Uma não conformidade pode impactar diretamente no seu processo produtivo e consequentemente, na qualidade dos produtos e serviços prestados.

Assim, o tratamento das não conformidades corresponde a uma série de atividades planejadas e direcionadas para evitar o retrabalho, desperdício de tempo e recursos, e consequentemente, os prejuízos que a organização pode sofrer.

Sendo assim, vamos te explicar o que é uma não conformidade, qual a importância de tratá-las, erros mais comuns e dicas de como ser eficiente nesse tratamento.

O que é uma não conformidade?

Antes de falarmos sobre o tratamento, é importante compreender o que seria uma não conformidade.

Segundo a norma ISO 9000:2015, uma não conformidade consiste no não atendimento de um requisito pré-estabelecido. Mas como assim?

Se uma não conformidade é o não atendimento de um requisito pré-estabelecido, podemos dizer que tudo aquilo que foge ao padrão de processo pode ser considerado uma não conformidade.

Assim, podemos citar como exemplos os produtos defeituosos, entregas com atraso, prestação de serviços errados sem entregar o esperado para o cliente, dentre outros.

Contudo, as não conformidades podem ser motivadas por fatores internos e externos, que devem inclusive ser analisados para compreendermos as suas causas.

Quando nos referimentos aos fatores internos, podemos citar a organização e os procedimentos internos, como normas e regimentos.

Já os fatores externos são aqueles que fogem, em grande parte das vezes, do controle organizacional, como por exemplo, o relacionamento com os fornecedores e com os clientes.

Qual a importância de tratar uma não conformidade?

Embora as não conformidades sejam encaradas como algo ruim, quando controladas e monitoradas da maneira correta podem gerar aprendizado e crescimento, além da melhoria contínua.

Além disso, o tratamento das não conformidades é essencial para garantir que os processos fluam da maneira correta, já que em muitos casos, as ações são tomadas momentaneamente para “apagar incêndios” e conter o problema, o que pode causar o desperdício de tempo e dinheiro.

Outro ponto muito importante é que as não conformidades nos possibilitam compreender as raízes do problema, verificando se o problema tem origem interna ou externa e atuando efetivamente no tratamento dele.

Tratamento de não conformidades: erros mais comuns

O processo de tratamento de não conformidades pode gerar aprendizado, mas também pode apresentar alguns erros.

Sendo assim, podemos elencar como os erros mais comuns no tratamento de não conformidades:

• Ausência de registro da não conformidade;
• Uso de ferramentas isoladas para identificar a não conformidade;
• Falta de conhecimento para utilizar as ferramentas da qualidade;
• Não implementação ou implementação parcial dos planos de ação;
• Falta de engajamento ao longo do processo de tratamento das não conformidades.

Por isso, trouxemos algumas dicas de como ser eficiente no tratamento de não conformidades, facilitando todo o processo.

Dicas de como ser eficiente no tratamento de não conformidades

Para que a identificação das não conformidades ocorra da maneira correta, é necessário direcionar todo o processo de tratamento.

Sendo assim, trouxemos algumas dicas para realizar o direcionamento e o tratamento das não conformidades, trazendo assim maior eficácia em todo o processo. Então vamos lá?

Identifique a não conformidade

Primeiramente, é essencial que identifique a não conformidade, compreendendo as suas origens, causas e possíveis impactos.

Compreender estes aspectos auxilia em todo o processo de tratamento, tornando-o muito mais hábil e assertivo, possibilitando a construção de um processo padronizado e efetivo.

Registre todas as não conformidades

Outra dica para ser eficiente no tratamento das não conformidades é realizar o registro, evitando assim o ruído nas comunicações e nas ocorrências delas.

Além disso, o registro possibilita a construção de uma base de dados e históricos, facilitando a tomada de decisão e tornando-a muito mais assertiva.

Por isso, é importante que o registro contenha dados sobre o que é esta não conformidade, onde ela se apresentou e quando ocorreu, fornecendo assim provas e documentos para consultas futuras.

Proponha ações corretivas

Sabendo o que é a não conformidade e como ela se apresenta, é o momento de intervir, propondo ações corretivas que foquem na eliminação da causa, e não apenas os seus efeitos.

Sendo assim, avalie os seus processos, seus pontos fortes e fracos e onde estão as falhas, para assim realizar a alteração e o treinamento da equipe para desempenhar as atividades de forma correta.

Conte com ferramentas de apoio

Por último, mas não menos importante, é essencial contar com ferramentas de apoio para conduzir todo o processo, já que lidar com documentos e papéis podem ser bastante burocrático.

Sendo assim, é ideal que você conte com um bom sistema de Gestão da Qualidade que ofereça um módulo voltado para o tratamento e registros destas não conformidades.

Pensando nisso, o 8Quali criou um módulo exclusivo para a Gestão de Não Conformidades, onde você pode:

• Definir os responsáveis e prazos para a análise das causas do problema, tal como a criação do plano de ação e avaliação de eficácia;
• Utilizar ferramentas da qualidade para subsidiar o processo de tratamento, como por exemplo, diagrama de Ishikawa, Brainstorm e 5W2H;
• Agrupar as ocorrências semelhantes em uma mesma RNC;
• Notificar os responsáveis pelas ações diretamente por e-mail, realizando assim a cobrança de prazos;
• Analisar as não conformidades por meio de gráficos e relatórios;
• Delegar as ações e controlá-las pelo seu celular.

Solucionar não conformidades não precisa ser um processo complicado e demorado. Com o software 8Quali é possível registrar, solucionar e abrir RNC usando a plataforma web ou por aplicativo de android (não conformidades de produtos) e planos de ações para os atendimentos aos clientes com rapidez e eficácia. Conheça o software para Gestão de Não conformidades.

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