De forma simples, o item 8.4 da ISO 9001 demonstra a importância de controlarmos processos, produtos e serviços que são fornecidos por provedores externos à nossa organização.

A ISO 9001 diz respeito à Gestão da Qualidade, isso significa que aquilo que vier de fora de nossas empresas precisa ser controlado para assegurar que nossas saídas sejam conformes. Isso porque os processos, produtos e serviços de que tratamos no item 8.4 tem potencial direto de afetar a qualidade das nossas entregas (tanto para melhorá-las quanto para prejudicá-las!).

Dessa forma, para que esse controle seja efetivo, a norma traz uma série de recomendações e exigências que abrangem todo o processo de compras. Desde a seleção de fornecedores e a aquisição de produtos e serviços, até a pós-venda e o monitoramento das entregas. Por isso, no artigo de hoje, faremos um overview do item 8.4 da ISO 9001! Vamos lá? 😉

Conhecendo o item “8.4 Controle de processos, produtos e serviços providos externamente” da ISO 9001:2015

De forma geral, o item 8.4 da ISO 9001 divide-se em 3 subitens que nos ajudam a entender “quando” algo deve ser controlado, “como” deve ser controlado e “quais” informações precisamos disponibilizar aos nossos fornecedores.

Com todas estas informações alinhadas, é possível garantir melhores aquisições, bem como o controle do que nossas empresas recebem! Vejamos cada um destes aspectos.

8.4.1 Generalidades

Este subitem determina que tudo que nossas empresas recebem externamente (sejam processos, produtos ou serviços) precisa estar conforme aos requisitos que definimos e negociamos com nossos fornecedores. A partir disso, a norma apresenta 3 momentos (ou etapas) em que precisamos controlar “os recebidos”, são eles:

1. Quando o que for recebido (produto ou serviço) de provedores externos é incorporado aos nossos próprios produtos e serviços;
2. Quando os produtos e serviços forem entregues para nossos clientes em nome de nossas empresas;
3. Quando um de nossos processos, ou parte deles, for executado por uma empresa terceira.

Vale lembrar que isso se aplica a todo e qualquer aspecto que potencialmente impacte na qualidade de nossos produtos e serviços (positiva ou negativamente). E quando isso acontece, precisamos definir e aplicar “critérios para a avaliação, seleção, monitoramento de desempenho e reavaliação de provedores externos”.

Informação Documentada: a chave para a boa Gestão de Fornecedores

Vale lembrar, também, que a organização precisa reter informações documentadas como evidência de conformidade com este item. Tanto para fins de certificação como para assegurar conformidade processual.

A documentação é essencial para garantir o controle eficaz dos fornecedores externos. Além de cumprir os requisitos da ISO 9001, ela assegura a rastreabilidade, a transparência e a conformidade com as normas de qualidade.

Registros detalhados são fundamentais para auditorias, análise de desempenho de fornecedores e mitigação de riscos. Portanto, a organização deve tratar a documentação como parte estratégica de sua gestão de qualidade, mantendo registros atualizados e protegidos, garantindo assim o controle eficiente e o cumprimento dos requisitos de qualidade.

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8.4.2 Tipo e extensão do controle

Em seguida, o item 8.4 da ISO 9001 versão sobre como os controles precisam agir. A norma não estabelece quais controles devem ser aplicados, porém, traz valiosos insights sobre o que eles precisam abranger e controlar.

De forma geral, a norma orienta que a organização precisa garantir que o que é fornecido externamente não comprometa sua capacidade de entregar produtos e serviços de qualidade, ou seja, que atendam aos requisitos dos clientes. Para isso, a empresa precisa:

• Garantir que processos providos por fornecedores externos estejam sobre controle do sistema de gestão da qualidade (SGQ) da empresa contratante;
• Definir e aplicar controles para as entregas do provedor externo e também para as saídas que esses fornecedores impactam em nossas empresas;
• Considerar os impactos desses fornecedores na qualidade dos nossos produtos e serviços e o quão eficazes são os controles que nós aplicamos a eles, e por fim;
• Estabelecer e aplicar alguma forma de verificação, ou outra atividade, que assegure que os processos, produtos e serviços providos externamente estejam conformes aos requisitos pré-estabelecidos.

8.4.3 Informação para provedores externos

Por fim, o item 8.4 da ISO 9001 determina que nossas empresas informem corretamente os requisitos de aquisição aos provedores externos. Afinal, se não informarmos corretamente o que queremos e precisamos, como os fornecedores poderão entregar conformidade? 😉

Isso também significa que precisamos garantir que todos os requisitos sejam claros (até mesmo para nossas próprias empresas) antes de comunicar aos fornecedores. Ou seja, precisamos fornecer nossos requisitos para os processos, produtos e serviços que serão entregues, bem como faremos a aprovação final das entregas. Isso pode incluir requisitos para:

• A aprovação de produtos e serviços, métodos de produção, processos, equipamentos utilizados e até mesmo para a liberação das saídas;
• A competências das pessoas sob controle da organização externa, incluindo qualquer qualificação necessária para alcançar conformidade;
• As interações que nós teremos com os provedores externos;
• Os controles e outras formas de monitoramento do desempenho que iremos aplicar aos nossos fornecedores para assegurar conformidade;
• Quaisquer atividades de verificação ou validação que nossas empresas (ou nossos clientes finais) tenham a intenção de aplicar nas instalações do provedor externo.

Item 8.4 da ISO 9001: a chave para conformidade e excelência 

De forma resumida, o item 8.4 da ISO 9001 reforça a responsabilidade que temos sobre a conformidade de nossos processos, produtos e serviços. O que se estende mesmo quando parte desses aspectos são entregues por empresas externas. Mesmo nesses casos, a responsabilidade por entregar qualidade é nossa!

Assim, somos também responsáveis por garantir que nossos fornecedores externos estejam entregando produtos e serviços que realmente atendam aos padrões de qualidade exigidos.

Para isso, como vimos, precisamos de uma seleção criteriosa dos provedores, precisamos aplicar controles sobre o que é fornecido e monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores. O objetivo é evitar que qualquer falha externa afete a qualidade final de nossos processos, produtos e serviços.

Há um ditado antigo que diz que “Cachorro com dois donos morre de fome”. Essa frase antiga significa que só é possível cuidar realmente de algo se alguém se responsabilizar por isso. No contexto do item 8.4, é a mesma coisa! Se nós não nos responsabilizamos pelas entregas finais da nossa empresa, ninguém o fará!

Assim como “um cachorro com dois donos pode acabar negligenciado”, uma organização que não controla seus fornecedores externos (ou não assume a responsabilidade clara pelo monitoramento deles) corre o risco de enfrentar falhas e inconsistências que afetam a qualidade final. E aqui, o que morre é a qualidade e, ainda pior, a satisfação do cliente!