O Plano de Ação é comumente relacionado ao mundo corporativo, à administração de empresas ou à nosssa querida Gestão da Qualidade. Entretanto, sua utilização é muito mais profunda e remonta à própria história humana.

Desde o início da humanidade, pessoas e sociedades traçaram planos de ação para garantir mais segurança, alimentação e lazer. Afinal, todos os grandes líderes do passado (como Alexandre, o Grande; Joana D’Arc ou a Princesa Isabel) criaram e executaram planos para conquistar objetivos e moldar o futuro.

Já no âmbito pessoal, todos nós planejamos nosso dia, mês ou ano. Planejamos nossas vidas e, entre o passar do tempo, criamos planos de ação para realizar o que buscamos. Vale dizer que nem sempre formalizamos esses planos, documentando-os ou usando ferramentas de planejamento. No entanto, eles existem em nossas cabeças (com maior ou menor nível de organização) e nós ajudam a concretizar grandes feitos. Seja para construir a casa própria ou terminar um curso superior, tudo só é possível por meio de um ou mais planos de ação!

Nas empresas, então, sua necessidade é indiscutível. Um bom plano pode orientar processos, melhorar tarefas e implementar novas rotinas. Ele tem a capacidade de organizar e engajar pessoas, assim como torna tudo mais claro e tangível.

Por esse motivo, hoje vamos explorar esse importante viés da gestão empresarial! A ideia é compreender o que há de mais relevante, indicar alguns caminhos possíveis e refletir sobre como o Plano de Ação faz parte da Gestão da Qualidade. Então, bora lá? 😁

Um vídeo para começar 📺

Além deste super artigo, temos um vídeo especial sobre Plano de Ação lá no YouTube. Ele pode servir para introduzir o assunto para seus colaboradores, aprender um pouco mais e usar em treinamentos e conscientizações. Então, vale a pena dar um pulinho lá após a leitura e assistir também!

Para assistir gratuitamente, basta clicar abaixo. Se liga:

O que é um Plano de Ação

Falando de forma mais teórica, um Plano de Ação é um conjunto de informações que visam orientar e levar uma organização, pessoa ou grupo de pessoas a sair de um ponto A e chegar a um ponto B.

Agora, traduzindo de forma mais simples, podemos dizer que um Plano de Ação é um conjunto organizado de atividades, responsáveis, prazos, recursos e indicadores que nos ajuda a alcançar um objetivo em especifico. Ou seja, ele nos ajuda a traduzir o que queremos ser, ter ou fazer em ações entregáveis, concretas. Dessa forma, conseguimos materializar aquilo que está em nossas cabeças e, assim, tornar planos em ações e conquistas.

Quando falamos em Sistemas de Gestão, podemos nichar assuntos específicos para facilitar o gerenciamento (Gestão da Qualidade ou Ambiental, por exemplo). Entretanto, os planos de ação são universais e podemos utilizá-los em todas as áreas, setores ou ramos de negócios.

Além de todas essas vantagens, os planos de ação ainda servem para analisar a viabilidade de uma ação ou projeto. Isso porque, ao destrinchar as responsabilidades e tarefas, temos maior clareza do tempo necessário para execução e dos recursos necessários. Isso faz do Plano de Ação não só uma forma de organizar o que deve ser feito, mas uma poderosa ferramenta de análise.

Diferença entre Plano de Ação e Projeto

Essa confusão é relativamente comum, pois ambos têm o objetivo de organizar atividades em prol de um objetivo. Entretanto, podemos dizer que o Projeto é mais amplo, enquanto o Plano de ação é mais “restrito”.

O Plano de ação é mais curto, focando em resolver um problema em específico, como tratar uma não conformidade ou atingir uma meta pontual. Ele tem, geralmente, um escopo mais limitado e o executamos no curto prazo. No geral, também, ele tem grande foco em objetivos táticos ou operacionais, dadas suas limitações.

