Engana-se quem pensa que o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) não pode ser aplicado em pequenas empresas.

Independente do porte da empresa, é importante pensar sobre a competitividade no mercado, qualidade nos produtos ou serviços, melhoria dos processos internos, e claro, a satisfação do cliente, que podem ser alcançadas por meio da implementação de um SGQ.

Pensando nisso, vamos falar sobre o que seria um SGQ, seus benefícios e dicas para implementar o SGQ em pequenas empresas.

O que é o Sistema de Gestão da Qualidade?

Um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) consiste no conjunto de normas, ferramentas e indicadores definidos na adesão da norma ISO 9001, que é a norma que estabelece os parâmetros e procedimentos da qualidade.

Sendo assim, o principal objetivo do SGQ é satisfazer os clientes internos e externos, aprimorando os procedimentos internos, processos e tudo o que compõe a empresa, facilitando assim a tomada de decisão.

Em uma pequena empresa, o SGQ irá facilitar os processos internos por meio da melhoria contínua, fazendo com que o aprendizado organizacional e o crescimento sejam os pilares da organização.

Com o passar do tempo e a implementação do sistema, a empresa irá crescer e se tornar competitiva no seu nicho de atuação, podendo alcançar parcerias muito mais ousadas e estratégicas.

Benefícios do SGQ para pequenas empresas

Quando falamos de SGQ, as principais palavras-chave são a otimização de processos, melhoria contínua e satisfação dos clientes.

Sendo assim, ao implementar um SGQ em uma pequena empresa, você conseguirá gerir melhor os seus recursos e finanças, incluindo materiais, equipamentos, mão de obra e investimentos, tornando a gestão muito mais fluida.

Outra vantagem de implementar o SGQ na pequena empresa é o alinhamento organizacional entre os objetivos e as ações operacionais, atuando com foco na qualidade, gestão de riscos e na redução das não conformidades.

Além dessas vantagens, podemos citar outros benefícios trazidos pela implementação do SGQ na pequena empresa:

• Facilidade na gestão de documentos e informações, já que a gestão é focada na automatização e organização de documentos, relatórios, dentre outros;
• Desenvolvimento de novas competências e conhecimentos, fazendo com que a empresa aprenda cedo e desenvolva um modelo de negócio rentável e estratégico;
• Aumento da competitividade devido às competências e a melhoria contínua;
• Facilidade em gerir as ações do planejamento estratégico por meio do gerenciamento dos indicadores estratégicos e de qualidade;
• Redução de custos com retrabalho e não conformidades;
• Aumento na satisfação dos clientes internos e externos.

Ditas as vantagens e benefícios de implementar um SGQ na pequena empresa, aprenda como implementá-la em sua empresa.

Por onde iniciar a implementação do SGQ

Primeiramente, é importante compreender que a implementação pode ocorrer quando houver a necessidade de melhorar ou transformar os processos internos, e para isso, é necessária a observação dos resultados atuais, para assim traçar um plano de ação voltado para a implementação.

Além disso, não devemos esquecer que essa implementação consiste em uma mudança de comportamento e comprometimento de todos, e por isso, deve ser pautada na comunicação clara e no comprometimento entre as partes, incluindo a participação efetiva dos líderes e gestores.

Agora que você já sabe os problemas da sua empresa, definiu os objetivos e os alinhou com a equipe, é o momento de definir quais as atividades que serão otimizadas.

Por isso, as rotinas devem ser avaliadas para verificar quais são efetivas e onde estão os problemas ou não conformidades, e quais os impactos dessas rotinas na satisfação do cliente.

A partir daqui, todas as atividades serão documentadas, a fim de criar um histórico comparativo, verificando o que mudou e se ainda é necessário mudar alguma rotina ou atividade, sendo esta a base da melhoria contínua.

Aplicados os parâmetros do SGQ, é necessário buscar a certificação de qualidade, que é emitida por organizações próprias, garantindo que os padrões de qualidade sejam honrados.

Dicas para implementar o SGQ para pequenas empresas

Mesmo sendo em uma pequena empresa, é importante estar atento a alguns detalhes, pois eles podem fazer toda a diferença no processo de implementação.

A primeira dica para implementar o SGQ em pequenas empresas é possuir um planejamento estratégico muito bem definido, contendo os seus objetivos organizacionais, metas claras e concisas e indicadores de desempenho, para verificar se o que foi planejado está sendo executado.

Também é importante lembrar que a implementação do SGQ deve ser feita de maneira colaborativa, envolvendo todas as pessoas que fazem parte da empresa, e por isso, a segunda dica é dialogar com a equipe sobre as mudanças e a importância do trabalho coletivo, a fim de que todos compreendam e façam parte dessa mudança.

Assim, a comunicação é essencial para o sucesso organizacional, pois as estratégias devem pensar tanto na melhoria organizacional quanto na valorização da equipe.

Além disso, a terceira dica é definir quais os produtos ou serviços de maior impacto no negócio, para que seja realizada gestão de riscos e a melhoria contínua.

Por último, mas não menos importante, é importante manter o SGQ atualizado, fazendo com que as informações se retroalimentem e a tomada de decisão seja assertiva e com base na realidade da empresa.

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