A Auditoria Interna é, sem dúvidas, um dos pontos cruciais para a Gestão da Qualidade. Ela não só ajuda o sistema a alcançar maturidade como apoia a melhoria contínua dos processos. Por meio dela, revolucionamos nossas empresas e conseguimos entregar bons resultados para todas as partes interessadas.

No geral, empresas que não fazem auditorias sofrem com diversos problemas e o primeiro deles é a dificuldade para antecipar problemas. Isso faz com que a empresa tenha uma visão reativa, que sofre com os erros depois que eles acontecem. Isso leva a mais não conformidades, retrabalho, desperdício e desmotivação das equipes. (convenhamos, ninguém gosta de fazer o mesmo trabalho 2 vezes)

Além disso, essas empresas costumam enfrentar muito mais dificuldades para rodar o PDCA, por exemplo. Na prática, isso significa pouca ou nenhuma melhoria, fazendo os processos estagnarem e perderem grandes oportunidades de evolução. Isso, no geral, é um grande golpe na Cultura de Qualidade, fazendo com que nossas empresas tenham muitas dificuldades para mudar as coisas. Afinal, nestes casos, as pessoas argumentam que “Sempre fizemos assim!”.

De qualquer forma, por esses e outros motivos, a Auditoria Interna é tão importante e devemos realizá-la de forma eficaz em nossas empresas. Então, é claro que teríamos um super artigo sobre esse assunto por aqui! Hoje, vamos aprender tudo que é mais relevante sobre as auditorias e como executá-las corretamente em nossos processos! Bora lá?

Conversando sobre Auditorias Internas 📺

Lembrando que este super artigo vem acompanhado de mais um vídeo descontraído e informativo. Nele, falei um pouco mais sobre esse tema tão importante e sobre suas nuances, vale a pena assistir! 😉

Entendendo o conceito de Auditoria Interna

Falando de forma mais técnica, a Auditoria Interna é um processo sistemático, independente e documentado para obter evidências e avaliá-las objetivamente, a fim de determinar o grau em que critérios pré-estabelecidos são atendidos por uma empresa.

Já os requisitos de uma auditoria podem ser diferentes em diferentes situações, porém os mais comuns são:

• requisitos de normas de Sistemas de Gestão (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 e outras);
• políticas e procedimentos internos;
• regulamentações e legislações pertinentes.

Em outras palavras, podemos dizer que a Auditoria Interna é um “check-up do sistema de gestão”, um conjunto de técnicas voltadas para a análise e melhoria dos processos internos da sua empresa. Ela serve para verificar se o que foi planejado está realmente sendo feito e, ainda mais importante, se isso tudo realmente está funcionando.

Uma boa auditoria analisa os pontos de impacto e relevância para os processos, procurando encontrar pontos de melhoria e não conformidades. Dessa forma, ela ajuda a manter o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) funcionando de forma efetiva e, assim, trazendo bons resultados para nossas empresas.

É importante entender que toda auditoria é regida pela ISO 19011 – Diretrizes para Auditoria de Sistemas de Gestão. Essa norma é uma espécie de guia das boas práticas para auditorias. Assim, ela explica como planejar, conduzir e reportar resultados, além de tratar das competências dos auditores e dos princípios da boa auditoria. Isso acontece independentemente de qual outro escopo estejamos auditando (Qualidade, Meio Ambiente, Segurança do Trabalho, etc).

Como funciona uma Auditoria Interna?

De forma resumida, na Auditoria Interna (tal qual na externa), os auditores comparam os padrões de uma norma, procedimento ou regulamento com o que os colaboradores executam no dia a dia. Se as práticas diárias forem condizentes ao padrão, isso significa conformidade e show de bola! Entretanto, se o que executamos no dia a dia não corresponder aos padrões, o auditor identifica uma não conformidade no sistema.

Em ambos os casos, o auditor procura evidências objetivas que amparem sua constatação (conformidade ou não conformidade). Além disso, essa comparação é feita por meio de 3 técnicas específicas:

• Entrevistas: o auditor conversa com os colaboradores e compara suas respostas e ações aos requisitos da auditoria;
• Observação: o auditor observa os processos em execução e os compara com os procedimentos e políticas internas, por exemplo;
• Análise documental: o auditor lê os documentos disponíveis no sistema de gestão para saber se atendem ao padrão auditado (ISO 9001, por exemplo) e se os colaboradores os seguem.

