Toda empresa que lida com equipamentos de medição já usou, em algum momento, planilhas para gestão de calibração. Isso porque gerenciá-los sem auxílio de nenhuma ferramenta é praticamente impossível. O que muitos profissionais não percebem é o quanto as planilhas podem ser ineficientes e causar prejuízos aos processos.

Dificuldades de manter os equipamentos ou instrumentos devidamente calibrados. Não conformidades e erros. Confusão na hora de executar os processos. Tudo isso pode ser decorrência de uma má gestão de calibração.  Muitas vezes, isso pode ter como causa raiz a utilização de planilhas e sua ineficácia.

Por isso, no artigo de hoje, vamos falar um pouco sobre como as planilhas prejudicam nossas empresas e processos. Até o final deste artigo, você poderá avaliar melhor seu processo de gestão de calibração e refletir melhor sobre os problemas que ele enfrenta. A ideia, aqui, é fornecer mais conhecimento para você melhorar sua empresa e, assim, alcançar mais conformidade! Vamos lá?

O mais básico das planilhas: a vulnerabilidade a erros humanos!

Quando o assunto é know how e análise crítica, os seres humanos são imbatíveis! Mas quando as coisas são mais mecânicas (como inserir centenas de dados em uma planilha), os seres humanos são muito propensos a erros. E sabemos bem o quanto um erro pode prejudicar e muito o processo de medição.

Além dos próprios dados que podem ser incorretamente inseridos, há também a questão da validade do certificado de calibração. Aqui, errar a data de conferência pode ser desastroso. Afinal, não executar a calibração de um instrumento na data certa pode permitir que ele apresente erro. E tudo isso pode ocorrer (ou piorar) devido a uma fórmula incorreta ou um erro humano no momento de criar essa fórmula…

Assim, utilizar planilhas para gestão de calibração pode fazer com que usemos equipamentos fora dos parâmetros do processo. O que nos levará a não conformidades nas entregas.

Da mesma forma, as planilhas podem não ser eficazes ao apontar o que precisa ser calibrado nas datas corretas. Neste caso, devido ao desgaste e outros fatores, pode ser que um equipamento apresente erro na medição mesmo que em outro momento tenha sido considerado conforme. Se não o calibramos no momento certo, podemos utilizá-lo sem certeza dos resultados, o que novamente levará a erros nas medições e, assim, não conformidades de processos.

Maior dificuldade na rastreabilidade e nas auditorias

Manter a rastreabilidade dos equipamentos e instrumentos de medição em planilhas pode ser extremamente desafiador. Principalmente quando você precisa gerenciar centenas, dezenas, milhares de unidades deles. Afinal, com as planilhas não é possível nem mesmo emitir relatórios de maneira simples.

Nesse caso, já aqui prevemos que as auditorias serão um problema e que a falta de informações (natural das planilhas) levará a não conformidades.

Além disso, podemos também apontar a dificuldade que a falta de rastreabilidade traz para os processos e a resolução de problemas. Afinal, como tratar uma não conformidade ou problema se não sabemos ao certo qual equipamento foi usado ou se ele estava calibrado ou não? Se a planilha não nos ajuda a entender quem utilizou os instrumentos e não fornece precisão sobre sua adequação aos parâmetros de processo, como juntar dados corretos para tratativa?

Lentidão e dificuldade de manter equipamentos dentro dos parâmetros estabelecidos

O maior problema é que os erros e a falta de rastreabilidade são apenas efeitos de um processo lento e mal organizado.

Por serem extremamente manuais e muito pouco integráveis a outros programas e sistemas, as planilhas para gestão de calibração tornam todo o trabalho lento e manual. Isso faz com que seja muito complexo tomar decisões e garantir a correta manutenção das calibrações.

As planilhas não tem dispositivos que ajudam as pessoas a calibrar os equipamentos no momento certo e podem até mesmo não exigir que uma nova calibração passe pela validação e comparação dos resultados com os parâmetros do processo.

Esses fatores fazem com que o processo gire mais lentamente e, geralmente, dependente de um ou outro colaborador. Sabe aquela planilha que, ao apresentar erro, só fulano ou ciclano conseguem arrumar? Ou então aquela informação que só ele ou ela sabem encontrar dentro do emaranhado de abas, linhas ou colunas? Esse é o verdadeiro cenário das planilhas para gestão de calibração.

Superando os desafios e o futuro da gestão de calibração

A gestão de calibração, por si só, apresenta centenas de complicações. Que vão desde a busca de bons fornecedores até a conscientização das pessoas. Fora isso, é evidente que o uso de planilhas pode resultar em uma série de desafios adicionais. Desafios extra como os apontados aqui: erros humanos; falta de rastreabilidade e complicações nas auditorias; maior lentidão e maior dificuldade na manutenção dos equipamentos dentro dos parâmetros estabelecidos.

Dessa forma, embora as planilhas sejam uma ferramenta útil em alguns aspectos, elas não podem ser a escolha ideal para gestão de calibração. Para garantir a precisão, a eficiência e a conformidade dos processos de medição é fundamental considerar a adoção de sistemas de gerenciamento mais modernos e especializados nesse nicho.

Essas soluções oferecem automação, rastreabilidade aprimorada, notificações em tempo real, relatórios detalhados e conformidade com normas regulatórias. Além disso, permitem uma gestão mais eficiente, colaborativa e segura dos instrumentos e equipamentos de calibração.

Portanto, se sua realmente empresa busca otimizar seus processos, reduzir erros e garantir a qualidade e conformidade dos processos, já passou da hora de deixar as planilhas para trás e abraçar ferramentas mais assertivas.

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