Não é segredo para ninguém: a gestão da qualidade é tão importante para o mundo que a ONU determinou um dia só para celebrá-la! Independentemente de como as coisas tenham evoluído, a qualidade está e estará eternamente presente nas empresas.

Entretanto, isso não significa que ela permanecerá imutável. A qualidade avança tal qual o mundo avança, assim, conforme novas tecnologias surgem, o sistema de gestão da qualidade (SGQ) se renova, melhora e evolui!

A intenção deste artigo é refletir um pouco sobre como a tecnologia tem impactado a gestão da qualidade e como ela vai (ou precisa) se adaptar. Durante o dia a dia, muitas vezes nos perdemos em rotinas e nas dificuldades diárias e, por isso, podemos perder grandes oportunidades de melhoria.

A transformação digital da Coleta e Análise de Dados

O primeira e mais latente mudança está em uma grande dor de qualquer profissional da qualidade: a coleta e análise de dados.

De forma geral, é muito complexo manter um sistema de controle e análise de processos de forma manual. A ferramenta mais utilizada aqui são as famosas planilhas, porém quanto mais avançamos na complexidade dos processos, mais as planilhas deixam a desejar.

Hoje, já é possível integrar coletas de dados a sistemas mais modernos, ágeis e à prova de erros. Isso, somado a uma velocidade absurda de processamento faz com que seja possível compreender processos e apresentar informações de forma extremamente eficiente.

Além disso, existem diversas opções que ajudam os profissionais a organizar esses dados e encontrar insights mais assertivos e direcionados aos interesses da empresa. A própria integração, por exemplo, com o tão utilizado Power BI gera um fluxo de informações muito mais consistente, levando a ganhos como:

• Maior visão sistêmica dos processos;
• Análise de desempenho otimizada;
• Tomada de decisões mais assertiva;
• Maior rastreabilidade de dados e informações;
• Possibilidade de monitoramento em tempo real;
• Automatização de relatórios e até mesmo de análises simples;
• Maior facilidade ao analisar a conformidade durante auditorias;
• Níveis superiores de melhoria continua.

O digital e a gestão da qualidade naturalmente ágil

A conscientização e o engajamento são problemas do SGQ desde que o SGQ foi inventado.  Afinal, transmitir ideias para os colaboradores não é tarefa fácil. Isso, ao correr dos processos, causa problemas de conformidade, dificuldades de execução e maior lentidão nas melhorias e até mesmo no processo em si.

Entretanto, quando mais digital for processo, mais ágil ele é. Não estou dizendo que todos os problemas de conscientização e engajamento estão resolvidos, mas grande parte deles está! Pense comigo: para uma pessoa compreender uma informação, alguns requisitos precisam ser cumpridos:

• A informação precisa estar disponível: com a tecnologia disponível hoje, podemos disparar e-mails, enviar mensagens, criar notificações, tudo rápido e prático. Garantindo muito mais velocidade na transmissão da informação;
• A informação precisa estar organizada: um grande conjunto de dados pode ser impossível de decifrar se ele for apenas uma tabela com milhares de linhas e colunas. Porém, se esses dados estiverem em gráficos bem organizados e dinâmicos, interpretá-los pode ser fácil e prazeroso. Se antes era preciso passas horas só para organizar esses dados, hoje um software disponibiliza essa organização em tempo real, sem a necessidade de nenhuma outra tarefa (senão alimentá-lo com os dados);
• A informação precisa estar correta: como muitos dos cálculos e coletas precisavam ser feitas de forma 100% manual (e ainda tem muita gente que faz assim 😭), a quantidade de erros era muito mais alta. Hoje, a praticidade de um software de gestão da qualidade reduziu (senão eliminou) a quantidade de erros drasticamente.

Velocidade de informação é igual a velocidade de processo!

Estes três requisitos da compreensão da informação são essenciais para qualquer rotina da qualidade. Afinal, antes de executar qualquer coisa precisamos entender porque estamos fazendo isso.

O problema é que um sistema complexo e pouco automatizado faz com que essa compreensão leve muito mais tempo para ser alcançada. Isso significa que os gestores do sistema vão demorar muito mais para entender o SGQ. Afinal, antes e analisar as informações, será necessário encontrá-las (disponibilidade), organizá-las (legibilidade) e garantir que elas estão realmente corretas (rastreabilidade).

Já com um SGQ digital, as informações são naturalmente fáceis de encontrar, de ler e rastreáveis. Isso se traduz em muito mais velocidade para tudo que envolver o SGQ, ou seja, em tudo que envolve seus processos!

Gestão da qualidade digital: “cortando problemas”

Se pensarmos bem, os conceitos que regem a gestão da qualidade mudaram pouco ao longo dos anos. Seguimos os mesmos princípios da qualidade e as mesmas diretrizes básicas de gestão. Entretanto, os meios para isso mudaram drasticamente. Mas nem todo mundo acompanhou essas mudanças, infelizmente! Vamos a uma analogia.

A marcenaria é uma arte tão antiga que praticamente não se pode determinar quando ela começou a ser executada. Esta arte, basicamente, visa transformar madeira em outras ferramentas úteis para o dia a dia das pessoas. Tal qual na gestão da qualidade, pouco mudou. Bons carpinteiros ainda transformam matérias primas em incríveis peças de mobília ou decoração, por exemplo.

Entretanto, surgiram novos materiais. Novas ferramentas. Novas técnicas. Até mesmo o tradicional serrote se renovou. Assim, o mesmo trabalho tem sido executado de formas extremamente mais eficientes e práticas. Isso possibilitou não só o aumento da quantidade de peças produzidas, mas como da beleza das peças e do quanto elas satisfazem os clientes.

Assim foi com a gestão da qualidade. Inicialmente, ela era feita em papel. Formulários gigantescos, listas de verificação em folhas intermináveis, inventários escritos e por aí vai. Depois, surgiram as planilhas, uma solução elegante e um grande avanço para a época; afinal, elas digitalizaram os que estava no papel.

Para de usar ferramentas obsoletas!

Entretanto, agora, estamos diante de uma nova transformação digital: ferramentas digitais online e integradas a todos os processos (e até mesmo pessoas) da organização. Ferramentas que foram criadas especificamente para a qualidade e que podem moldar um SGQ fluido e específico para os objetivos da sua empresa.

Resumindo, você pode escolher usar um serrote muito parecido com os utilizados na década de 70. Ou contratar o 8Quali e desfrutar das ferramentas mais modernas e ágeis que existem na gestão da qualidade contemporânea. A escolha depende do quanto você e sua empresa estão dispostos gastar recursos para “serrar” os problemas do SGQ. Clique aqui e marque uma conversa com a gente!