Já os Projetos são maiores e, comumente, mais estratégicos. Isso porque seus escopos são mais abrangentes e podem envolver muitos setores ou áreas da empresa. Além disso, eles podem conter vários Planos de Ação menores dentro de sua gestão, criando um impacto maior na estratégia da organização. No geral, um projeto também é consideravelmente mais longo, atuando no médio e longo prazos.

Enfim, recorrendo àquela estrutura clássica dos livros didáticos, podemos dizer que: todo projeto contém planos de ação, mas nem todo plano de ação faz parte de um projeto. 😉

Importância do Plano de Ação

Os planos de ação são essenciais para organizações e sociedade humana. Seja para prestar um serviço público ou possibilitar uma melhoria nos produtos vendidos para as pessoas, eles são a principal forma de nos orientarmos e engajar as pessoas. Para não faltar nossa lista didático, podemos dizer que um bom Plano de Ação pode: 

• Transformar intenção em execução e, assim, em realização: muitas empresas têm boas ideias e projetos de inovação que, infelizmente, não saem do papel. Os planos de ação são o elo entre o planejamento estratégico e a prática diária, tornando possíveis até mesmo as metas mais desafiadoras;
• Garantir clareza e alinhamento para as pessoas: com um bom plano, todos sabemos o que precisa ser feito, quem são os responsáveis, quando devemos executar e como faremos isso. Isso reduz ruídos e melhora o engajamento geral;
• Facilitar o acompanhamento e o monitoramento: com planos de ação bem alinhados, há status, prazos, responsáveis e indicadores claros, permitindo uma cobrança justa e baseada em fatos e dados;
• Apoiar a tomada de decisão: ao analisar o Plano de Ação, é mais fácil enxergar prioridades, riscos, custos e recursos necessários. Isso ajuda líderes, colaboradores e empresa a decidir onde investir tempo, dinheiro e energia;
• Reduzir custos, desperdícios e retrabalho: ao planejar e seguir o Plano de Ação, as chances de erros diminuem, além de podermos aplicar melhor os recursos e eliminar tarefas desnecessárias. Isso ajuda a garantir o melhor fluxo de trabalho possível, além de eliminar gastos;
• Entre diversas outras vantagens. 😉

Aplicabilidade dos planos de ação (Quando devo usar?)

Os Planos de ação são uma das ferramentas mais amplas do universo, sendo aplicáveis a todo tipo de cenário. Dessa forma, não dá para listar tudo que eles podem fazer, pois a lista seria virtualmente infinita. Entretanto, podemos usar planos de ação para:

• resolver problemas diversos (por exemplo, não conformidades, desvios, retrabalho, prazos estourados, equipamentos com defeito, problemas de infraestrutura, etc);
• implementar melhorias (como projetos de Lean ou Kaizen, redução de lead time, aumento de satisfação do cliente, melhoria em produtos ou serviços e etc);
• desdobrar metas (OKR, BSC, Hoshin e outros) em ações concretas e executáveis no dia a dia;
• cumprir requisitos normativos (em normas como as ISO 9001, 14001, 45001 e outras);
• tratar riscos, seja com Planos de Ação para mitigação e eliminação das ameaças, para aproveitar e perseguir oportunidades ou com Planos de Contingência (em caso de incidência);
• planejar e executar ações isoladas ou de organização geral de atividades;
• organizar eventos, como a Semana da Qualidade! (já fica a dica 🤣);
• E por aí vai, minha gente!

Dentro dessas possibilidades, podemos ter os mais diversos tipos de Planos de Ações. Eles podem ir desde o planejamento e organização de treinamento, até a criação da festa de confraternização da firma! Então, podemos dizer que o Plano de Ação não tem limites, hehe!

