O SIPOC, tal qual o Diagrama de Tartaruga ou até mesmo o Fluxograma de Processos, nos ajuda a entender melhor o que fazemos. Ele possui uma estrutura clara, formato gráfico, intuitivo e um bom nível de assertividade. Ao aplicá-lo, conseguimos identificar tudo que é importante em cada etapa da operação e, assim, conseguimos inúmeras oportunidades de melhoria.

Dessa forma, podemos dizer que o SIPOC é uma ferramenta de mapeamento de processos. Ele é mais uma das diversas maneiras de mapear processos e melhorar o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) e nossas entregas. Portanto, é claro que precisaríamos de um super artigo dele por aqui!

Por isso, hoje você descobrirá o que é o SIPOC e para que ele serve. Assim como descobrirá como e quando aplicá-lo aí na sua empresa! Tudo isso de forma didática e simples, contanto com um super vídeo para te ajudar a entender melhor e treinar sua equipe (já manda o link pra galera! 😉).

Breve história da ferramenta

Assim como em diversas outras ferramentas de gestão, o SIPOC não tem um criador específico. Isso porque ele é uma espécie de evolução natural das técnicas e modelos de mapeamento. Porém, temos uma boa noção de onde ele nasceu.

Afinal, nossa ferramenta de hoje é um resultado direto dos avanços da metodologia Six Sigma, um modelo de gestão e produção desenvolvido na Motorola na década de 1980. Neste contexto, esforços colaborativos levaram à criação de uma ferramenta prática, versátil e fácil de aplicar na hora de mapear e entender processos. Assim surgiu o SIPOC!

Não muito tempo depois, em meados da década de 90, o Six Sigma ganhou popularidade mundo afora, levando consigo o SIPOC. Entretanto, podemos dizer que ele extrapolou barreiras e passou a ser utilizado isoladamente (fora da metodologia Six Sigma). Assim, áreas como a Gestão da Qualidade e o Mapeamento de Processos utilizam o SIPOC constantemente.

Muitas ferramentas de gestão nascem em cursos, universidades e são, portanto, resultado de esforços acadêmicos. É interessante saber, porém, que algumas delas são resultado do trabalho diário das pessoas. Que elas são fruto de mentes e pessoas como nós, que lutam dia a dia para melhorar processos, produtos e serviços. De pessoas que se esforçam para melhorar a vida de outras pessoas! E é por isso que eu amo a Gestão da Qualidade! ✌🏻😁

O que é SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers)

O SIPOC é uma ferramenta de mapeamento de processos utilizada em todo o planeta. Muitos profissionais gostam de dizer que ele é um mapa de alto nível, algo que usamos para entender, delimitar e alinhar nossos processos antes de fazer um detalhamento mais profundo.

Já a palavra SIPOC é um acrônimo (em inglês) para os aspectos que consideramos ao aplicar a metodologia. São termos simples que praticamente descrevem a metodologia. Abaixo, vejamos cada um dos aspectos e sua tradução para o português:

• S – suppliers (fornecedores)
• S – inputs (entradas)
• P – process (processo)
• O – outputs (saídas)
• C – customers (clientes)

Mais do que entender a sigla, precisamos compreender como a metodologia funciona. Isso porque ela nos ajuda a entender o que é o processo, onde e quando ele começa e termina, assim como para quem ele gera valor. Para isso, vejamos cada um dos aspectos!

Suppliers, os fornecedores

Seja na fabricação de produtos ou prestação de serviços, fornecedores são aqueles que fornecem os recursos necessários à operação. Assim, supplier é todo aquele que fornece algo necessário para que o processo realmente aconteça.

Aqui, é comum achar que “fornecedor” é só um ente externo, somente quem “emite nota fiscal”, o que é um grande erro. A chave aqui é se perguntar: “Quem ou o quê fornece as entradas necessárias para este processo começar?”. Assim, podemos chegar a:

• Fornecedores internos, como outras áreas ou setores;

• Fornecedores externos, como clientes, fornecedores, parceiros e etc.;

• Sistemas diversos, como ERPs, softwares como o 8Quali e planilhas;

• outras pessoas e colaboradores internos.

Inputs, as entradas

As entradas são os recursos, informações ou materiais necessários para o desempenho das atividades que compõem o processo produtivo. De forma simples, podemos dizer que é tudo aquilo que entra no processo para, mais tarde, sofrer transformação.

Neste aspecto, precisamos entender o que o processo precisa receber para acontecer e gerar valor para as partes interessadas. Vale dizer que as atividades não fazem parte desta categoria. Alguns exemplos de recursos são:

• Informações diversas, como pedidos, especificações e requisitos;
• Materiais, como matérias-primas, embalagens, insumos e peças;
• Documentos, como demandas, aprovações ou ordens de trabalho;
• Dados diversos, como planilhas, indicadores ou parâmetros de processos;
• Normas ou legislações, como as normas ISO ou NRs nacionais.