Tudo isso é feito por meio de amostragem. Isso significa que o auditor não vai entrevistar todos os colaboradores ou analisar todos os documentos, mas selecionar uma “amostra” relevante. Na prática, ele escolherá, por exemplo, 10% dos colaboradores para entrevistá-los e compreender se estes executam o processo de maneira conforme.

Além disso, a amostra pode ser maior ou menor de acordo com os riscos. Processos críticos que apresentam maiores riscos, por exemplo, podem necessitar de uma amostra maior. Enquanto processos mais simples podem selecionar amostras menores.

Benefícios gerais da Auditoria Interna

Já citei a melhoria contínua, um dos maiores e mais importantes benefícios das Auditorias Internas. Assim como, já compreendemos que o próprio Sistema de Gestão da Qualidade também se beneficia deste processo. Porém, não para por aí, podemos citar diversos outros benefícios, as auditorias:

• Tornam os processos internos mais fluidos, ágeis e previsíveis;
• Identificam erros, falhas e não conformidades, fortalecendo a melhoria contínua da gestão;
• Fortalecem a governança corporativa, analisando normas, processos e as práticas em execução nas empresas;
• Proporcionam maior transparência na gestão da empresa e das informações compiladas ao longo da auditoria;
• Podem evitar surpresas, detectando problemas antes que eles aconteçam ou gerem consequências mais graves;
• Fornecem evidências reais do desempenho dos processos, tornando-se base para decisões gerenciais pautadas em fatos e dados;
• Fortalecem a cultura de melhoria, transformando conformidade, não conformidade e falhas em aprendizado e evolução;
• E por aí vai! 😉

Dessa forma, partindo dessas vantagens, percebemos o quão vantajoso é realizar as auditorias em nossas empresas. Sem elas, é como tentar dirigir um carro sem painel, não sabemos a que velocidade estamos, se temos combustível ou se os faróis e setas estão funcionando.

Assim, a falta destas informações pode levar a acidentes, multas por excesso de velocidade ou a ficarmos sem gasolina, pois como saberemos quando abastecer? Com as auditorias é a mesma coisa. Sem as informações que elas fornecem, não sabemos o que fazer e como fazer, o que piora muito nossa tomada de decisão!

Alguns erros comuns nas Auditorias Internas (e como evitá-los)

As auditorias envolvem todo o ecossistema organizacional. Assim, determinados erros podem dificultar o trabalho e levar a péssimos resultados. Vejamos:

• “Cumprir tabela”: muitas empresas só fazem auditorias para manter o certificado. Por isso, acabam apenas “seguindo o cronograma”;
  • Como evitar: determine uma periodicidade útil para sua empresa, se suas auditorias internas ocorrem a cada 2 anos, por exemplo, provavelmente elas ocorrem apenas para cumprir tabela; 
• Focar apenas nos erros: alguns auditores não receberam a capacitação correta e, por isso, acham que a auditoria serve para punir as pessoas. Então, eles apenas caçam erros. Isso não gera valor e afasta os colaboradores:
  • Como evitar: treine corretamente seus auditores internos, reconhecendo quando eles encontram pontos fortes. Evite, também, punir colaboradores devido ao resultado das auditorias;
• Pouca imparcialidade: a independência é crucial para que a auditoria tenha resultados, mas muitas vezes esse fator passa batido. O caso mais crasso é quando o auditor é escalado para auditar o próprio setor;
  • Como evitar: procure escalar corretamente a equipe auditora, evitando conflitos de interesse e entrevistas que possam ferir a imparcialidade;
• Relatórios genéricos: documentar as constatações de auditoria sem evidências é um grande erro. Isso não só dificulta tratativas como pode gerar dúvida e desconfiança;
  • Como evitar: instrua bem seus auditores e capacite-os para registrar:
    • constatação: conformidade, não conformidade, ponto forte, observação, oportunidade de melhoria;
    • requisito: norma, procedimento, lei ou regulamento que gerou a constatação;
    • evidência objetiva: relatório, entrevista, procedimento, observação ou fato que levou à constatação.

O elefante na sala (ou nos processos)

Um fato, às vezes negligenciado, é o medo que as pessoas têm de auditorias. Algo que pode até mesmo levar a um pânico generalizado quando o auditor aparece!

Não são raros os casos em que os colaboradores travam na hora da auditoria, se escondem no banheiro e até mesmo passam mal. Como dizemos informalmente: “O bagulho é doido!” 😅 Dessa forma, precisamos tratar esse assunto de forma séria e humana, tanto para cuidar das pessoas quanto para conseguir os melhores resultados na hora da auditoria.

