A Gestão de Riscos sempre esteve presente nas empresas, mas ganhou muito mais força e notoriedade na pandemia. Afinal, de uma hora para outra, TODO MUNDO foi forçado a fazê-la e foi alçado a um patamar de contenção que JAMAIS se viu na história (pelo menos recente).

Na nossa área, um pouco antes, a ISO 9001 (versão 2015) formalizou o termo, criando um requisito específico para a Gestão de Riscos. Me recordo do furor que isso causou, parecia algo completamente novo e desesperador, mesmo não sendo. Também me lembro das pessoas pedindo “planilhinhas de risco” nos grupos de whatsapp e até de algumas críticas descabidas: “Esse negócio de risco não tem nada a ver com qualidade”.

Por outro lado, a nova versão da norma, a ISO 9001:2026, precisou separar ameaças e oportunidades. Isso porque temos uma certa tendência a esquecer as oportunidades, focando excessivamente nos riscos.

Enfim, o que quero dizer com esse cenário levantado é: geralmente, nós tememos os riscos e os associamos a “coisas ruins”…

Entretanto, hoje, quero falar um pouco sobre esse assunto, ensinar os conceitos básicos, como fazer a gestão de riscos e sobre a importância da mentalidade de riscos. Até o fim deste texto, além de aprender mais sobre esse tema, quero mostrar como aprender tudo isso pode ser uma dádiva de vida. Então, fica comigo! 😉

O que é Gestão de Riscos?

Entender o que é Gestão de Riscos parece relativamente simples, afinal basta analisar a expressão. “Gestão” corresponde ao ato de organizar ou administrar algo, direcionando pessoas, recursos e ações para atingir um objetivo.

O problema é quando chegamos aos “riscos”, pois esse termo pode ser mais ou menos abrangente. Entretanto, eu gosto da definição clássica das normas ISO: risco é o efeito da incerteza! A incerteza cerca tudo que existe, ela atua sobre nós, sobre nossas empresas e sobre tudo que existe. Tudo é incerto, seja em maior ou menor grau.

Assim, a Gestão de Riscos é uma maneira de gerenciarmos a incerteza. De forma mais prática, se pegarmos a definição oficial da ISO 31000:2018, ela corresponde a um conjunto de “atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização no que se refere a riscos” (3.2). Por meio dela, tentamos antecipar ameaças e identificar oportunidades, tentando evitar o que for prejudicial e potencializar o que for benéfico à nossa organização e aos nossos objetivos.

Aqui, vale um ‘disclaimer’ inicial: nem sempre é possível prever ou antecipar tudo, nem sempre podemos nos preparar completamente para a incerteza. Afinal, ela é, por definição, incerta. Entretanto, com uma gestão bem implementada, é possível atingir níveis inacreditáveis de planejamento e organização. (tipo o Batman, sabe? 😅)

Além disso, em muitos casos, a simples Mentalidade de Riscos e Oportunidades “vale mais” do que a gestão em si. Mas calma, explico melhor daqui a pouco. Continuemos!

Entendendo melhor os riscos: Ameaças e Oportunidades 

Como eu já disse, nós tendemos a interpretar os riscos apenas pelo viés negativo! Ou seja, apenas pelo “O que pode dar errado e como isso pode nos prejudicar?”. Entretanto, também vimos que o risco é o efeito da incerteza, algo que pode ser positivo ou negativo.

Explicando incerteza de forma simples, podemos dizer que algo pode dar errado, nos impedindo de conquistar um objetivo. Entretanto, pode haver fatores que não percebemos, mas que podem nos ajudar a conquistar esse mesmo objetivo ou, até mesmo, resultados superiores ao que esperamos. Isso tudo traduzimos como Ameaças ou Oportunidades, explicando mais formalmente:

• Ameaça: fatores que podem nos impedir de alcançar os resultados esperados (isso é o que mais popularmente entendemos e conhecemos por risco);
• Oportunidade: fatores que podem impulsionar nossas ações, facilitando o alcance dos objetivos ou trazendo “mais resultados” do que esperávamos.