Process, o processo

Na parte destinada a Processo, delineamos o conjunto de atividades que compõem o processo produtivo. O SIPOC todo é extremamente útil e importante, porém pode-se dizer que é nesta etapa que está o coração da ferramenta.

Aqui, descreveremos o que acontece e quais atividades executamos. O SIPOC serve mais como um mapa do que como um fluxo, assim não colocaremos nele “como” as coisas devem ser feitas. Assim, apesar de ele ser uma ferramenta que traz alto nível de compreensão, ele não conta com detalhamento excessivo.

No process procuraremos, então, entender quais são as grandes etapas que transformam entradas em saídas. Diferente do Fluxograma de Processos, por exemplo, no SIPOC trabalhamos apenas com os macro processos, detalhando algo entre 4 e 7 macro etapas, geralmente. Apenas a título didático, um exemplo simples e genérico deste mapeamento pode ser:

1. Receber solicitação;
2. Analisar requisitos;
3. Executar atividade;
4. Verificar resultado;
5. Entregar saída.

Outputs, as saídas

As saídas são literalmente o resultado de cada etapa ou processo que mapeamos, ou seja, elas são as entregas derivadas das atividades realizadas ao longo da operação.

Nesta parte, descreveremos exatamente o que nosso trabalho gera, seja para outras etapas internas ou para o cliente final. Não devemos descrever as entregas de forma vaga ou simplista demais, (“processo concluído”, por exemplo), bem como as entregas também podem ser relatórios, informações ou decisões.

Clients, os clientes

O cliente é quem recebe as saídas de cada processo produtivo, mas cuidado! Neste campo, é muito comum acharmos que só o cliente final ou só quem “paga os boletos” é um cliente. Entretanto, qualquer um que receba as saídas é considerado cliente! Assim, um cliente pode ser:

• Um prestador de serviços externos;
• Os próprios colaboradores da empresa (internos);
• Próximo processo da cadeia produtiva ou de valor;
• Outras áreas ou setores internos;
• E, é claro, os clientes ou usuários finais!

A verdadeira pergunta-chave aqui é: “Quem usa ou depende dessa saída para fazer algo?”. Por isso, gosto mais do conceito que usamos na Gestão da Qualidade, o de Partes Interessadas. Apesar de nem toda parte interessada ser, necessariamente, um cliente, elas se aproximam mais do que o Client realmente significa!

Quando usar o SIPOC – Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers

É possível que fiquemos em dúvida sobre qual ferramenta de mapeamento utilizar. Afinal, convenhamos: fluxograma, mapa de processos, SIPOC, diagrama de tartaruga e por aí vai; opções não faltam!

Antes de mais nada, vale dizer que sua afinidade com a ferramenta e gosto pessoal também contam, pois é você quem vai aplicar a técnica. Mas, de forma resumida, podemos dizer que o SIPOC é uma ferramenta “pré-mapeamento” ou “pré-detalhamento”. Ou seja, ele será usado antes de realmente detalharmos o processo em um fluxograma.

Com ele, vamos conseguir entender claramente onde o processo começa e termina, alinhar diferentes setores sobre o mesmo processo e identificar fornecedores, entradas, saídas e clientes. Isso cria uma visão macro, rápida e compartilhada entre os colaboradores.

Como aplicar o SIPOC?

Antes de pensarmos em como aplicar a ferramenta, vale ressaltar que ela deve ser utilizada em grupo, com o apoio de todos os envolvidos no processo!

A participação de quem executa os processos é vital para as discussões e para a metodologia como um todo! Com isso em mente, precisamos entender que o SIPOC busca responder 5 (cinco) questões básicas:

1. Quem fornece os insumos, matérias-primas, ferramentas, etc. do processo? (Suppliers)
2. Quais os insumos principais para obter os resultados esperados e com qualidade? (Inputs)
3. Quais são as atividades de maior impacto do processo produtivo? (Process)
4. Quais as saídas e o que se espera delas ao final do processo produtivo? (Outputs)
5. Quem são os verdadeiros clientes do processo? (Clients)

Com isso em mente, podemos utilizar ferramentas como o brainstorming, coletando opiniões e visões da equipe acerca do processo. Isso tudo de forma mais dinâmica e menos cansativa do que as reuniões convencionais.

Criando uma tabela visual

Para garantir algo mais gráfico, visual e simples de interpretar, recorreremos a uma tabela simples. Nela, devemos criar 5 colunas, uma para cada fator do SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers). Quanto às linhas, tudo dependerá da quantidade de fatores listados, o que vai variar de acordo com o seu contexto. Para ilustrar, vejamos o exemplo abaixo:

Com a tabela montada, é ideal começar com a definição do processo principal (Process), deixando claro onde ele começa e onde termina. Isso traz maior clareza sobre o processo, orientando o restante do SIPOC e sua aplicação.

