Você quer implementar a gestão de não conformidades (ou “gestão de ocorrências”) na sua empresa, mas nota que essa é uma tarefa quase impossível a longo prazo? Então acompanhe neste post como você pode tornar sua gestão mais eficaz.

Para isso, é fundamental você definir uma estratégia de implementação com base no contexto e cultura da sua empresa em conjunto com os itens que relacionamos abaixo como essenciais.

Confira agora quais são eles:

1. Simplicidade para o registro das não conformidades 

Apontada como o principal motivo para a má gestão das não conformidades, a alta complexidade para fazer os registros pode levar até a equipe mais engajada a “burlar” ou abandonar o processo.

Isso acontece não por falta de comprometimento dos envolvidos, mas sim pela correria do dia a dia e necessidade constante de agilidade com prazos e metas, presente em qualquer organização. Outro motivo é que cada colaborador tem as responsabilidades de suas funções e a ação de “registrar não conformidades” é algo que faz parte da sua rotina de forma coadjuvante, na grande maioria dos casos.

Com isso, é fundamental que esses registros possam ser feitos de forma simples e rápida, que tenham questionários intuitivos e de breve identificação, pois dessa forma atingirão os objetivos de registrar a não conformidade para que possam ser tratadas futuramente (nota: registros feitos de forma “simples e rápida” não são sinônimos (somente) de poucas informações, mas sim do cadastro de informações necessárias para as tratativas dessas não conformidades, sem a necessidade de informações que não serão utilizadas em nenhuma das etapas futuras).

2. Interação entre todas as partes interessadas

Outro ponto essencial é o envolvimento dos responsáveis de todas as áreas envolvidas nas não conformidades, sejam eles internos ou externos à empresa, pois somente assim será possível ter a visão total da situação, a fim de executar as ações coerentes com cada situação.

Nesse contexto essas interações podem ocorrer entre setores, unidades, clientes finais, fornecedores, de acordo com a necessidade para a ocorrência.

É importante que neste momento a Alta Direção esteja envolvida, de acordo com a criticidade da não conformidade, visto que eles são os gestores do Sistema de Gestão da Qualidade de uma organização e devem estar a par das situações críticas e melhoria dos processos.

Essa ação de inclusão estimula a valorização de ideias e promove a cultura da qualidade entre todas as esferas da empresa e provedores externos, pois por trás da gestão de ocorrências está o interesse da organização em aumentar a satisfação do cliente, reduzir custos, melhorar seus processos e ambiente de trabalho.

3. Investigação da causa raiz da não conformidade

Um grande fator a ser avaliado também é sobre a importância de determinar a causa raiz (real motivo) dos problemas, antes mesmo da elaboração de qualquer plano de ação de melhoria.

Técnicas de tentativa/erro desestimulam toda a equipe, pois desperdiçam tempo e demandam grande energia por parte dos envolvidos nas atividades, para muitas vezes serem em vão.

Para evitar esse tipo de problema é essencial que os responsáveis pelas áreas envolvidas na não conformidade apliquem as ferramentas da qualidade para detectar as causas potenciais, para em seguida elaborar o plano de ação das melhorias.

Fazer o uso dessas ferramentas (brainstorming, diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), 5 Porquês, entre outras) aumenta muito as chances de atacar diretamente a causa raiz do problema, pois instigam os envolvidos a pensarem exatamente em como o processo ocorre, como está ocorrendo a falha e também deixam todas as hipóteses bem claras e disponíveis para serem priorizadas e tratadas.

4. Monitoramento da eficácia das ações realizadas

Para evitar que não conformidades iguais aconteçam novamente é fundamental que exista, além das ações de melhoria, a análise de eficácia dessas ações, que nada mais é do que o monitoramento das implementações por um certo período de tempo (definido de acordo com a importância da não conformidades).

Esse acompanhamento pode ser realizado através de auditoria (no processo onde a ocorrência está inserida) ou também por indicadores de desempenho (com dados obtidos nos processos).

Independentemente da forma de medição, é fundamental que esse item também seja realizado, pois de nada adianta registrar as ocorrências, envolver pessoas, mudar processos, se as mudanças não forem eficazes, pois ao invés de disseminar a cultura da qualidade a empresa passa a informação de que a gestão de ocorrências é um processo inútil, refletindo diretamente na qualidade de todo o Sistema de Gestão da Qualidade.

5. Histórico das não conformidades anteriores

Tendo como um dos principais benefícios da gestão de não conformidades, o histórico desses registros é fundamental tanto para futuras consultas (para comparação das melhorias realizadas) quanto para comprovação de ações corretivas e análises de eficácia realizadas (para empresas que possuem a certificação ISO 9001 esse é um requisito obrigatório).

Por isso, elabore u m plano de armazenamento desses documentos, de forma que fique de fácil acesso tanto para consultas quanto para evidenciar as melhorias, caso necessite.

Faça o download do Guia de Não Conformidades que disponibilizamos especialmente para você:

Baixe o guia aqui!

Gostou desse post? Então curta nossa página e compartilhe com seus colegas usando os botões ao lado.

Deixe também seu comentário sobre o que achou do texto, dúvida e/ou sugestões para outros post´s, pois assim você estará nos ajudando a te ajudar  😀