Esses conceitos não são excludentes, ou seja, um mesmo risco pode apresentar tanto ameaças quanto oportunidades. Assim como uma ameaça pode levar a oportunidades, e uma oportunidade pode trazer consigo ameaças. Tudo isso, inclusive, é bastante comum!

De qualquer forma, o importante é entender que essa diferenciação precisa estar presente na nossa cabeça, sempre, pois ela leva a outro aspecto fundamental: a Mentalidade! (mas calma, isso não tem nada a ver com coaches 🤢 e eu explicarei tudo mais tarde)

Impacto vs Probabilidade

Todo risco carrega consigo 2 fatores primordiais, o Impacto e a Probabilidade! A Probabilidade é literalmente quão provável ele é de incidir (acontecer), podendo ser mais ou menos provável. Já o impacto diz respeito aos efeitos da incidência do risco; se ele acontecer, por exemplo, o quanto pode prejudicar a empresa? O quanto pode trazer de bons resultados?

Quando falamos sobre Oportunidades, trataremos sobre a probabilidade ou não de conseguirmos aproveitá-la. Assim como, podemos analisar se o impacto (resultado) que essa chance nos traz vale a pena, se devemos despender de tempo, recursos e esforço para “correr atrás” dela.

Já nas Ameaças, nos dedicamos a entender o quão provável é que “algo ruim” aconteça a nossos processos (probabilidade). Assim como, caso o risco venha a incidir, precisamos ponderar sobre os impactos negativos que ele trará, quais prejuízos teremos e quais problemas ocorrerão (impacto).

Isso nos ajuda MUITO na tomada de decisões! Imagine, por exemplo, identificar que um risco tem baixíssima probabilidade de incidência, assim como impactos mínimos. Vale a pena tratá-lo? Por outro lado, se outro aspecto apresenta impacto alto e altas probabilidades de acontecer, certamente teremos que tratá-lo.

Tipos de ações para tratar riscos

Ao identificar um risco, temos 4 linhas de ação prováveis. Cada uma delas está diretamente ligada ao tipo de ocorrência que estamos tratando, à cultura de nossa empresa e ao contexto em que estamos inseridos. 

A partir delas, também, criamos Planos de Ação que vão efetivamente tratar o risco. Isso implica em certas diferenças quando estamos focados em ameaças ou em oportunidades.

Nas ameaças, visamos criar ações para evitar efeitos negativos: 

• Evitar: eliminamos a atividade, causa raiz ou condição que gera o risco; 
• Reduzir: diminuímos a probabilidade de o risco acontecer ou seu impacto caso incida; 
• Compartilhar: dividimos o risco com terceiros, por meio de seguros, contratos, parcerias e etc.; 
• Aceitar: assumimos conscientemente o risco, entendendo que seu impacto e/ou probabilidade não valem o custo do tratamento ou que ele é desnecessário.

Já nas oportunidades, buscamos formas de persegui-las e aproveitar seus efeitos positivos:

• Aproveitar: criamos planos de ação para garantir que a oportunidade aconteça; 
• Aumentar: criamos formas de aumentar a probabilidade ou o impacto positivo; 
• Compartilhar: trabalhamos com parceiros para potencializar a chance e os benefícios; 
• Aceitar: aproveitamos o benefício caso ele aconteça, mas decidimos não realizar ações específicas para provocá-lo.

Estas são as decisões básicas que podemos tomar quando precisamos tratar um risco. A partir daqui, podemos decidir o que fazer, submetendo-o a um processo (veremos à frente) ou então criando planos de ação específicos (via 5w2h, por exemplo). 

Como tratar e gerenciar riscos?

Para facilitar a Gestão de Riscos, costumamos organizá-la em 6 etapas básicas, montando assim um processo relativamente similar ao de tratativa de não conformidades. Dessa forma, é possível torná-la algo mais rotineiro e contínuo, fácil de monitorar e bastante eficaz!