Ferramentas e abordagens comuns para se organizar

Existem dezenas, centenas, milhares de ferramentas que podem orientar seu Plano de Ação, tornando-o, assim, mais eficaz, controlável e assertivo. Entretanto, a escolha da ferramenta precisa ser feita de acordo com o contexto da sua empresa e, principalmente, do que será executado.

Digo isso porque cada metodologia possui certo grau de detalhamento e complexidade, o que faz delas melhores ou piores de acordo com o que você está buscando. 

Optar, por exemplo, por uma ferramenta muito complexa para um objetivo simples só vai fazer as pessoas se dispersarem. Elas se perderão e vão, pouco a pouco, se desengajar do objetivo. Por outro lado, escolher uma metodologia muito simples para um objetivo complexo não dará conta de esclarecer as atividades, assim, como dificultará o monitoramento. Por estes motivos, recomendo muita reflexão antes de escolher as ferramentas de gestão de planos de ação.

Exemplos de metodologias

Para exemplificar, resolvi listar algumas metodologias conhecidas ou que incorporam planos de ação. Cada uma delas têm especificidades e pode, portanto, ser mais indicada para determinados contextos. Aliás, se pensarmos bem, elas são por si só conjuntos de ações, podendo ser consideradas “metodologia de ações”! Vejamos:

• 5W2H: a mais famosa de todas! É rápida, direta e ótima para ações táticas e simples;
• PDCA: a queridinha da Gestão da Qualidade! É incrível para melhoria contínua e resolução de problemas. Assim como ajuda a garantir a checagem e padronização;
• 8D (Oito Disciplinas): é ideal para problemas mais críticos e complexos, tais como os que têm o cliente envolvido. Não é tão simples quanto as anteriores, mas é muito organizada e interessante;
• DMAIC: uma variação do PDCA, mas um pouco mais focada em volume, ou seja, quando há forte componente estatístico e variabilidade de processos;
• OKR ou BSC: metodologias de gestão estratégicas que se distanciam de um plano de ação tradicional. Entretanto, ambas dependem de ações e, assim, contém planos de ação envolvidos;
• Kanban: estrutura básica de gestão de tarefas ou componentes. É pouco aprofundada e não contém algumas informações essenciais em um Plano de Ação (responsável, por exemplo). Porém, pode ser adaptada e é ótima em contextos simples;
• 8Quali Software para Qualidade: o 8Quali automatiza planos, centraliza informações e emite alertas de prazo. Isso sem contar indicadores automatizados e histórico para auditorias. É ideal para empresas com SGQ, vários processos e alta exigência documental! (fica a dica 2.0, hehe)

Estrutura essencial: o que não pode faltar em um bom planejamento?

Independentemente da ferramenta ou metodologia que você escolher, algumas informações são essenciais para seu Plano de Ação. Isso porque elas são a base de um bom planejamento e vão ajudar a orientar as pessoas e esclarecer a execução.

Vejamos, então, o que não pode faltar:

• Objetivos claros: o plano de ação tem de explicar claramente o que buscamos e porque isso é importante para a empresa;
• As ações e como executá-las: todas as ações têm de estar mapeadas e listadas em ordem de execução, tornando o progresso claro e possível de ser monitorado. Além disso, se necessário, é preciso deixar instruções de trabalho ou procedimentos sobre como executar as ações;
• Os responsáveis: o plano não vai se executar sozinho, assim, cada ação precisa de um responsável formal. Assim como é recomendado que haja um responsável pelo Plano de Ação como um todo;
• Prazos gerais e específicos: cada ação precisa de um prazo bem estabelecido, tornando o projeto viável quanto ao tempo. Isso pressupõe a delimitação de início e fim, assim como podemos setar marcos importantes (se necessário e pertinente);
• Recursos: os recursos necessários e disponíveis também devem estar previamente mapeados. Sejam eles os orçamentos de execução (R$), matérias primas e insumos ou as horas (dias, semanas) necessárias para cada atividade.

