Entender o que é SIPOC é essencial em alguns contextos, pois essa ferramenta é extremamente útil no mapeamento e compreensão dos processos. Analisá-los sem um método sistematizado pode ser um desafio maior, bem como algo que deixa margem para que muitos pontos sejam esquecidos ou não considerados.

A má compreensão dos processos, por sua vez, causa diversos problemas às empresas. O primeiro deles é a dificuldade de alocar recursos, uma vez que não sabemos exatamente como nossas atividades funcionam, não sabemos também do que elas precisam. Além disso, sem uma compreensão apurada das etapas e operações, fica muito difícil propor mudanças e melhorias, o que acaba estagnando a empresa como um todo.

Outros fatores como a falta de clareza, comunicação ineficiente e até mesmo problemas relacionados à conformidade também podem ser resultado da má compreensão dos processos. Assim, podemos dizer que há motivos mais que suficientes para utilizar ferramentas que nos ajudem neste quesito.

Pensando nisso, resolvemos escrever este conteúdo. Existem várias ferramentas voltadas ao mapeamento ou compreensão dos processos, mas o SIPOC se destaca por sua simplicidade e eficácia. Assim, vale a pena considerar seu uso. Agora que já entendemos sua importância, vamos conhecê-lo!

O que é SIPOC?

O SIPOC é uma ferramenta de gestão de processos que ajuda a entender e mapear os elementos essenciais de um processo produtivo.

Seu nome, na verdade, corresponde a sigla que orienta a ferramenta e, segundo o método, representa os cinco componentes principais de qualquer processo. Assim, SIPOC é a sigla para Suppliers, Inputs, Process, Outputs e Customers. Vejamos mais detalhadamente cada um desses aspectos.

• Suppliers – os Fornecedores: suppliers é a palavra da língua inglesa para fornecedores e corresponde àqueles que fornecem os insumos necessários para a execução de um processo. Vale frisar que os fornecedores podem ser internos ou externos e que a qualidade e a confiabilidade dos fornecedores impacta diretamente na eficiência e eficácia dos nossos processos;
• Inputs – as Entradas: as entradas são tudo aquilo que nossos processos precisam para rodar corretamente e entregar conformidade. Elas podem envolver todo tipo de recursos, materiais, informações e outros elementos necessários. Assim, podemos citar como exemplo de inputs matérias-primas, dados, energia, mão de obra, informações, e muitos outros. Da mesma forma, a qualidade das entradas está diretamente ligada à conformidade e qualidade das saídas;
• Process – o Processo: corresponde às etapas de execução ou a sequência de atividades que transformam as entradas (inputs) em saídas (outputs). É a parte mais “mão na massa” de todo o processo e àquela que concentra o core da empresa, aquilo que ela faz de melhor;
• Outputs – as Saídas: as saídas correspondem aos produtos, serviços e todo e qualquer resultado gerado pelo processo. Os principais outputs, é claro, são sempre os que chegam ao cliente final, entretanto para uma boa organização é importante compreender as saídas internas, como as que ocorrem na transição das etapas do processo e também as informações derivadas da operação;
• Customers – os Clientes: o cliente é quem recebe ou se beneficia das saídas do processo e precisamos compreender e satisfazer suas necessidades e expectativas. Vale frisar que o principal cliente é sempre o final, aquele que recebe o produto ou serviço, porém existem diversos clientes internos, aqueles que recebem saídas (outputs) de outras etapas do processo que são essenciais à sua própria etapa do processo.

Benefícios de utilizar o SIPOC

O SIPOC possui várias vantagens e pode ajudar muito na compreensão e otimização dos processos. De forma mais específica, ele ajuda a trazer mais clareza, pois possibilita entender e visualizar os principais componentes do processo de forma simples e rápida.

Ele também torna mais fácil realizar a comunicação entre membros da equipe e partes interessadas, pois com tudo definido podemos acrescentar atividades simples de comunicação e envio de informações. Assim, o processo tende a fluir melhor e mais rapidamente.

Por fim, vale ressaltar que ele facilita a identificação de problemas, pois ajuda a compreender possíveis gargalos ou dificuldades na relação entradas > processos > saídas. Ao compreender tudo que é necessário para o processo, compreendermos melhor a cadeia de valor e podemos tomar iniciativas de melhoria contínua e otimização de cada etapa ou atividade de forma mais embasada e focada em resultados para as partes interessadas.

Utilização micro ou macro da ferramenta

Um dos benefícios do SIPOC é sua versatilidade, possibilitando uma utilização mais focada ou ampla, a depender das necessidades da empresa, do processo ou do problema analisado.

Pensando de forma mais micro, podemos usar o SIPOC para compreender uma única etapa ou atividade do processo. Isso permite uma análise crítica do trabalho e de cada parte interna do processo. Essa análise enriquece a execução, traz mais clareza e pode ser grande fonte de otimização para a empresa. Além disso, de maneira mais gerencial, encadear as etapas dos processos por meio de vários SIPOCs trará uma riqueza de informações extremamente útil.

Por outro lado, pensando de forma mais macro, podemos usar o SIPOC de forma mais geral, mapeando apenas as etapas chave do processo ou o processo como um todo. Isso mostrará um panorama maior da cadeia de valor e pode ser usada para compreensão e reposicionamento da estratégia, ajudando a avaliar alternativas ou alterações sem perder de vista os componentes vitais de qualquer processo, ou seja: fornecedores, entradas, processos, saídas e partes interessadas.

SIPOC: uma ferramenta útil para várias situações

A versatilidade torna o SIPOC muito útil em uma alta gama de situações, que podem ir desde a identificação de melhorias, passando pelos processos básicos de compras e fornecimentos de suprimentos, por exemplo, e até mesmo na tratativa de possíveis não conformidades.

Além disso, podemos dizer que não são necessários conhecimentos extremamente avançados para sua aplicação, o que torna relativamente barato treinar as pessoas e garantir uma boa aplicação. Bem como, sua estrutura permite ajustes e personalizações que podem torná-lo ainda mais interessante para o contexto da sua empresa.

O SIPOC é uma ferramenta poderosa! Ele oferece uma maneira eficaz de mapear, analisar e melhorar processos em qualquer tipo de organização, promovendo clareza, comunicação e eficiência. Seu uso permite uma tomada de decisões mais assertiva e focada nas necessidades dos processos e das partes interessadas.

Assim, utilizá-lo pode resultar em processos mais eficientes que entregam maior qualidade de produtos e serviços. E isso, é claro, possibilita o mais importante dos fatores: o aumento e manutenção da satisfação dos clientes. Sejam eles os clientes internos, essenciais à manutenção do processo e ao alcance da conformidade, ou principalmente do nosso consumidor final, aquele que ajuda a cumprir nosso propósito e traz recursos para a empresa, ou como diz o ditado, “paga os boletos” 😉

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