É claro que cada empresa pode montar e melhorar seu processo de gestão, seja levando em conta suas próprias necessidades ou seu contexto. Entretanto, de forma geral, quase todo gerenciamento de riscos passa pelos seguintes momentos:

Identificação → Análise → Priorização → Tratamento → Monitoramento → Melhoria

Da mesma forma, um bom processo precisa conseguir prever o surgimento de novos riscos, algo que também pode ser previsto no ciclo acima. Além disso, a cada uma dessas etapas, podemos acrescentar ferramentas de gestão que nos ajudem a descobrir, tratar e monitorar as ameaças e oportunidades.

Vale citar, também, que todo risco (mesmo tratado e “eliminado”) precisa passar por uma fase de monitoramento. Fase essa que pode levar mais ou menos tempo, a depender da criticidade e contexto do risco tratado. Isso traz mais segurança ao processo, bem como ajuda a assegurar a eficácia da tratativa.

As 6 etapas básicas da Gestão de Riscos

Seguindo estas 6 etapas básicas, conseguimos não só agir sobre os riscos que já conhecemos, como também monitorar o que foi tratado. Assim, tornamos tudo mais controlável e organizado. Então, bora ver melhor cada uma destas etapas:

1. Identificação: também chamada de Mapeamento ou Levantamento de Riscos, é o momento em que buscamos ativamente descobrir o que pode prejudicar nossos processos (ameaças) ou o que pode impulsionar nossos resultados (oportunidades);
2. Análise: nesta etapa, buscamos analisar o risco, principalmente quanto à sua Probabilidade e Impacto, fatores que já vimos anteriormente;
3. Priorização: depois de analisados, descartamos os riscos que não decidimos tratar e criamos uma ordem de prioridade para o restante. É basicamente responder: o que vamos tratar primeiro?
4. Tratamento: criamos planos de ação para tratar o risco, seja eliminando-o ou fazendo sua mitigação (reduzir a gravidade, o impacto ou a probabilidade de algo negativo);
5. Monitoramento: acompanhamos o risco após executar as ações propostas na fase de tratamento. A ideia é ter certeza de que elas foram eficazes (seja na eliminação ou mitigação);  
6. Melhoria: é importante que avaliemos periodicamente os riscos, os controles e a eficácia das ações adotadas, ajustando a estratégia sempre que necessário.

Adaptando estas 6 etapas, bem como acrescentando novas se necessário, conseguimos transformar incertezas em decisões mais conscientes. Isso porque ao identificar, analisar, priorizar, tratar, monitorar e melhorar continuamente, nossas organizações passam a lidar com os riscos de forma estruturada, em vez de apenas reagir quando os problemas aparecem.

7 ferramentas úteis para apoiar a Gestão de Riscos

Um processo que conta com boas ferramentas de Gestão de Riscos performa melhor em todos os sentidos possíveis. Seja na identificação dos riscos ou até mesmo nas ações de mitigação e contingência. Isso ocorre porque as ferramentas podem atuar em qualquer etapa, fortalecendo ou até mesmo direcionando as ações dos nossos colaboradores.

Sendo um pouco mais radical, podemos dizer que um processo de gestão de riscos só conseguirá desempenhar seu papel se possuir boas ferramentas, bem como é preciso que elas estejam corretamente organizadas, de forma sistêmica e lógica. De qualquer forma, o primeiro passo é encontrar as ferramentas certas para o seu contexto.

Vejamos então algumas ferramentas mais conhecidas (como a Matriz de Riscos) e outras pouco comentadas (como a análise de Monte Carlo). Apenas ressaltando: as que citarei não são as únicas, então aventure-se pesquisando mais, ok? 😉

1 – O básico que funciona: Matriz de Riscos (ou Matriz de Probabilidade x Impacto)

A Matriz de Riscos já é muito utilizada no mercado devido à sua praticidade e eficácia. Ela é uma ferramenta simples e útil que ajuda a identificar e priorizar os riscos com base na probabilidade de ocorrência e no impacto potencial.

