Toda organização tem processos. Mas, na maioria delas, esses processos existem mais na cabeça das pessoas do que em qualquer outro lugar. E quando o conhecimento fica só na cabeça, ele vai embora junto com quem sai pela porta. 🚪E aqui surge a importância do mapa de processos. Não veja ele como uma burocracia, ou como mais um documento para auditoria, veja ele como a forma mais eficaz de a empresa entender como ela realmente funciona. E principalmente, pense como melhorar a partir dele.

O que é mapeamento de processos

Em um breve resumo, o mapeamento de processos é o ato de identificar, documentar e representar visualmente como o trabalho acontece: quem faz o quê, em qual sequência, com quais entradas, quais recursos e quais saídas esperadas.

Parece simples. E é até você tentar fazer pela primeira vez e perceber que ninguém na empresa tem a mesma resposta para a mesma pergunta. Isso, por si só, já justifica o exercício.

O resultado do mapeamento geralmente passa por duas etapas. A primeira é enxergar o processo como ele é hoje (as is)  com os gargalos, os atalhos que o time inventou e os pontos onde a informação some. A segunda é redesenhá-lo no formato que ele deveria ter (to be), eliminando o que atrapalha e reforçando o que funciona.

Quer montar o seu Mapa de Processos de forma simples? Baixe gratuitamente o nosso Template de Mapa de Processos em Word. Um modelo visual (padrão Diagrama de Tartaruga) para organizar entradas, saídas, indicadores e recursos. Conforme as exigências da ISO 9001.

Mapa de processos e a ISO 9001

Por isso, a ISO 9001:2015 exige que a organização determine os processos do SGQ, suas sequências e interações. A abordagem de processos é um dos sete princípios da qualidade justamente porque uma gestão que não conhece seus processos não tem como controlá-los, muito menos melhorá-los.

Sendo assim, quando os processos estão mapeados, não conformidades têm origem rastreável, riscos têm localização identificada e a melhoria contínua para de ser intenção e começa a ser prática.

BPMN e Diagrama Tartaruga: qual formato de mapa de processos usar?

E falando em SGQ, existem dois formatos que se consolidaram no mapeamento de processos dentro da gestão da qualidade, e cada um tem seu lugar.

O BPMN (Business Process Model and Notation) é a notação padrão para modelagem de fluxos. Representa sequências com raias, eventos, tarefas e pontos de decisão. É ótimo para processos operacionais onde o detalhamento do fluxo importa.

Já o Diagrama de Tartaruga é um modelo prático de Mapa de Processos que organiza a estrutura de forma visual e abrangente: entradas, saídas, recursos, responsáveis, métodos e indicadores. Todos ao redor do processo central. É amplamente usado em auditorias ISO 9001 porque responde visualmente exatamente o que a norma quer saber.

Se perar para analisar, os dois se complementam. O Diagrama Tartaruga dá a visão macro, e o BPMN detalha o fluxo quando necessário.

O problema de mapear processos fora do sistema

Pode ser que não seja sua realidade, mas maioria das empresas mapeia seus processos em ferramentas externas, (Visio, PowerPoint, às vezes até no papel) e armazena os arquivos em pastas que ninguém atualiza. Já deve imaginar o resultado disso, né? Você acertou se pensou em: versões desatualizadas coexistindo, aprovações feitas por e-mail (sem nenhum registro) e históricos perdidos.

Depois, é na hora da auditoria que surge a pergunta: “qual é a versão vigente desse processo e quem aprovou?”, e então, tudo vira uma investigação. Ou seja, Informações que deveriam estar disponíveis em segundos consomem horas de procura.

Mapeamento de processos com controle de verdade

E é exatamente isso que módulo de Mapa de Processos do 8Quali resolve. Os fluxos são criados diretamente no sistema: em BPMN ou Diagrama Tartaruga, com fluxo de aprovação por etapas: elaboração, consenso, aprovação e liberação. É possível importar arquivos .bpmn e .xml já existentes, sem precisar começar do zero.

Dessa forma, cada revisão gera registro automático com histórico completo: quem aprovou, quem reprovou, quais comentários foram feitos e quando. A validade do processo é configurável com notificações antes do vencimento, nenhum fluxo fica obsoleto sem que ninguém perceba.

Mas não acaba por aqui, como o módulo está integrado ao 8Quali, cada processo se conecta aos documentos, indicadores e riscos relacionados. Nessa etapa o mapa passa a fazer parte da gestão de verdade.

Processo mapeado é processo gerenciável

Portanto, sabemos que conhecer os processos da organização, suas entradas, seus pontos críticos e suas interdependências não é tarefa de uma auditoria. Mas deve ser o trabalho de qualquer gestão que quer crescer sem depender de pessoas específicas para funcionar.

Se os seus processos ainda vivem em arquivos espalhados e aprovações informais, conheça o módulo de mapa de processos do 8Quali para entender como mudar isso na prática.