No geral, o que mais leva ao medo nas auditorias internas é a sensação de “caça às bruxas”. As pessoas não compreendem que o processo tem intuito de melhorar os processos e a empresa, por isso acreditam que ele apenas irá punir quem fizer algo errado. Além disso, os seres humanos tem uma tendência natural a temer a exposição e o julgamento, algo que nossos colaboradores também acham ser o foco das auditorias. 

Etimologicamente, “auditoria” vem do latim audire, que significa algo como “ouvir”. Entretanto, ao longo do tempo, o termo passou a ser associado a palavras como investigação, controle e punição. Ou seja, algo com conotações negativas, que parecem muito mais agredir do que realmente ouvir ou melhorar. Dessa forma, essa “bagagem cultural” faz com que as pessoas reajam automaticamente com resistência e ansiedade.

Como trabalhar o medo de auditorias na sua empresa?

A cultura é o melhor caminho contra o medo. Afinal, quem realmente compreende “o quê” e “para quê” as auditorias servem, mesmo ansioso, recebe melhor o processo. Digo “ansioso” porque, mesmo compreendendo tudo, é normal sentir-se assim nas auditorias. A questão é, portanto, o sentimento descontrolado e paralisante que vemos em alguns casos.

Também sei que dizer “Trabalhe A Cultura Da Sua Empresa!” é muito abstrato, então vejamos ações práticas:

• invista em Conscientização: antes de colocar um colaborador na frente do auditor, precisamos explicar para ele tudo que significa uma auditoria. Então, faça treinamentos, palestras, capacitações e workshops para desmistificar as auditorias internas e demonstrar seu real propósito; (Ah, e se precisar de palestras e ou treinamentos externos, contrata eu! 🤘🏻😁)
• capacite seus auditores internos: bons auditores sabem abordar as pessoas e conhecem técnicas para acalmar seus auditados. Assim, invista em treinamento, seus auditores precisam conhecer os princípios de auditoria e saber como agir frente a um colaborador assustado;
• acompanhe e difunda melhorias: não deixe a auditoria acabar nas entrevistas, ou seja, faça o acompanhamento das tratativas e divulgue seus resultados. Mostre para o colaborador que a entrevista que ele fez gerou a melhoria X ou Y e não punições. Isso, certamente, será uma das ações que mais gerará impacto;
• estimule a empatia entre os auditores: selecione auditores mais calmos e empáticos, e incentive-os a ter mais tranquilidade na hora de auditar. Conversar com paciência, firmeza e assertividade vai ser um divisor de águas nas suas auditorias!

Como fazer auditorias na minha empresa?

As auditorias internas são, no geral, algo que requer muito planejamento e preparação. Além disso, cada organização tem suas necessidades e expectativas para esse processo, assim, elas podem diferir substancialmente de uma empresa para outra.

Essas diferenças, inclusive, nos mostram que as auditorias estão muito longe de ser um processo burocrático (como alguns dizem por aí). Pelo contrário, elas são uma oportunidade de aprimorar boas práticas, identificar falhas e fortalecer a Cultura de Melhoria de nossas empresas!

De qualquer forma, algumas etapas básicas são recorrentes em diversos contextos e podem nos ajudar na hora de planejar uma auditoria. Bora ver como isso funciona? Nosso primeiro passo é:

Definir os objetivos da auditoria

Entender e determinar corretamente os objetivos da sua auditoria interna é fundamental para alcançar bons resultados. Isso porque eles irão direcionar nossa visão ao longo de todo o processo.

Na maioria dos casos, o objetivo das empresas é conferir se estão atendendo a uma determinada norma (ISOs 9, 14 e 45001, por exemplo). Neste caso, nosso objetivo seria algo como “Verificar a conformidade com requisitos da norma ISO 9001”. Entretanto é possível ter outros objetivos, como por exemplo:

• Avaliar a eficácia dos controles implantados no SGQ;
• Detectar falhas ou riscos que possam comprometer a conformidade das entregas;
• Promover a melhoria contínua no processo X, Y ou Z;
• Avaliar se as reclamações de clientes foram solucionadas;
• Analisar se determinado setor implementou as ações anteriormente requisitadas;
• Entre muitas outras. 😉

De forma geral, a auditoria interna sempre terá como principal objetivo avaliar se o sistema de gestão está funcionando conforme o planejado e se atende aos requisitos das normas, políticas e procedimentos da empresa. Entretanto, é possível determinar maiores focos de atenção e, assim, auditar de forma mais assertiva e inteligente!