Na tabela, a coluna responsável pelo processo é a coluna do centro. Assim, começaremos por ela e, depois, seguiremos para os clientes. Seguindo, então, para a definição das entradas e saídas. Por fim, definiremos os fornecedores. Essa ordem ajuda a entender melhor o fluxo do processo. Vejamos melhor abaixo! 😉

Ordem de mapeamento do SIPOC

Para garantir melhor compreensão e facilitar a aplicação, podemos seguir uma ordem diferente da posição especificada na tabela. Assim, sugiro mapear seguindo a ordem abaixo:

1. Process – descreva primeiro as atividades principais (macro) que compõem a etapa ou processo seguindo o fluxo de execução. Isso nos ajuda a focar no que realmente queremos mapear (é como se fosse o escopo do mapeamento);
2. Clients – descreva quem são os clientes do seu processo. Essa identificação é importante para que você conheça o impacto e a relação entre as saídas e a satisfação do cliente, assegurando a qualidade que cada parte precisa e espera;
3. Outputs – identifique as saídas do processo, preenchendo a coluna com cada output resultante, incluindo produtos, serviços, informações, dados, tomadas de decisões e etc. Isso ajuda a entender o que precisamos entregar;
4. Inputs – defina as entradas necessárias para cada etapa do processo produtivo. Aqui, é importante considerar tudo o que é necessário para o bom funcionamento do processo e para a qualidade esperada das saídas. Afinal, as entradas impactam diretamente na qualidade das saídas e na satisfação do cliente;
5. Suppliers – por fim, identifique e defina os fornecedores do processo. Isso é fundamental para entender a dependência entre o processo e o fornecedor, e como um impacta a qualidade do outro. Aqui, devemos focar tanto na quantidade de insumos necessários quanto na qualidade que eles precisam apresentar para assegurar saídas conformes mais à frente.

Por que seguir uma ordem de mapeamento?

Vale ressaltar que é possível aplicar o SIPOC em outra ordem (alguns profissionais optam por definir os clientes por último, por exemplo). Desde que o resultado seja assertivo, tudo está correto, pois a aplicação também depende do como aplicar!

Entretanto, eu sugiro a ordem acima pois ela vai encadeando o que precisamos mapear, o que precisamos fazer e os requisitos disso tudo. Dessa forma:

1. Process – nós setamos qual processo mapearemos;
2. Clients – entendemos para quem esse processo trabalha;
3. Outputs – entendemos quais saídas e “qual qualidade” (conformidade) precisamos entregar;
4. Inputs – definimos o que precisamos para poder executar o trabalho;
5. Suppliers – determinamos quais fornecedores podem entregar aquilo que precisamos (na quantidade e qualidade certas!).

Nesta ordem, só não começamos pelo cliente (a parte mais importante de qualquer cadeia produtiva) pois ele, geralmente, recebe muitas entregas de diversos processos. Assim, iniciamos pelo processo, focando no que estamos mapeando.

Enfim e de qualquer forma, seja qual for a ordem que você decidir seguir, apenas leve em consideração que há relações de causa e efeito. Assim, boas entradas possibilitam boas saídas; requisitos de clientes determinam o que, como e o quanto precisamos entregar. E assim por diante! 😉

Exemplo simples de aplicação do SIPOC

Para entendermos melhor, bora ver um exemplo? Se você estiver lendo este conteúdo em um computador, provavelmente usou seu Mouse para clicar no link, então imagine que temos uma fábrica de mouses! A etapa que iremos mapear é a “final”, a de montagem dos nossos ratinhos de PC.

Após reunirmos a equipe, fazermos brainstormings e preenchermos a tabela, nós obtivemos o seguinte resultado:

Suppliers	Inputs	Process	Outputs	Customers
Almoxarifado de componentes	Carcaça superior e inferior	Receber componentes e documentação técnica	Mouse montado conforme especificação	Área de testes / Controle da qualidade
Produção de carcaças plásticas	Placa eletrônica (PCB)	Montar a placa eletrônica na carcaça inferior	Registro de montagem concluída	Linha de embalagem
Área de eletrônica / SMT	Sensor óptico	Instalar sensor, botões e scroll	Produto montado liberado para teste funcional	Logística / Expedição
Engenharia de produto	Botões (esquerdo, direito e scroll)	Conectar e fixar o cabo USB		Trabalhador de escritório (usuário final, cliente)
Qualidade (documentação e critérios)	Cabo USB	Fechar e fixar a carcaça
PCP (Planejamento e Controle da Produção)	Parafusos e fixadores	Realizar inspeção visual da montagem
	Instrução de montagem
	Ordem de produção

Fazendo uma “leitura estratégica” do nosso exemplo SIPOC

Conforme mapeamos e analisamos o processo com o SIPOC, fica claro que nossa “montagem de mouses” atende a diferentes expectativas distintas, mas igualmente críticas.

