Para mim, o Fluxograma de Processo está para a Qualidade assim como os doguinhos 🐶 estão para a humanidade. Calma, eu explico! O Fluxograma é o melhor amigo de qualquer Profissional da Qualidade! Assim como “o cachorro é o melhor amigo do homem”, lembra do ditado?

O fluxograma desenha os processos da empresa, mostrando caminhos, revelando gargalos e apresentando melhorias. Ele pode criar novas formas de fazer as coisas, aproveitar recursos e produzir mais com menos. Além disso, dentre as Ferramentas da Qualidade clássicas, por exemplo, o Fluxograma é o mais amigável, afinal:

• Primeiro, o Ishikawa e o 5 Porquês, por exemplo, vêm à tona majoritariamente na hora de resolver problemas e tratar não conformidades. Não quero falar sobre a importância disto, não é o momento para este assunto, mas mesmo que erroneamente, as pessoas não gostam de problemas e NCs;
• Em segundo lugar, o Fluxograma de Processo dispensa muito do “rigor técnico” e dos cálculos das ferramentas, digamos, mais estatísticas, ou seja, dos Gráficos de Controle, Diagramas de dispersão e Histogramas. Assim, mesmo o pior matemático pode ser o melhor “fluxogramista”;
• Por fim, as Folhas de Verificação e o Gráfico de Pareto são tão simples quanto nossa ferramenta de fluxos, de fato. Entretanto, ambas perdem um pouco em universalidade. As Folhas necessitam de um contexto para a Verificação; o Pareto precisa de algo para priorizar. O fluxograma, por outro lado, só precisa de um processo para existir (aspecto que literalmente constrói uma organização).

Origem etimológica da palavra Fluxograma

O Fluxograma de Processo é provavelmente uma ferramenta tão didática quanto seu próprio nome. Em muitos casos, as dúvidas de utilização vêm mais da vontade de enfeitar seu uso do que da própria ferramenta. (mas calma, eu vou explicar isso tudo mais à frente, ok?)

Sobre o nome da ferramenta, temos uma divisão clara: fluxo + grama.

“Fluxo” é um termo que vem do latim (“fluxus”), cujo significado é algo como “que escorre”, ou seja, vem de fluir mesmo. Já “grama” vem provavelmente do grego, “grámma”, e significa algo como “aquilo que foi escrito” ou “registro”.

Juntando ambos os termos, fica muito fácil entender o nome da ferramenta e sua utilidade. Fluxograma: um registro do que flui; um registro de como algo flui. Se juntarmos ao objeto “de processo” (Fluxograma de Processo), temos então:

“Fluxograma de Processo é o registro de como um processo flui”

Poético, não é mesmo? Mas continuando, e seguindo essa lógica, portanto, para fazer um bom fluxograma basta:

• seguir o fluxo e registrar aquilo que vemos, no caso do mapeamento de processos;
• criar um fluxo sem obstáculos (ou com menos obstáculos possível), no caso da criação de um novo processo.

A obrigatoriedade de aprender fluxogramas

Resumindo, mesmo que sua empresa não utilize Folhas de verificação, Histogramas ou 5 Porquês, ela vai usar fluxogramas. Indo além, mesmo que ela não utilize fluxogramas, os processos continuam lá, existindo e seguindo um fluxo distinto e único, melhorável. Mesmo que não seja formalizado, o fluxo de processo existe e está, de alguma forma, definido na cabeça das pessoas.

Entender o fluxograma não é, portanto, opcional, é uma obrigação importante para todo e qualquer profissional. E se essa ferramenta é tão importante para nós, é claro que teríamos um conteúdo especial por aqui, não é mesmo? Por isso, nas linhas abaixo você saberá tudo de mais relevante sobre essa ferramenta, desde sua origem até sua utilização!

Esse é mais um daqueles SUPER ARTIGOS que criamos especialmente para ajudar você! Aqui você aprenderá muito mais sobre essa ferramenta ímpar na Gestão da Qualidade, além de conhecer curiosidades e ainda poder treinar sua equipe!

E para começar, bora de vídeo?

O que é um Fluxograma de Processo?

Explicando de forma simples, o Fluxograma de Processo é uma ferramenta de organização e modelagem de processos, uma das mais utilizadas do mundo, inclusive. Ele tem como principal objetivo demonstrar como um processo funciona.

Para isso, o Fluxograma cria uma representação 2D do processo, utilizando-se de setas, losangos, retângulos e outras formas geométricas (explicarei melhor adiante). Isso ajuda a demonstrar de forma gráfica e visual qual é a sequência das atividades e das etapas do processo, possibilitando maior análise e o direcionamento estratégico do trabalho.