Outras informações que podem ajudar

Além das informações obrigatórias que citei, algumas outras podem ajudar muito em casos mais complexos. São detalhes que até podem passar em branco em um plano de ação simples, mas fazem muita diferença em situações com muita coisa envolvida. Vejamos:

• Contextualização do Plano de Ação: em alguns casos, vale a pena explicar por que o plano existe. Isso pressupõe explicar suas causas, algo como: qual problema ele resolve? Qual oportunidade ele busca alcançar? Qual causa-raiz quer eliminar? E por aí vai;
• Riscos e possíveis mitigações: alguns planos de ação possuem alto grau de riscos. Assim, é interessante formalizar o que pode atrapalhar a execução, assim como definir boas práticas que ajudem a reduzir a chance de erros;
• Status e progresso: planos muito longos ou com muitas ações envolvidas podem ser muito difíceis de gerenciar. Afinal, ações atrasadas podem levar a novos atrasos e um verdadeiro efeito borboleta. Assim, é interessante possuir formas simples de medir o progresso do plano e os status de execução das tarefas;
• Indicadores e metas: enquanto os “status e progresso” gerenciam o andamento do plano de ações, os indicadores medem sua eficácia. Em alguns casos, é possível avaliar parcialmente se os objetivos que queremos estão sendo alcançados pelo plano. Assim, ser necessário, é possível realocar recursos, mudar o plano ou até mesmo intensificá-lo. Entretanto, para isso, precisamos de bons indicadores!

Importância do Plano de Ação no contexto da qualidade

Os planos de ação estão presentes na rotina do Profissional da Qualidade. Eles podem servir aos mais diversos fins, auxiliando, assim, em praticamente tudo que fazemos. Seja para tratar uma não conformidade, implementar alguma melhoria ou rotina, eles sempre foram e sempre serão usados no Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ).

Além disso, sempre que queremos engajar os colaboradores, recorremos a essa metodologia para dar mais clareza e direcionamento. Afinal, o Plano de Ação deixa claro quem faz o quê, quando e como. Então, mesmo com várias áreas, pessoas e setores envolvidos, é fácil entender o que precisa ser feito.

Além disso, a gestão de riscos requer planos elaborados em diversos momentos. Podemos usá-los para mitigar a probabilidade ou eliminar a probabilidade de uma incidência, assim como para reagir a riscos que ocorreram. Da mesma forma, contextos críticos costumam criar Planos de Ações de Contingência, auxiliando em momentos de crise.

Vale ressaltar que as estruturas organizadas e formais das ferramentas que usamos para traçar ações são essenciais nos processos de certificação, por exemplo. Isso porque elas geram evidências de execução, ou seja, provas documentais de como a empresa agiu em certas situações.

Dessa forma, o Plano de ação é vital para qualquer SGQ. Ele ajuda a traduzir a estratégia em ações, tornando concretas as intenções e desejos da empresa. Assim, ele configura o elo mais forte entre o discurso (Política da Qualidade, por exemplo) e a rotina de quem trabalha dia a dia.

Riscos e armadilhas comuns em Planos de Ação

Existem alguns fatores que podem arruinar seu Plano de Ação. São questões que passam desapercebidas no dia a dia, na rotina que muitas vezes não nos permite refletir o suficiente. Assim, vale a pene prestar atenção e evitar:

• Objetivos vagos ou diversos: quanto mais abstrato for o objetivo, mas difícil será alcança-lo, afinal, nunca saberemos de fato o que ele nos pede. Além disso, um plano com muitas metas diferentes tende a desfocar as pessoas e, assim, não ir pra frente. Dessa forma, foque em poucos e concretos objetivos; 
• Muitos responsáveis, e ninguém é responsável: já diziam os antigos: “Cachorro com 2 donos morre de fome!”. Assim, cada atividade, tarefa ou etapa precisa ter responsáveis específicos, de preferência 1 só. Essa pessoa será quem responderá e cobrará atrasos, organizará as coisas e se certificará de que tudo está correndo como deveria. Quanto mais responsáveis, menos responsabilidade nós atribuímos;
• Prazos ou recursos insuficientes: esse é um problema que, infelizmente, acontece muito. Para isso, um ditado que gosto bastante, ele diz que “9 mulheres não fazem um bebê em 1 mês”. Ele basicamente diz que não vamos mudar o tempo das coisas só porque queremos, então sem os recursos e o tempo adequados, o Plano de Ação não sai! Assim, planejar corretamente esses aspectos é o primeiro passo para o sucesso.

