É fundamental que uma empresa se submeta a processos de avaliação que garantam melhoria de seus processos internos, dos processos externos e atendimento ao público. Para isso, a Auditoria Externa surgiu como uma parte importante desse processo de evolução.

Essa auditoria externa é realizada por uma empresa contratada e tem por objetivo averiguar todos os procedimentos e políticas da empresa, identificando problemas ou não conformidades e indicando melhorias. Mas antes mesmo dessa auditoria acontecer, é possível prevenir algumas falhas e obter um melhor resultado quando o auditor externo for visitar a empresa.

Por isso, listamos alguns cuidados que sua empresa deve tomar antes de receber o auditor externo:

1.Deixar todos informados

Informar a todos os colaboradores e gestores sobre a importância e objetivos do processo de auditoria. Isso irá fazer com que todos fiquem mais engajados e trabalhem para o sucesso da empresa.

2.Definir quais setores serão auditados

O segundo passo para se preparar para a auditoria externa é definir quais departamentos da empresa serão auditados e focar na preparação deles.

3.Mapear os processos internos

Os departamentos de Gestão de Pessoas e Controle da Qualidade devem realizar o mapeamento dos processos internos, estruturando todas as funções e demandas existentes, além de identificar os pontos de melhoria nos processos e oportunidades de crescimento.

4.Formar auditores internos

Para alcançar um bom resultado na auditoria externa, é possível formar auditores internos na empresa entre os próprios colaboradores, a partir de um treinamento específico. Com isso, os auditores devidamente capacitados podem cuidar para que os processos de todos os setores estejam alinhados, identificando falhas e melhorando as práticas diárias da empresa.

5.Simular um processo de auditoria

Trabalhando preventivamente antes da auditoria, você pode evitar correrias e ocorrências de não conformidades. Com o 8Quali você se prepara para a auditoria externa, evitando esse tipo de falhas.

Como o software 8Quali pode ajudar sua empresa a se preparar para a auditoria?

O 8Quali é um software para gestão que abrange as principais necessidades encontradas na Gestão de Qualidade das empresas. O software atende requisitos de várias normas e uma de suas principais especialidades é auxiliar as empresas no processo de auditoria.

Com o software 8Quali você pode personalizar seu checklist de acordo com normas e programas internos, realizar auditorias via web e/ou app (computador, smartphone e demais dispositivos móveis) e abrir automaticamente Não Conformidade/Plano de Ação para as ocorrências detectadas. Também é possível fazer o cadastro ilimitado de auditores e checklists de auditoria, além de gerar pendências e notificações automáticas por e-mail para os auditores.

Personalizando o checklist e cadastrando um auditor, é possível agendar e simular uma auditoria, podendo antecipar falhas e não conformidades para que a empresa esteja mais preparada para o momento da auditoria externa.

Confira neste vídeo como funciona o módulo de auditoria do software 8Quali e aproveite para fazer um teste grátis!

Se preparar para uma auditoria externa é fundamental para quem quer economizar tempo e dinheiro.

Fazendo auditorias internas frequentes com os próprios colaboradores da empresa para identificar falhas e eliminar procedimentos errados, faz com que a quantidade de não conformidades diminua, o que significa que não precisarão de tanto tempo para reparar as falhas e que terão menos gastos com visitas de auditores externos.

Com o software 8Quali para auxiliar neste processo a auditoria interna se torna um hábito rotineiro e não uma obrigação. Dessa forma, quando chegar o momento da auditoria externa, todos os colaboradores da empresa estarão preparados para responder às perguntas realizadas pelo auditor e mostrar seu trabalho.

Essa preparação confere credibilidade aos processos da empresa e faz com que todos se sintam parte deles, tornando-os mais engajados para conquistar melhores resultados e promovendo a Cultura da Qualidade na organização.. 😀

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