Existem diversos métodos para alcançar a melhoria contínua e a competitividade organizacional, que pode ser alcançada por meio de ferramentas voltadas para a gestão da qualidade como um todo. Neste artigo, você entenderá o que é a Metodologia Kaizen, para que serve e como seria possível aplicá-la na empresa.

O que é a Metodologia Kaizen? 

O termo kaizen possui origem japonesa, e consiste na mudança para melhor, ou ainda, melhoria contínua. Entretanto, é importante compreender que esta metodologia deve ser vista como uma filosofia dentro da organização, sendo aplicada diariamente como parte dos princípios que regem os negócios.

É muito comum que a metodologia kaizen seja confundida com a produção enxuta, entretanto existem diferenças: a produção enxuta tem o foco na remoção dos desperdícios, e a metodologia kaizen tem o foco na melhoria contínua. 

Dessa forma, a Metodologia Kaizen é regida pelos seguintes princípios: 

• Envolvimento geral, que consiste na participação de todos os funcionários ao longo do processo de melhoria, desde o momento da implementação da metodologia até a melhoria contínua; 

• Trabalho em equipe, que é um dos pilares para a melhoria contínua, e está completamente relacionado com o envolvimento, já que a comunicação é um dos princípios mais importantes para a gestão da qualidade; 

• Foco nos processos, que são o ponto principal da organização. Na metodologia kaizen, os processos são analisados, a fim de identificar quais os problemas recorrentes e como eles impactam na qualidade; 

• Técnicas aplicadas e ferramentas da qualidade, que são o meio para executar as melhorias propostas para solucionar os problemas identificados; 

• Foco na solução de problemas, a fim de sanar os gargalos que impactam na qualidade do produto ou serviço; 

• Satisfação dos clientes, que é um dos grandes objetivos da melhoria contínua. 

Para que serve?

A Metodologia Kaizen oferece diversos benefícios, e isso depende da necessidade e do enfoque que a sua organização tem. O foco desta metodologia é a melhoria contínua, mas também pode ser aplicada para a redução de custos, aumento da produtividade e competitividade organizacional, além de também proporcionar fluidez e clareza dos processos organizacionais.  Sendo assim, podemos elencar como principais benefícios:

• Redução de custos, devido à busca pela melhoria contínua e redução dos desperdícios; 

• Engajamento dos colaboradores, já que a participação de todos no processo de melhoria contínua é um dos pilares para a implantação da metodologia kaizen; 

• Aumento da competitividade, devido à aplicação de ferramentas de qualidade e métodos que visam a competitividade dos processos internos com foco na melhoria contínua; 

• Aumento na satisfação dos clientes, que é um dos resultados da melhoria contínua, pois a metodologia kaizen busca identificar os problemas e propor melhorias, que são a base da gestão da qualidade; 

• Eficácia na solução de problemas, devido à análise e identificação dos focos do problema através do estudo de causa-efeito. 

Etapas da Metodologia Kaizen 

Agora que você conhece os princípios que formam a base da Metodologia Kaizen, iremos falar das etapas para a implementação desta metodologia. Alguns especialistas da área da Qualidade propõem 05 (cinco) fases para o desenvolvimento do Kaizen, sendo eles: 

• Definição do problema, que consiste em identificar os gargalos do processo, identificando as oportunidades de melhoria. Nesta fase, é realizada uma análise do ambiente e dos processos, visando compreender os processos, identificar os procedimentos e verificar onde estão os problemas, assim como os seus impactos na qualidade da organização; 
• Medição, que é um momento posterior à identificação do problema. Na medição, é realizado o mapeamento do problema, visando entender qual o problema em si, quais os seus impactos e origens, assim como o padrão que ele apresenta e quais atividades e áreas afeta;  
• Análise do processo atual, que consiste na análise, localização e sugestão da melhoria; 
• Melhoria, que consiste na implementação das ações de melhoria; 
• Controle, que consiste na avaliação e manutenção dos resultados. 

Como usar a Metodologia Kaizen?

A Metodologia Kaizen pode ser aplicada nas mais diversas empresas, pois os princípios são adaptáveis às mais diversas realidades, portes e finalidades das organizações, os quais são voltados para a melhoria contínua. É importante destacar que a Metodologia Kaizen não deve ser vista apenas como um projeto temporário, mas como uma filosofia da sua organização, sendo aplicada de forma integral, com o envolvimento de todos.

Além disso, é importante dizer que a metodologia pode ser aplicada tanto na administração quanto nas pessoas, visando a mudança e melhoria contínua.

Quando a metodologia é voltada para a administração, o foco está na melhoria das estratégias e visão da administração e da gerência, trabalhando na melhoria dos métodos e procedimentos existentes na organização. Neste caso, o gerente ou o líder deve estar comprometido com esta melhoria, dedicado ao aprimoramento dos processos, por exemplo.

Quando a metodologia é voltada para as pessoas, o foco está na equipe e em como é possível melhorar as competências, assim como a comunicação interna e os estímulos para a execução das tarefas. 

Assim, é possível utilizar a Metodologia Kaizen através da aplicação dos princípios básicos e de ferramentas como o Diagrama de Ishikawa e de Pareto, por exemplo.

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta voltada para a análise das causas do problema, buscando compreender quais os efeitos que esse problema trará para o processo estudado. Através do Diagrama de Ishikawa é possível identificar a raiz do problema, auxiliando na criação de estratégias para a solução deste problema.

Já o Diagrama de Pareto é uma ferramenta de classificação dos problemas existentes na organização, identificando as causas do problema. O Diagrama de Pareto propõe que 80% das consequências ou resultados decorrem de 20% das causas, e por isso é extremamente importante identificar a raiz do problema, para propor as soluções e consequentemente a melhoria contínua. 

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