seria possível planejar e gerir o processo de mudança?

De acordo com a norma ISO 9001, a organização precisa considerar 4 pontos principais durante
o processo de planejamento da mudança. O primeiro ponto é compreender o propósito das
mudanças e suas potenciais consequências. É importante que a organização conheça o real
motivo das mudanças, e o que elas podem causar no ambiente organizacional, tanto de forma
positiva quanto negativa, como citado no exemplo anterior.

Neste ponto, o líder deve comunicar a todos quais serão as mudanças, os motivos destas
mudanças e como elas serão feitas, quais os prazos e responsáveis por cada atividade,
minimizando a sensação de incerteza e medo, fortalecendo assim a comunicação interna.

O segundo ponto é demonstrar a integridade do sistema de gestão da qualidade. Durante o
processo de mudança, a organização recorre à mecanismos de melhoria de processos internos,
como por exemplo, relatórios, diretrizes, modelos padrão, dentre outros. É importante destacar
que estes mecanismos são implantados com o objetivo de diminuir os erros e o retrabalho,
reforçando a integridade do sistema a ser implantado, para não gerar a ideia de que o processo
de mudança dará errado, sendo desnecessário.

O terceiro ponto é verificar a disponibilidade de recursos. O processo de mudança não consiste
apenas em impor novas práticas e métodos, mas sim em compreender quais serão as mudanças
a serem realizadas e quais os recursos necessários, e se a organização já dispõe desses
recursos.

Exemplo de uma gestão de mudança

Por exemplo, se a organização deseja implantar sistemas de automatização de
processos, é importante listar os custos disso tudo:

  • O sistema a ser implantado é gratuito ou pago?
  • Será necessário oferecer treinamentos aos colaboradores? Quantos serão? Qual a
    frequência?

O quarto ponto é a alocação ou realocação de responsabilidades e autoridades. Esse é um
ponto muito importante e está completamente relacionado com a comunicação e com o
primeiro ponto. Depois de comunicar a mudança, explicar de forma clara para todos o que irá
acontecer e quais as prioridades, é importante definir as responsabilidades e autoridades.

Neste ponto, é imprescindível que todos sejam parte do processo de mudança, e que saibam
qual o seu papel no processo e o quão são importantes para a mudança. Aqui, a liderança tem o
papel de direcionar o processo e verificar o desempenho de cada ação realizada, além de
acreditar na mudança e passar a confiança necessária de que o processo é importante para a
sobrevivência dos negócios.

Além disso, é importante compreender que cada organização tem a sua própria estrutura, e que
o processo de mudança não é o mesmo para todos. Algumas organizações conseguem mudar
rapidamente, outras tem um pouco mais de dificuldade e levam mais tempo.

Por fim, é importante que ao longo do processo, seja fortalecido o pensamento e a vontade de
aprender, de pensar diferente, de se destacar e buscar sempre o aprendizado e a inovação.

Também é importante compreender que esse processo não acontece do dia para a noite, pois o
foco da mudança está em ampliar a visão de negócios e potencializar os resultados, gerando
valor e qualidade em cada processo a ser mudado.

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