De forma resumida, a Matriz de Riscos é representada em uma tabela com uma escala para a probabilidade e outra escala para o impacto. Cada risco identificado é, então, posicionado na matriz de acordo com esses critérios (probabilidade x impacto), o que resulta em uma classificação que indica a gravidade do risco. Isso torna mais fácil a visualização geral dos riscos e facilita, e muito, a priorização.

2 – Aumentando o espectro de análise: a famosa Matriz SWOT

A conhecida Matriz SWOT (ou FOFA, em português) é uma ferramenta que ajuda a identificar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de um contexto em específico. Ela é muito utilizada para analisar os ambientes internos e externos das organizações.

Quando o papo é a Gestão de Riscos, por um lado, ela nos ajuda a vasculhar melhor nossos pontos fracos e oportunidades, facilitando assim a visualização de riscos que possam ameaçar (ou melhorar) nossas organizações em seu contexto de operação.

Além disso, com poucas adaptações, podemos aplicar a SWOT em processos específicos, o que também facilita encontrarmos pontos fracos e ameaças, fazendo com que possamos focar nos riscos mais sensíveis e que mais podem afetar nossas empresas.

O simples fato de revisar os pontos fortes e oportunidades pode também ajudar a identificar problemas e impulsionar bons.

3 – Multiplicando possibilidades: a Análise de Árvores de Decisão (ou Árvores Decisórias)

Como vimos, a Gestão de Riscos age sobre o fator mais complexo das organizações: a incerteza. Isso significa que, com ela, visamos mapear o máximo de caminhos e possibilidades e agir sobre elas para assegurar bons resultados ou minimizar possíveis problemas. Neste contexto, a Árvore de decisão “se encaixa como uma luva”!

Essa ferramenta ajuda a visualizar as possíveis decisões a serem tomadas e os resultados associados a cada decisão, considerando diferentes cenários e possibilidades. De forma simples, ela cria “nós” (🪢) que apontam para as possíveis decisões ou ações a serem tomadas.

Com um bom mapeamento, conseguimos entender com grande precisão quais as possibilidades de ação e, assim, mapear os riscos para uma enorme gama de cenários. Assim, as Árvores Decisórias ajudam a tornar o processo mais amplo e seguro, além de nos ajudar a decidir mais facilmente e agir de maneira mais planejada e responsável.

4 & 5 – Ferramentas de gestão de riscos avançadas: FMEA e HAZOP

Existem ferramentas de Gestão de Riscos ainda mais sistêmicas do que a Análise de Árvore de Decisão. Digo isso porque são ferramentais que buscam trabalhar todas as etapas do processo ou até mesmo direcioná-lo.

Uma das mais populares é o FMEA (Failure Mode and Effects Analysis). Amplamente aplicado em diversos setores e, hoje em dia, muito popular e utilizado na indústria automotiva. Ele oferece etapas claras para todos os aspectos da Gestão de Riscos, contendo mecanismos para identificar, avaliar e mitigar potenciais falhas em processos, produtos ou sistemas. Por meio dele, podemos melhorar a confiabilidade, a segurança e a qualidade dos nossos produtos e processos.

Outra ferramenta sistêmica e bastante famosa é o HAZOP (Hazard and Operability Study), que é amplamente utilizada na indústria para identificar potenciais perigos e operações inseguras em processos industriais, instalações ou sistemas.

O HAZOP é altamente eficaz para identificar e mitigar riscos em processos industriais mais complexos. Ele permite uma análise muito mais detalhada e abrangente, enfatizando a prevenção de incidentes e a melhoria contínua da segurança operacional. Vale dizer, é claro, que o HAZOP requer mais tempo, recursos e expertise técnica para ser aplicado da forma certa.

6 – Estatística em foco: conhecendo a Análise de Monte Carlo

A Análise de Monte Carlo é uma técnica estatística extremamente avançada, geralmente usada para modelar a probabilidade de diferentes resultados em situações complexas. Sua aplicabilidade se baseia em gerar múltiplas simulações, utilizando números aleatórios para representar a incerteza associada a variáveis ​​de entrada específicas. 

