Isso acontece porque o processo de tratativa em si está quebrando no meio do caminho. E, portanto, nada que está quebrado funciona de verdade. 

Por isso, continue aqui. Neste artigo você vai entender:

• O que é e como funciona uma tratativa de não conformidade; 
• Por que planilhas e e-mails não são suficientes para quem lida com auditorias e certificações;
• Como automatizar esse processo;

Bora? 

O que é tratativa de não conformidade (e por que ela importa tanto)?

Antes de tudo, precisamos entender que tratar uma não conformidade não é só registrar um erro. É conduzir um processo estruturado que vai desde a identificação da ocorrência até a verificação de eficácia da ação corretiva, passando por análise de causa raiz, definição de responsáveis, prazos e evidências. 

Ah, e quem afirma isso é a a própria ISO 9001:2015, no item 10.2, que é bastante clara inclusive: a organização deve reagir à NC, avaliar a necessidade de ação corretiva, implementar as ações, verificar a eficácia e atualizar os riscos e oportunidades se necessário. 

Eu sei que você deve ter pensado que, na teoria parece simples, contudo, qualquer analista ou gerente de qualidade sabe que uma tratativa envolve muitas pessoas, muitos prazos e muita dependência entre etapas. 

No entanto, é exatamente aí, quando o processo é manual, que os problemas começam.

Por que tratar não conformidades em planilha pode estar travando sua empresa

Vou ser direta: planilhas não foram feitas para gestão de processos colaborativos. Elas são ótimas para organizar dados. Entretanto, uma tratativa de NC é um processo vivo e dinâmico, que depende de notificações, prazos, responsabilidades e rastreabilidade. E infelizmente, planilha não entrega nada disso de forma confiável.

Quer ir além e descobrir como automatizar a gestão de NCs para nunca mais ter esses problemas? Nosso E-book exclusivo te mostra o caminho!”

Para ilustrar, vamos analisar juntos os problemas mais comuns de quem trata NC em planilha. Veja se você se identifica com algum destes pontos:

Então como é uma tratativa de não conformidade eficiente?

Em primeiro lugar, independentemente do porte ou certificação da empresa uma boa gestão de não conformidades sempre deve seguir um fluxo lógico e rastreável:

1. Registro da ocorrência: com descrição clara, data, área envolvida e evidências (fotos, documentos, relatos).

2. Em seguida, contenção imediata: o que fazer agora para minimizar o impacto? Separação de produto, retrabalho, notificação de cliente, parada de linha.  

3. Posteriormente, análise de causa raiz: aqui mora o coração da tratativa. Ferramentas como Ishikawa, 5 Porquês, FMEA ou 8D ajudam a chegar na causa. Sem isso, qualquer ação corretiva é um chute.

4. Adicionalmente, plano de ação corretivo: com responsáveis, prazos e atividades concretas. Não somente “verificar o processo”, mas sim: “revisar o POP 07 até 15/07 – responsável: Ana”.

5. Logo após, implementação e acompanhamento: as ações foram executadas? Alguém verificou?

6. Finalmente, verificação de eficácia: a NC voltou? O indicador melhorou? A causa raiz foi eliminada? Essa etapa fecha o ciclo, e é a que mais cai nas auditorias quando o processo é manual.             

7. Por fim, fechamento e registro histórico: documentado, rastreável, disponível para consulta futura.

Perceba que cada etapa depende da anterior, envolve pessoas diferentes e exige evidências. Isso é tratativa de não conformidade. De fato, tentar conduzir isso tudo por e-mail e planilha é como montar um quebra-cabeça às cegas.

Agora, a questão é: por que é importante automatizar a gestão de não conformidades?

A resposta é simples: porque a automação tira o peso da gestão manual das suas costas e garante que o processo flua sem depender da memória de ninguém. Na prática, isso se traduz em ganhos reais para o seu SGQ, veja só:

Notificações automáticas: com notificações, cada responsável recebe o aviso na hora certa, sem que o analista de qualidade precise ficar mandando e-mail lembrando todo mundo. A etapa fechou? O próximo já sabe que chegou a vez dele. Ou seja, imagina você não precisar mais ter que lembrar o colaborador pela décima vez daquele plano de ação? Eu sei, e isso é só uma das molezas que a automação faz, então continue lendo:

Fluxo estruturado: o sistema não deixa pular etapas. Por exemplo, para registrar a ação corretiva, precisa ter análise de causa raiz. Da mesma forma, para fechar a NC, precisa ter verificação de eficácia. Dessa maneira, o processo vira uma trilha e não um campo aberto. 