Essa representação gráfica é seguida de um mapeamento cuidadoso das atividades, criando um conjunto de análises poderoso. Além de podermos compreender melhor o funcionamento de um processo, conseguimos também encontrar quais caminhos devem ser seguidos para obtermos o melhor resultado.

Benefícios de utilizar um Fluxograma de Processo

Existem muitas vantagens em usar Fluxogramas, assim como já falei acima. Mas qualquer mega artigo que se preze precisa ter aquela listinha didática, não é mesmo? 😁 Então, vejamos alguns outros benefícios dessa ferramenta. O Fluxograma de Processo permite:

• Visualizar claramente o processo mapeado, suas etapas, atividades e tudo que for necessário;
• Identificar gargalos ou etapas desnecessárias, facilitando a otimização da operação como um todo;
• Treinar melhor as pessoas sobre as atividades, etapas, procedimentos e métodos de executar o processo;
• Identificar falhas e pontos de desperdício, melhorando o uso de recursos e eliminando retrabalho;
• Padronizar os processos por meio do mapeamento e reprodutibilidade de suas etapas e atividades;
• Melhorar a comunicação entre os colaboradores e entre as etapas do processo;
• Facilitar as auditorias e certificações fornecendo uma visão clara do processo a auditores externos;
• E por aí vai!

Em resumo, o fluxograma é uma ferramenta poderosa justamente porque traz clareza e organização aos processos. Ele não só possibilita melhor visualização do todo (visão sistêmica) como torna possível atuar de forma pontual e assertiva.

Os fluxogramas são, portanto, fundamentais para qualquer tipo de organização. Seja pública ou privada; focada em produtos ou serviços; do comércio ou da indústria. Eles são uma ferramenta relativamente simples, extremamente prática e muito acessível em qualquer contexto.

A origem do fluxograma: retângulos, losangos, setas e um casal

Eu adoro pesquisar a origem das ferramentas de gestão, pois isso me mostra curiosidades muito interessantes. Além, também, de muitas nuances da história da gestão e da humanidade como um todo! Aqui, por exemplo, descobri algo um tanto novo para mim: uma ferramenta desenvolvida por um casal! (mais ou menos como Marie e Pierre Curie, os pais da radioatividade! ⚛️)

A primeira menção ao que, mais tarde, seria o que conhecemos por fluxograma ocorre em 1921. Neste ano, o engenheiro Frank Bunker Gilbreth publicou um artigo chamado “Process Charts: First Steps in Finding the One Best Way”, algo que em tradução livre seria “Gráficos de Processo: Primeiros Passos para Encontrar o Melhor Caminho”. Vale dizer também que algumas fontes mencionam uma palestra ministrada para a American Society of Mechanical Engineers (a ASME).

Foi aqui que ele apresentou ao mundo o conceito de representação gráfica dos processos, utilizando símbolos específicos para etapas, ações, decisões e outros aspectos. A partir daqui, a ferramenta começou a ser utilizada em diversas empresas e a integrar o currículo de engenharia industrial em algumas instituições de ensino.

Mas faltaram corações nas formas geométricas do fluxograma

A curiosidade interessante é que o Fluxograma de Processos surgiu dos esforços conjuntos de Frank e sua esposa, Lillian Moller Gilbreth.

Lillian era engenheira e psicóloga e contribuiu fortemente para a criação dos primeiros “Process Charts”. Ela era uma mulher realmente notável! Inclusive, ela tem grande importância na engenharia de processos, sendo responsável por relacionar o fator humano à área. Ela foi uma das pioneiras no que hoje chamamos de “Ergonomia” ou até mesmo “Gestão do Comportamento Organizacional”.

Em sua época, infelizmente, ela enfrentou muitas dificuldades por ser mulher e seu nome foi retirado de diversos livros escritos em coautoria com o marido. Assim, seu nome foi, por muito tempo, ofuscado, embora ela tenha sido essencial nesse trabalho (e em tantos outros, talvez nós não tivéssemos fluxogramas sem ela).

Entretanto, tanta competência e genialidade não passaria despercebida e, é claro, a história reconheceu a importância, competência e genialidade de Lillian Moller Gilbreth. Porém, se a história fosse um pouco mais rápida em reconhecer talentos, talvez hoje usássemos corações ao invés de retângulos, sei lá. Mas isso, gente bonita, é assunto para outro momento, e sem ironias! Voltemos ao Fluxograma!

Como funciona o Fluxograma de Processo?