A Análise de Monte Carlo é especialmente útil quando temos MUITAS variáveis, MUITAS interações complexas entre essas variáveis ​​e uma grande quantidade de incerteza envolvida no processo (e lembre-se: incerteza é igual a risco). Assim, a ferramenta ajuda a quantificar a incerteza e a variabilidade, permitindo que nós possamos considerar uma ampla gama de cenários possíveis e avaliar os riscos associados a cada um deles.

Vale ressaltar que devido à sua alta complexidade e necessidade massiva de dados, essa ferramenta “não é para qualquer um”, nem para qualquer contexto. Portanto, sua utilização só é recomendada em casos muito específicos e com alto volume de produção ou de informações, tudo bem? 😉

7 – ISO 31010: um verdadeiro catálogo de ferramentas de gestão de riscos

As ferramentas que citamos aqui são apenas algumas dentre as milhares existentes, então você pode querer aumentar seu repertório. Por isso, a melhor dica que posso dar é consultar a ISO IEC 31010 – Gerenciamento de riscos – Técnicas de avaliação de risco.

Essa norma, segundo as palavras da própria ISO, “fornece orientação sobre a seleção e aplicação de técnicas para avaliação de risco em uma ampla variedade de situações” e complementa: “O documento fornece resumos de uma série de técnicas, com referências a outros documentos onde as técnicas são descritas com mais detalhes”.

A norma consiste, então, em uma seleção de ferramentas de Gestão de Riscos feita pela própria ISO em conjunto com a IEC (International Electrotechnical Commission). Assim, com a norma, você pode conhecer e selecionar as melhores para o seu contexto e o seu processo.

Plano de contingência: quando o risco incide

Por fim, gostaria de falar sobre os Planos de Contingência. Algo que, particularmente, eu gosto muito, pois todo fã do Batman sabe que ele tem Planos de Contingência para tudo! 😅

Brincadeiras à parte, um Plano de Contingência é um conjunto de ações que definimos previamente para responder a um evento indesejado, caso ele aconteça. Nessa linha, ele é um Plano de Ação que criamos para executar depois que um risco acontece.

Um bom Plano de contingência pode ajudar a reduzir impactos e, assim, possibilitar que nossas empresas mantenham ou recuperem mais facilmente suas operações. Da mesma forma, ele pode ser usado para proteger colaboradores, instalações, a comunidade em volta da empresa e uma série de outros fatores.

Esse tipo de plano é muito usado em situações de emergência, interrupções operacionais, falhas de equipamentos, indisponibilidade de sistemas, acidentes, desastres naturais e outros eventos que possam comprometer a continuidade das atividades.

Portanto, em resumo, ele funciona como um “Plano B” para quando a “vaca for pro bréjo”. Ao invés de nos desesperarmos, teremos ações previamente preparadas para que a empresa saiba o que fazer, quem deverá agir, como, quando e como minimizar os impactos quando o risco realmente se concretiza.

Mentalidade de Riscos e Oportunidades 

Parece bobo, mas esse é o fator mais importante! Se você precisar focar em apenas 1 aprendizado deste texto, foque neste. E eu sei que quando falamos sobre “mentalidade” já vem à cabeça aquele papinho de “Mindset”, de coachs quânticos e etc, mas não tem NADA a ver com isso!

Explicando de forma didática, a Mentalidade de Riscos e Oportunidades corresponde a estarmos sempre atentos ao que pode dar errado e ao que podemos aproveitar! Ou seja, é entendermos essa relação como um todo e a aplicarmos em nossos processos, atividades e tarefas e rotinas.

Para mim, esse fator é mais importante que a própria Gestão de Riscos formal. Isso porque, imagine comigo: realizamos um bom mapeamento de riscos e oportunidades, direcionamos tratativas e selecionamos boas ferramentas. Agora ponderemos:

• Primeiro, é difícil ser 100% eficaz e mapear TODOS os fatores;
• Segundo, mesmo que consigamos mapear TUDO, novos riscos podem surgir a todo instante;
• Terceiro, mesmo um bom monitoramento pode falhar e colocar o colaborador frente a riscos “desconhecidos”.