Para o cliente interno (testes, embalagem, logística e expedição), a montagem precisa entregar um produto estável, conforme e previsível. Assim, qualquer falha pode se transformar em retrabalho, atraso, aumento de custo e desgaste. Então, podemos dizer que a Qualidade, nesse contexto, é medida pela capacidade do processo de não transferir problemas adiante! Isso garante fluidez e eficiência ao longo da cadeia interna (popularmente conhecida como “nossa empresa” 😅).

Entretanto, para o cliente externo (trabalhador de escritório), a percepção de Qualidade muda! Ela está diretamente ligada à confiabilidade. O mouse precisa funcionar de forma consistente, silenciosa e confortável. Portanto, pequenos desvios de montagem, ainda que não impeçam o funcionamento imediato, geram incômodo acumulado, fadiga e queda de produtividade. Algo que afeta a experiência ao longo do tempo.

No geral, o importante é perceber que a leitura integrada deixa tudo mais claro! Ela nos mostra que a montagem NÃO é apenas uma etapa operacional (um trabalho isolado), mas um ponto de ligação entre processos, eficiência interna e satisfação do cliente final!

Portanto, um processo bem definido no SIPOC permite enxergar a dupla responsabilidade entre proteger os processos seguintes e entregar valor real ao usuário final. Aqui, em ambos os casos, a Qualidade não está necessariamente em surpreender, mas em funcionar corretamente, sempre! 😉

SIPOC: clareza dos processos para o seu SGQ

Na gestão da qualidade, a clareza não surge apenas da documentação, mas da forma como o sistema é organizado, conectado e realmente vivido na rotina. Assim como o SIPOC ajuda a enxergar um processo de ponta a ponta, a automatização bem aplicada tem o poder de tornar o SGQ mais claro, integrado e funcional.

Seja para Gestores, Analistas, Técnicos da Qualidade ou para nossos Colaboradores, automatizar vai muito além do simples ato de digitalizar tarefas. A automatização ajuda a organizar fluxos, eliminar ruídos e tornar visíveis as relações entre processos, dados e responsabilidades.

Um bom sistema automatizado expõe gargalos, reduz dependência de controles manuais e transforma informações dispersas em uma visão estruturada do SGQ — exatamente como o SIPOC faz ao revelar entradas, saídas, clientes e fornecedores de um processo.

E é nesse cenário que nosso apoio especializado faz diferença! O 8Quali nos ajuda a usar a automatização como instrumento de clareza, controle e maturidade do sistema. Ele conecta processos, requisitos e informações de forma prática e alinhada às normas e ao seu contexto!

Então, se o seu desafio é sair de um SGQ fragmentado para um sistema claro, fluido e confiável, entre em contato com a gente e vamos juntos transformar a gestão da qualidade!

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

SIPOC: clareza no mapeamento, melhoria no processo!

Ferramentas como o SIPOC tendem a ser mais do que um método de melhoria, uma vez que possibilitam a análise completa de um processo. Enquanto o Fluxograma, por exemplo, está mais focado no fluxo, o SIPOC analisa o que entra, o que sai e para quem entregamos. Isso, por sua vez, é extremamente rico!

No geral, a maioria dos problemas de processo não nasce na execução em si, nas etapas, mas sim na falta de predefinições do processo:

• o trabalho para porque não temos materiais (inputs);
• a não conformidade existe porque não entendemos o que o cliente busca (clients);
• o retrabalho chega porque não sabíamos o que entregar (outputs);
• executamos tudo lentamente porque não sabemos direito as etapas de produção (process);
• e tudo isso é impactado, positiva ou negativamente, pelo que nossos fornecedores entregam (Suppliers).

Ao analisar esses fatores, e tantos outros, o SIPOC expõe fragilidades e gera insights de melhoria. Ele nos leva a fazer (e responder) perguntas básicas: O que entra? Quem fornece? O que realmente acontece? O que sai? Para quem entregamos? Etc. E todas essas perguntas nos fazem entender e compreender o processo e sua maturidade, assim como a do próprio SGQ.

Por isso, acredito que antes de redesenharmos fluxos, implantarmos indicadores mirabolantes ou buscarmos melhorias complexas, acho que vale um exercício simples e revelador: tentar explicar o processo por meio de um SIPOC! Se isso não for possível com clareza, qualquer tentativa de melhoria será, no máximo, um ajuste superficial. Afinal, não é possível melhorar aquilo que não compreendemos! 😁