O Fluxograma é similar a uma linha do tempo e mostra a passagem das matérias-primas de uma operação por entre as etapas do processo. Com ele, conseguimos identificar uma entrada e acompanhá-la por todo processo produtivo, entendendo-o completamente. Conseguimos visualizar cada etapa, bem como suas especificidades. 

Falando de forma mais pragmática, um fluxograma é uma representação visual de um processo (completo ou em parte) ou de uma sequência de atividades. Ele usa símbolos gráficos padronizados (retângulos, losangos, setas, círculos e etc) para mostrar etapas, decisões e o fluxo de trabalho como um todo. Isso tudo, sempre, de maneira lógica, clara e organizada.

Falando de forma mais prática, cada atividade e etapa do processo é representada por um símbolo (um retângulo, por exemplo). E esses símbolos são interligados por setas que indicam o caminho que o processo deve seguir, desde o começo até o seu final. Dessa forma, a chave para aplicar essa ferramenta começa em seus símbolos!

E só para ter certeza, explicando de forma simples e fácil: um fluxograma é criado com um monte de formas geométricas interligadas por linhas! 😉

Símbolos utilizados no fluxograma

Se eu for falar de todas as formas e símbolos utilizados que temos disponíveis, bom, esse texto ficaria quase infinito. Então, vou explicar mais detalhadamente os 4 principais, pois são os mais universais e estão presentes em todos os fluxogramas.

Com estas quatro formas, você já conseguirá utilizar a ferramenta e mapear, de forma básica, quase qualquer coisa. Ao final, vou deixar apenas outros símbolos e seus nomes, assim você pode pesquisar e se aprofundar caso ache necessário.

Uma curiosidade interessante é que na era analógica, antes dos computadores, os profissionais usavam um gabarito físico para desenhar os fluxogramas. Uma espécie de régua que continha os formatos. Eu não cheguei a usar, mas achei muito interessante! Hoje, eles foram quase que completamente substituídos por ferramentas digitais (devido a praticidade), mas ainda é possível encontrá-los à venda.

Sobre a padronização dos símbolos do fluxograma

Os símbolos dos fluxogramas são usados desde que foram criados, mas nem sempre são padronizados de forma igual por todas as instituições. Isso significa que os símbolos podem variar de acordo com o padrão que você escolher, estudar ou adotar. Atualmente, 2 instituições se destacam ao propor a padronização desta ferramenta, a ANSI e a ISO, por meio dos documentos:

• American National Standard (ANSI) X3.5: Flowchart symbols and their usage in information processing (publicado em 1970); e

• International Standard (ISO) 5807: Information processing – Documentation symbols and conventions for data, programming and system flowcharts, program network charts and system resources charts (publicado em 1985).

Como era de se esperar, as duas instituições não concordam 100% sobre o que cada símbolo significa, contendo alguma divergência entre os padrões. Para os 4 que apresentarei abaixo, nada muda (exceto pequenas diferenças de vocabulário ou de tradução).

Outras fontes para simbologia de fluxos

Além disso, vale dizer que há também um terceiro modelo oriundo da própria ASME, citada no capítulo da origem do fluxograma. Esse modelo se destaca por ser mais vertical e por usar símbolos desenvolvidos na década de 60 (que, convenhamos, são bem parecidos com o restante, fato que são os pioneiros da ferramenta). Porém, esse modelo é bem pouco usado, então não dei muita ênfase a ele.

Há também formatos específicos como os do BPMN (Business Process Model and Notation). Ou até mesmo para modelagem de softwares (UML – Unified Modeling Language – por exemplo). Entretanto, são formatos e padrões mais específicos, que também utilizam símbolos parecidos com os de outros padrões em alguns casos. Enfim, em todo caso, eles não vêm ao caso para o nosso objetivo com este artigo (desculpe os trocadilhos, haha). 

De qualquer forma, o mais importante é que a padronização funcione dentro da sua empresa. Em caso de divergências ou contextos muito complexos, talvez valha a pena estudar e adotar um dos padrões em específico. Em outros casos, inclusive, você pode até mesmo criar um padrão próprio, com formas geométricas específicas para o seu processo ou empresa.

Tome cuidado para não querer “reinventar a roda” e complicar as coisas, mas entenda que o mais importante será sempre a compreensão e utilização da ferramenta pelos seus colaboradores. Enfim, dito isto, bora conhecer os símbolos?

1º As formas ovais 🥚

A forma que dá início aos fluxogramas é a oval. Nela, acrescentamos aquilo que dá o primeiro input ao processo. Aqui, vale dizer que é comum escrever “início” ou “final” nesta forma, porém não é o ideal. Também é possível encontrar essa forma intitulada como “terminal” ou “terminador”.

