Muitas empresas utilizam planilhas para gestão de fornecedores sem nem ao menos se dar conta de que isso pode estar prejudicando seus resultados. E não estou falando apenas de ir mal nas auditorias, de colecionar não conformidades (NCs).

Estou falando de baixa competitividade, de produtos não conformes, de insatisfação dos clientes e prejuízo operacional. Isso porque os fornecedores impactam seus processos antes mesmo de eles serem executados.

Seja para obtenção de matérias primas ou insumos, os fornecedores são tão parte dos processos quanto os próprios colaboradores. Qualquer empresa que não seja capaz de comprar bem, não será capaz de produzir bem e, pior ainda, vender bem.

Por isso, no artigo de hoje, gostaria de mostrar como a utilização de planilhas para gestão de fornecedores contribui para o enfraquecimento das organizações. Vamos lá?

O primeiro e mais complexo problema: a propensão a erros

Antes de mais nada, precisamos falar da alta taxa de erros. O simples fato de sermos passíveis a erros de digitação, por exemplo, já é um problema enorme. Afinal, somos seres humanos e, como diz o ditado, errar é humano.

Entretanto, gostaria de falar de um erro “menos óbvio”. Muitas vezes, erramos ao criar fórmulas e selecionar células. Mesmo porque, quanto mais fornecedores tivermos de gerenciar, mais complexas se tornam as planilhas. 

Em alguns momentos, a fórmula irá falhar e não conseguiremos prosseguir com o trabalho, gastando alguns segundos, minutos ou horas para descobrir e selecionar o erro. Mas esse é o melhor cenário.

O problema é quando a fórmula, mesmo contendo algum erro, funciona… Nesses casos, podemos continuar usando a fórmula errada e, assim, utilizando dados incorretos para tomar decisões. E isso pode corresponder a prejuízos inimagináveis.

Por exemplo, você diria que R$ 0,01 faz diferença na compra de um insumo ou matéria prima?

Principalmente quando falamos de volumes maiores, veja como isso pode ser problemático. Imagine uma empresa que fabrica unidades de determinado produto na casa dos milhões. Agora imagine que cada produto produzido, por uma falha no processo de compras, torne-se 1 centavo mais caro.

Aqui, neste exemplo simples, teríamos um prejuízo de 10 mil reais. Isso levando em conta apenas o custo direto e ignorando, por exemplo, possíveis problemas de conformidade.

A falta de escalabilidade e as dificuldades em fazer compras mais assertivas

Por menor que seja a empresa, ter apenas um fornecedor é um risco extremamente preocupante. Em contrapartida, quanto mais opções de provedores externos tivermos, maior nosso poder de decisão e flexibilidade em momentos complexos.

Isso significa que contar com uma ampla gama de fornecedores, muitas vezes de um mesmo componente, nos ajuda a fazer compras mais assertivas. Mesmo porque nem sempre o preço é o único fator de decisão. Outros aspectos como o tempo ou a capacidade de entrega podem ser vitais para que possamos atender nossos clientes.

Assim, boas empresas podem ter centenas, dezenas, milhares de fornecedores cadastrados. O que nos leva a pensar em como é possível fazer a gestão desses provedores. Não adianta ter 2 mil fornecedores na base se não conseguimos saber, por exemplo, quem entrega mais rápido, mais conforme ou tem maior capilaridade.

As planilhas tornam essa gestão mais lenta, fato que é manual. Todos os filtros e análises precisam ser, primeiro, executadas manualmente para só então serem usadas na tomada de decisões. Isso sem contar os possíveis erros de digitação e na criação de fórmulas, abordados anteriormente, que vão atrasar ainda mais o processo.

As planilhas para gestão de fornecedores e a insatisfação do cliente

Vamos pensar na produção de móveis. Se o cliente faz uma encomenda de um lote de mesas produzidas em MDF, temos um requisito de cliente. Certo?

Agora, imagine que, se por um erro de compra, acabamos comprando MDP. O que muda para o nome dos materiais é apenas uma letra. De “F” para “P”. Entretanto, são materiais bastante diferentes em durabilidade, acabamento e manuseio.

Este seria um erro simples pelo ponto de vista das planilhas, mas que causaria uma inadequação, uma não conformidade e uma evidente insatisfação do cliente. Porém, sei que esse seria um erro grosseiro, um tanto difícil de ser cometido.

Agora, pense em como podem existir dezenas, centenas, milhares de componentes diferentes circulando sua empresa neste exato momento. Muitos deles precisando de reposição. E imagine em como a sua equipe de compras precisa adquiri-los, muitas vezes, sem ter ideia do que são.

Agora imagine sua equipe entrando em 2 sites de fornecedores:

• o primeiro é organizado, simples e fácil de usar, todo automatizado e com passos claros para compra;
• já o segundo é uma planilha com 35 abas e mal organizado.

Em qual deles a probabilidade de uma compra estar conforme aos requisitos é maior? Qual deles oferece maior chance de erro ao efetuar a compra?

Acho que ficou fácil perceber que o primeiro é muito mais assertivo. Então, por que é que internamente continuamos a optar pelo “site” mais difícil? Qual é o motivo para continuarmos dificultando a vida dos nossos colaboradores e, assim, fazendo compras incorretas que resultam em insatisfação do cliente, erros e prejuízo?

Usar planilhas para gestão de fornecedores é perder competitividade

Existem milhares de outros problemas relacionados a usar as planilhas para gestão de fornecedores, como a rastreabilidade dificultada, a falta de segurança da informação ou o baixo índice de colaboração que elas propiciam.

De qualquer forma, é possível sintetizar tudo isso em um só problema chave: baixa competitividade.

Pense comigo: as planilhas dificultam compras rápidas e assertivas. Elas propiciam maiores quantidades de erros e tornam o processo de compras mais lento. Por fim, elas podem fazer com que compremos incorretamente ou com baixa qualidade, o que pode aumentar os defeitos e retrabalho.

Assim, as planilhas para gestão de fornecedores lentamente corroem não só o próprio processo de compras, mas TODOS OS PROCESSOS! Sem profissionais competentes, a execução dos processos não evolui; sem as matérias primas e insumos corretos, nem mesmo profissionais altamente capacitados conseguem alcançar conformidade.

O processo de compras, tal qual a própria gestão da qualidade, atravessa absolutamente todos os processos da sua empresa. Ele vai garantir ou dificultar o trabalho das pessoas, aumentar ou diminuir a satisfação dos clientes. Otimizar as compras é, então, por si mesmo, melhorar a empresa como um todo e aumentar a competitividade frente ao mercado!

E se você quiser ajuda para tornar sua gestão de fornecedores simples e focada em resultados, entre em contato conosco clicando aqui e conheça o Software 8Quali. Nosso módulo de gestão de fornecedores pode te ajudar a fazer da sua gestão de fornecedores um ponto forte da sua empresa e um diferencial para seus processos!