Rastreabilidade total: todas as evidências, comentários, anexos e histórico de alterações ficam vinculados à ocorrência. Consequentemente, na auditoria você abre o sistema e mostra. Sem procurar em e-mail, sem versão desatualizada de planilha. 

Análise de padrões: com as ocorrências centralizadas, fica fácil cruzar dados. Assim, quais áreas mais abrem NCs? Quais causas raízes se repetem? Qual tipo de ocorrência tem maior taxa de reincidência? Em outras palavras, isso é gestão com base em dados, exatamente o que a ISO 9001 pede.

Além disso, Indicadores: prazo médio de tratativa, NCs em aberto por área, eficácia das ações corretivas. Tudo disponível para o gestor sem precisar montar relatório manualmente.

O jeito mais fácil de ter uma automação para tratativa de Não Conformidade

O módulo de Gestão de NCs do 8Quali foi desenvolvido para atender quem passa por auditorias: internas, externas e de certificação.

Olha só tudo o que você consegue gerenciar em apenas um lugar:

• Registro completo da ocorrência com campos personalizáveis para o contexto da sua empresa e certificação
• Fluxo configurável de tratativa, do registro à verificação de eficácia, com etapas e responsáveis definidos
• Análise de causa raiz integrada com suporte a metodologias como Ishikawa e 5 Porquês
• Plano de ação vinculado à NC, cada ação tem responsável, prazo e status de execução acompanhados em tempo real
• Notificações automáticas para todos os envolvidos no fluxo, sem depender de e-mail manual
• Verificação de eficácia com campo obrigatório e evidências anexadas antes do fechamento
• Histórico completo e rastreável, todas as interações ficam registradas com data e usuário
• Relatórios e dashboards com indicadores de desempenho do processo de NCs
• Integração com outros módulos do 8Quali, como Auditorias, Documentos e Indicadores

Quem passa por auditoria de certificação ISO 9001, ou qualquer outra norma que exija tratativa de não conformidades, sabe que isso não é um diferencial. Na verdade, é um requisito.

“Mas minha equipe consegue se virar com planilha…”

Contudo, a principal questão não é se dá para se virar, mas sim: qual o custo de continuar dessa forma?

Pense bem, custo do auditor encontrando NCs sem evidência de tratativa. O custo da NC que ressurgiu por falta de investigação da causa raiz. O analista de qualidade que passa horas consolidando planilhas em vez de analisar dados. E, ainda mais grave, o custo da certificação em risco porque o processo não está documentado do jeito que a norma exige.

A automação da gestão de não conformidades não é um gasto, pelo contrário, a automação serve para liberar a sua equipe da qualidade para fazer o que realmente importa: encontrar oportunidades de melhoria, reduzir riscos e construir um SGQ que realmente funciona. 

Pronto para automatizar sua gestão de Não Conformidade?

Para você entender como o 8Quali pode automatizar a tratativa de não conformidade da sua empresa, fale com um dos nossos especialistas. 

Perguntas frequentes sobre tratativa de não conformidade:

O que é tratativa de não conformidade? Em suma, o processo estruturado de identificar, registrar, analisar a causa raiz, implementar ações corretivas e verificar a eficácia após uma não conformidade ser detectada. Ou seja, é um requisito central da ISO 9001:2015 (item 10.2).

Qual a diferença entre ação corretiva e ação de contenção? A contenção é imediata, serve para minimizar o impacto da NC no momento em que ela ocorre. Por outro lado, a ação corretiva visa eliminar a causa raiz para que o problema não se repita.

Como tratar não conformidades de forma eficiente? Para isso, com um fluxo estruturado que inclua: registro, contenção, análise de causa raiz, plano de ação com responsáveis e prazos, verificação de eficácia e fechamento documentado. Assim ferramentas específicas de gestão de NCs automatizam esse processo e garantem rastreabilidade para auditorias.

Por que planilhas não são suficientes para gestão de NCs? A razão é que o processo envolve múltiplas pessoas, notificações, prazos e evidências que planilhas não gerenciam de forma confiável. Consequentemente, o risco de NCs sem tratativa, prazos perdidos e evidências inexistentes é alto, especialmente para quem passa por auditorias de certificação.