Apesar de não ser tecnicamente um erro, é mais indicado colocar nele o que realmente dá início ao processo, a entrada em si. Dessa forma, ao invés de colocarmos “Início”, colocamos algo como “Pedido de venda” ou “Receber pedido de venda”. Eu, particularmente, prefiro assim e acho que faz muito mais sentido.

2º Os retângulos 🟦

O retângulo é, provavelmente, a forma geométrica mais utilizada nos fluxogramas. Isso porque ele corresponde às verdadeiras atividades, tarefas ou etapas do processo. Assim, toda vez que algo precisar ser executado, essa é a forma que o representará.

A essa forma damos o nome de “processo” ou “operação”. Já vi referências que usavam até mesmo “tarefa ou atividade”. Neste campo, encontraremos algo como, por exemplo, “Separar mercadorias para entrega” ou “Embalar produtos”.

3º Os losangos 🔷

Os losangos são formas que indicam decisões dentro do processo. No geral, eles ajudam com alguns controles e também apoiam o colaborador na tomada de decisões. Dessa forma, eles podem tanto abrir uma nova ramificação dentro do processo quanto retornar a etapas ou atividades anteriores.

Apenas a título de curiosidade, quanto ao nome desta forma, encontrei referências que o chamam de diamante e até mesmo de nó de decisões. Eu gosto de chamá-lo carinhosamente de 7 Ouro, porque sou de uma família truqueira, haha. Jogo truco desde os 6 ou 7 anos de idade.

4º As setas ➡️

As setas não têm muito segredo, elas simplesmente conectam todas as formas e símbolos, orientando a direção em que o processo ocorre e a ligação entre as atividades, decisões e etc. Também as chamamos de Linhas de Fluxo ou Linhas Conectoras ou Linhas de conexão.

Vale ressaltar, aqui, a importância das setas que finalizam as linhas de fluxo. Elas literalmente indicam a direção para onde o processo flui, criando assim a ordem do processo. Com elas, podemos criar um fluxo, até mesmo temporal, e assim compreender o que acontece primeiro.

Isso ajuda principalmente em processos mais complexos, com várias atividades e decisões. Elas se tornam ainda mais especiais se houver algum tipo de ligação entre as tarefas e várias camadas de execução.

Menção honrosa: o “marca-página”

Se pensarmos na frequência de uso, há um símbolo que aparece com frequência: o Conector para fora da página. Também chamado “Conexão de páginas”, “Referência para outra página” e por aí vai.

Esse símbolo não é uma etapa ou atividade do processo. Ele apenas indica que, no documento que estamos criando, não houve espaço para terminar o fluxo na página atual, indicando que ele continuará em outra página. Ele é bem simples e, sinceramente, pode ser levemente desnecessário, mas achei interessante mostrá-lo.

Alguns outros símbolos encontrados

Como eu já disse, existem vários símbolos diferentes. Aliás, durante a minha pesquisa, me deparei com pelo menos umas 3 dezenas deles (30). Então, vou deixar aqui uma imagem com mais alguns, assim você pode pesquisar os que te parecerem úteis. Se liga:

Além disso, vou deixar aqui duas fontes interessantes que encontrei. São trabalhos acadêmicos que falam um pouco destes símbolos e dos fluxogramas em geral. Seguem:

• Símbolos em Fluxogramas: Guia Simplificado (Clique para ler);
• Os elementos de fluxogramas: a padronização ISO (Clique para ler).

Histórias, gestão e autenticidade: o fluxo que nos define

Por fim, eu gosto de pensar que um Fluxograma de Processo corresponde às linhas de impressão digital das pessoas. Afinal, bons fluxogramas são únicos e diferem uma empresa de qualquer outra. As linhas traçadas por um fluxo de processos são a identidade de uma organização, tal qual as linhas nas pontas de nossos dedos nos tornam únicos.

Nestas linhas, toda cultura, tecnologia e esforço estão desenhadas, mapeadas e registradas. Assim, os fluxogramas (e suas atualizações ao longo do tempo) são tão parte da história de uma organização quanto os documentos que a cercam, os colaboradores que nela interagem e os clientes que dela dependem.

Desde de sua criação, esta ferramenta tem ajudado processos a fluírem por entre os obstáculos, contornando dificuldades e melhorando a vida de milhares e milhares de pessoas. Elas não são apenas desenhos em uma folha de papel ou tela de computador, mas sim parte do sangue que pulsa no coração de todos os apaixonados por gestão!

Por isso, e não por qualquer outro motivo, os bons fluxogramas são feitos por dedos habilidosos, aqueles cheios de impressões digitais. 🤘🏻

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