É fundamental que uma empresa se submeta a processos de avaliação que garantam melhoria de seus processos internos, dos processos externos e atendimento ao público. Para isso, a Auditoria Externa surgiu como uma parte importante desse processo de evolução.

Essa auditoria externa é realizada por uma empresa contratada e tem por objetivo averiguar todos os procedimentos e políticas da empresa, identificando problemas ou não conformidades e indicando melhorias. Mas antes mesmo dessa auditoria acontecer, é possível prevenir algumas falhas e obter um melhor resultado quando o auditor externo for visitar a empresa.

Por isso, listamos alguns cuidados que sua empresa deve tomar antes de receber o auditor externo:

1.Deixar todos informados

Informar todos os colaboradores e gestores sobre a importância e os objetivos do processo de auditoria é fundamental. Essa comunicação clara e abrangente aumenta o engajamento e faz com que todos trabalhem em conjunto para o sucesso da empresa. Utilize reuniões, e-mails e treinamentos para garantir que todos compreendam suas responsabilidades e a relevância da auditoria.

2.Definir quais setores serão auditados

O segundo passo para se preparar para a auditoria externa é definir quais departamentos da empresa serão auditados. Focar na preparação desses setores específicos ajuda a otimizar recursos e esforços. Identifique os processos críticos dentro desses departamentos e assegure-se de que estão em conformidade com os requisitos da auditoria.

3.Mapear os processos internos

Os departamentos de Gestão de Pessoas e Controle da Qualidade devem realizar um mapeamento detalhado dos processos internos. Estruture todas as funções e demandas existentes, identificando pontos de melhoria e oportunidades de crescimento. Documentar esses processos de maneira clara facilita a identificação de falhas e a implementação de melhorias contínuas.

4.Formar auditores internos

Para alcançar um bom resultado na auditoria externa, é possível formar auditores internos na empresa entre os próprios colaboradores, a partir de um treinamento específico. Com isso, os auditores devidamente capacitados podem cuidar para que os processos de todos os setores estejam alinhados, identificando falhas e melhorando as práticas diárias da empresa.

5.Simular um processo de auditoria

Trabalhar preventivamente é uma estratégia eficaz para evitar problemas durante a auditoria externa. Realizar simulações de auditorias permite que a empresa identifique e corrija não conformidades de forma antecipada. Utilize ferramentas como o 8Quali para conduzir essas simulações, garantindo uma preparação completa e eficiente. Isso não só reduz o estresse e a correria de última hora, mas também melhora a confiança da equipe na conformidade dos processos.

Como o software 8Quali pode ajudar sua empresa a se preparar para a auditoria?

O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão de Qualidade das empresas. O software atende requisitos de várias normas e uma de suas principais especialidades é auxiliar as empresas no processo de auditoria.

Com o software 8Quali você pode personalizar seu checklist de acordo com normas e programas internos, realizar auditorias via web e/ou app (computador, smartphone e demais dispositivos móveis) e abrir automaticamente Não Conformidade/Plano de Ação para as ocorrências detectadas. Também é possível fazer o cadastro ilimitado de auditores e checklists de auditoria, além de gerar pendências e notificações automáticas por e-mail para os auditores.

Personalizando o checklist e cadastrando um auditor, é possível agendar e simular uma auditoria, podendo antecipar falhas e não conformidades para que a empresa esteja mais preparada para o momento da auditoria externa.

Confira neste vídeo como funciona o módulo de auditoria do software 8Quali e aproveite para fazer um teste grátis!

Se preparar para uma auditoria externa é fundamental para quem quer economizar tempo e dinheiro.

Fazendo auditorias internas frequentes com os próprios colaboradores da empresa para identificar falhas e eliminar procedimentos errados, faz com que a quantidade de não conformidades diminua, o que significa que não precisarão de tanto tempo para reparar as falhas e que terão menos gastos com visitas de auditores externos.

Com o software 8Quali para auxiliar neste processo a auditoria interna se torna um hábito rotineiro e não uma obrigação. Dessa forma, quando chegar o momento da auditoria externa, todos os colaboradores da empresa estarão preparados para responder às perguntas realizadas pelo auditor e mostrar seu trabalho.

Essa preparação confere credibilidade aos processos da empresa e faz com que todos se sintam parte deles, tornando-os mais engajados para conquistar melhores resultados e promovendo a Cultura da Qualidade na organização.. 🙌

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