Quando possuímos Mentalidade de Riscos e Oportunidades, somos treinados a entender que a incerteza faz parte do dia a dia. Assim, surgiu algo não mapeado? Calma, vamos tratar isso com a devida atenção para que nossos objetivos não sejam prejudicados. Surgiu uma chance de fazer melhor? Bora entender isso e tratar a oportunidade com a mesma seriedade e atenção. 

Em resumo, mesmo a melhor Gestão de Riscos formal pode falhar, mas a Mentalidade de Riscos e Oportunidades pode salvar o dia!

Não se arriscar é o mesmo que não viver…

Aprender Gestão de Riscos literalmente mudou minha vida, e não digo isso apenas no campo profissional. Sempre fui um pouco inseguro, por isso evitei fazer muita coisa, tinha receio de que as coisas saíssem do controle, medo de arriscar.

Entretanto, conforme entendemos que podemos atuar sobre a incerteza, entendemos também que o risco é inerente à vida. Assim, não se arriscar é o mesmo que não viver; fato que estamos vivos, estamos em risco. Essa é a beleza das coisas, o risco existe, mas pode ser bom ou ruim, podemos trabalhar nele ou não.

Se o fazemos, podemos aproveitar oportunidades e eliminar (ou atenuar) ameaças; se não, vivemos sem entender o que nos cerca e, talvez, com medo de tudo que acontece, de tudo que queremos fazer. Ao gerenciar os riscos, portanto, ganhamos mais coragem e força para fazer o que quer que seja, mesmo em meio às incertezas. Isso porque ganhamos uma certa noção de preparo, de estarmos prontos caso algo dê errado.

Aprender Gestão de Riscos me fez entender que eu podia ter mais controle mesmo no incontrolável. Mesmo em situações caóticas, mesmo em tempos difíceis, mesmo diante do impensável, podemos nos reorganizar, trabalhar os problemas e fazer algo. Por piores que as coisas pareçam, sobrarão aprendizados, melhorias e novas formas de fazer as coisas. Cedo ou tarde, um risco vai vir à tona, saber o que fazer (mesmo que sem certezas) nos ajuda a não travar e fazer o nosso melhor!

Da mentalidade à prática: coloque a Gestão de Riscos para funcionar

Depois de tudo isso, fica a dúvida: como transformar toda essa teoria em uma Gestão de Riscos que realmente funcione no dia a dia?

Afinal, convenhamos: saber identificar ameaças, enxergar oportunidades, calcular probabilidade e impacto e criar planos de ação é ótimo! Entretanto, o problema começa quando essas informações ficam espalhadas em planilhas, documentos, e-mails ou, pior ainda, na cabeça de algumas pessoas. O problema é integrar tudo isso em um sistema que realmente faça sentido e se adeque ao dia a dia, à rotina, dos seus colaboradores!

É justamente aqui que a tecnologia pode ajudar! O 8Quali possui um módulo específico para Gestão de Riscos, criado para tornar esse processo mais organizado, seguro e integrado. Nele, é possível cadastrar os riscos, definir responsáveis, classificar sua probabilidade e impacto e registrar as estratégias relacionadas a cada um deles!

Os riscos ainda podem ser relacionados aos documentos utilizados na mitigação e às não conformidades registradas, facilitando a reavaliação e permitindo apresentar evidências na auditoria! Assim como formulários podem ser personalizados para atender às necessidades específicas da sua empresa!

Tudo isso acontece em um software pensado para facilitar a comunicação e a visualização das informações, ajudando a transformar a Gestão de Riscos em um processo mais estruturado, rastreável e acessível! Então, clique no botão abaixo e conheça o módulo de Gestão de Riscos do 8Quali, veja como a tecnologia pode ajudar sua empresa a gerenciar riscos com mais organização e assertividade:

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