8Quali: transformando planos de ação em resultados positivos!

Ao longo de todo texto falamos sobre como um plano de ação bem estruturado é essencial para transformar estratégias em resultados. Entretanto, na prática a coisa é bem mais complicada. Afinal, acompanhar tarefas, prazos, responsáveis e indicadores pode se tornar um desafio enorme, principalmente em meio à dezenas de outras responsabilidades.

Mas calma! Com o 8Quali você não apenas cria planos de ação, mas garante que eles sejam executados, monitorados e concluídos com eficácia. Você pode:

• Centralizar ações: todos os seus Planos de Ação ficam organizados em um único lugar, sem perder tempo com planilhas dispersas, informações difusas e difíceis de monitorar;
• Definir responsáveis e prazos claros: você poderá atribuir tarefas, definir responsáveis e acompanhar prazos em tempo real. Além de poder enviar notificações, o que ajuda a evitar esquecimentos;
• Integrar não conformidades e auditorias: você pode registrar Planos de Ação diretamente a partir de problemas identificados, não deixando pontos críticos sem tratamento;
• Acompanhar planos visualmente: você contará com dashboards intuitivas que mostram o status de cada ação, permitindo cobranças e decisões baseadas em fatos e dados, o que melhora muito sua assertividade;
• E muito mais!

Não basta ter o melhor plano de ação do mundo se as ações não acontecerem! Essa é a missão do 8Quali, te ajudar a garantir que tudo será executado! Assim, seu plano de ação deixa de ser um documento engavetado e se torna uma ferramenta viva de melhoria contínua! Clique e descubra como podemos transformar os seus planos de ação em realizações!

CONVERSE COM UM ESPECIALISTA

Plano sem ação é só conversa de bar

O Plano de Ação é essencial nas empresas e na vida. Agora mesmo você deve estar envolvido em uns 8 simultaneamente (formais ou não). Fora os que só cogitamos. Sabe quando estamos interagindo com amigos em uma mesa de bar? Tomamos uma cervejinha e alguém solta:

“Devíamos reformar um Opala 78! Imagina andar por aí num desses?” – É claro, topamos na hora!

Conversa vai, conversa vem; montamos todas as ações: pesquisar uma lata velha na OLX, pesquisar peças no Mercado Livre, encontrar referências de cores. Um vai aprender funilaria, outro mecânica, outro elétrica, etc. Assim, pouco depois, é certo que teremos um lindo Opala SS 78. (isso seria um projeto, na verdade, então finja que é só um Plano de Ação 🤣)

Depois, felizes e confiantes, saímos e nunca mais tocamos no assunto. Nem sequer uma ação é realizada… O sonho do Opalão fica no papel (ou na mesa de bar). Entretanto, o problema não é a reforma de um Chevrolet antigo, mas sim um plano de melhoria, uma correção de processos, uma implementação falha. Acreditem, tem muita conversa de bar acontecendo nas empresas.

É exatamente aí que mora o perigo: plano sem execução é ilusão. Um bom Plano de Ação é a ponte entre sonho e resultado, entre fala e transformação. Ele separa quem só conversa de quem constrói. Quando bem aplicado, tira ideias da mesa de bar e as coloca na rotina; acelerando melhorias, corrigindo falhas e sustentando a Qualidade no topo!