Portanto, os objetivos não podem ser definidos de forma aleatória, pois é a partir deles que ações serão determinadas, organizadas e executadas. Assim, sabendo que o principal objetivo da auditoria é coletar informações, é fundamental compreender que estas informações são a base da tomada de decisão no futuro. E agir nos pontos mais críticos sempre será uma estratégia interessante.

Etapas básicas de uma auditoria interna

Agora, falemos sobre a realização das auditorias. Comumente, elas seguem as etapas abaixo:

• Planejamento: pensando nos objetivos, partimos para a definição de escopo, critérios e cronograma de auditoria. Aqui, também, escolhem-se os auditores e as áreas a serem auditadas;
• Preparação: os auditores estudam documentos, procedimentos e registros dos processos para entendê-los e conseguir melhores perguntas ao entrevistar os colaboradores. Aqui, geralmente, criamos trilhas de auditorias e checklists de verificação;
• Reunião de abertura: no 1º dia de auditoria, apresentamos o plano da auditoria aos colaboradores, com foco maior nas áreas envolvidas. Aqui, também, costumamos explicar objetivos, metodologia e tempo previsto para o processo completo de auditoria;
• Execução: realizamos auditoria em campo, fazendo entrevistas com os colaboradores, observações dos processos e análise de registros. Aqui, analisamos tudo e coletamos evidências das constatações (conformidade ou NC, por exemplo). Aqui, precisamos informar os colaboradores sobre o que encontramos;
• Reunião de encerramento: finalizado o processo, apresentamos os resultados de auditoria para toda a empresa, relembrando as NCs, pontos fortes, oportunidades de melhoria e observações encontradas. Alguns auditores costumam focar apenas nas não conformidades, o que definitivamente não é uma boa prática;
• Relatório de auditoria: finalizada a auditoria em campo, os auditores devem redigir um documento formal com as evidências e constatações encontradas;
• Ações corretivas e acompanhamento: após a entrega do relatório final, alinhamos os próximos passos e prazos. Assim partimos para o tratamento das não conformidades. Findados os prazos, realizamos uma nova auditoria conferir se tudo foi tratado corretamente.

NOVIDADE: audite qualquer coisa com agilidade, flexibilidade e integração

Convenhamos, por muito tempo, as auditorias foram vistas como algo burocrático e restrito às normas ISO. Entretanto, a realidade das empresas é muito mais ampla, as auditorias são uma forma inteligente de fazer gestão. E o 8Quali entendeu isso! 🤘🏻😁

Nosso módulo de auditorias foi TOTALMENTE redesenhado para que você possa auditar QUALQUER COISA. Auditorias de 5S, fornecedores, processos, segurança do trabalho, ESG, compliance, TUDO pode ser configurado e acompanhado em tempo real.

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Com o novo módulo, o 8Quali evoluiu para uma plataforma completa de auditorias corporativas, capaz de apoiar qualquer norma, área ou setor. Mais do que auditar, estamos focados em ajudar sua empresa a aprender com cada auditoria, transformando dados em decisões e conformidade em cultura. Tudo isso, para você crescer sem limites! Clique no botão abaixo e vem ver como podemos revolucionar sua empresa!

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O fio de Ariadne

Na mitologia grega, Ariadne, filha do rei Minos de Creta, apaixonou-se por Teseu, porém o herói em breve seria enviado como tributo ao Minotauro. Criatura esta metade homem, metade touro, e que outrora fora aprisionado em um labirinto construído por Dédalo.

Ariadne, no intuito de ajudar seu amado, teceu um enorme novelo de lã, assim Teseu poderia entrar no labirinto desenrolando-o. Após matar o Minotauro, bastava Teseu seguir o fio de Ariadne e sair direto da construção de Dédalo de volta para os braços de sua amada.

Na minha humilde opinião, auditorias são como o Fio de Ariadne. Todos os dias, navegamos em um mar de informações que são quase infinitas em nossas empresas. Afinal, cada novo insight leva a diferentes caminhos e, em meio a tantas possibilidades, é fácil se perder.

Boas auditorias seguem “o fio” que decidimos traçar e, assim, nos indicam se estamos no caminho certo para fora do labirinto. (aqui, o labirinto pode simbolizar diversas coisas, sejam as informações confusas, os planos estratégicos ou até mesmo os problemas que não enxergamos, enfim)

Portanto, se a auditoria falhar em seu propósito, se o fio for perdido, o labirinto continuará sendo um espaço de incertezas e riscos. Entretanto, quando bem conduzida, ela transforma o labirinto em um mapa claro, algo que nos permite seguir com segurança e confiança. Algo que ajuda a construir uma cultura de prevenção, melhoria contínua e evolução!